Wordでテキストを並べ替える方法｜リスト・表の並べ替え手順を解説

アプリケーションでテキストを並べ替えるというと、多くの方はExcelのスプレッドシートのセル並べ替えを思い浮かべるでしょう。しかし実は、テキストの各区切りがどこで始まりどこで終わるのかをWordに伝える情報さえあれば、Wordでもテキストを並べ替えることができます。

この記事では、Wordでテキスト・リスト・表を並べ替える具体的な方法をご紹介します。なお、すでにExcelにデータがある場合は、ExcelシートをWord文書に直接挿入する方法も便利なので、あわせて覚えておくとよいでしょう。

Wordでリストを並べ替える

Wordで並べ替えの対象となるリストには、主に3種類あります。

1つ目は、単語やフレーズがそれぞれ独立した行に並んでいるシンプルなリストです。2つ目は、箇条書き（順序なしリスト）です。3つ目は、番号付き（順序付きリスト）です。

いずれの場合も、改行（キャリッジリターン）によって「ある項目がどこで終わり、次の項目がどこから始まるか」がWordに伝わります。これが、Wordが文書内のテキストを正しく並べ替えられる仕組みです。

リストを選択して並べ替えを実行する

まず、並べ替えたいリストをマウスで選択します。リストの先頭で左クリックを押したまま、リスト全体が選択されるまでドラッグしてください。

次に、リボンの「ホーム」タブをクリックし、「段落」グループを探します。「A」「Z」の文字と下向き矢印が描かれたボタンが「並べ替え」コマンドです。このボタンをクリックすると、「テキストの並べ替え」ダイアログが開きます。

並べ替えオプションを設定する

「テキストの並べ替え」ダイアログには、いくつかの設定項目があります。

まず、「段落」単位で並べ替えることを指定します。1行に1語しかなくても、Enterキーで改行しているため、Wordは各行を独立した段落として認識します。段落による並べ替えはデフォルト設定になっています。

続いて、「種類」のドロップダウンメニューで「テキスト」を選択します。こちらもデフォルトのオプションです。

最後に、並べ替えの方向を「昇順」（A→Z）にするか「降順」（Z→A）にするかを指定します。初期設定は「昇順」です。すべて設定できたら「OK」をクリックしましょう。指定した条件に従って、Wordが自動的にテキストを並べ替えてくれます。

実行後、テキストがAからZの昇順にきちんと並び替えられているのが確認できます。さらに「オプション」ボタンをクリックすれば、フィールドの区切り文字や、大文字と小文字を区別するかどうかといった詳細設定も可能です。

表内のテキストを並べ替える

Excelで日常的にデータを扱っている方なら、表の並べ替えはより馴染み深く感じられるはずです。Excelのワークシートと同じように、Wordの表にも行・列があり、先頭行に見出しを含めることができます。幸い、WordでもExcelとほぼ同等の柔軟性で表内のテキストを並べ替えられます。

たとえば、Wordに次のような表があるとします。

先頭行には列見出しがあり、1列目に並べ替え対象となるテキストが入っています。ここでは、データを降順で並べ替えたいと仮定しましょう。表全体を選択し、リボンの「段落」グループにある「並べ替え」ボタンを再度クリックします。

「並べ替え」ダイアログの左下に注目してください。Wordが先頭行の見出しを自動的に検出していることがわかります。また、最初の「並べ替えキー」ドロップダウンには、列見出しの「名前」がすでに選択された状態で表示されています。

その他の設定はそのままに、並べ替えの方向を「降順」に変更するだけです。設定が完了したら「OK」をクリックすると、指定した条件で表が並べ替えられます。

まとめ：並べ替え設定を活用して作業効率アップ

Wordでのテキスト並べ替えは、「データの区切りをWordにどう伝えるか」さえ押さえておけば非常に簡単です。並べ替えの設定をいろいろ試してみると、複数の列をキーにした並べ替えや、タブ区切り・カンマ区切りテキストの並べ替えなどもできることがわかります。

Excelほど高機能ではありませんが、Excelのワークシートとよく似たインターフェースでWordに段落や表の並べ替えを任せれば、文書作成の時間を大幅に節約できます。ぜひ活用してみてください。