Outlookで新着メールにサウンドアラート(通知音)を割り当てる方法

すべてのメールが同じ重要度を持つわけではありません。時間が経つにつれて、受信トレイには友人からの何気ないメールから、即座に対応が必要な上司からのメールまで、さまざまなメッセージが溜まっていきます。受信トレイが絶えず満杯の状態になると、重要な人物からのメールを見逃してしまうことも少なくありません。そこでおすすめしたいのが、そうした重要なメールにだけ専用の通知音を割り当てる方法です。スピーカーがオンになっていれば、特定の差出人からの新着メールに対して、任意のサウンドファイルを鳴らすことができます。

Outlookメールにサウンドアラートを割り当てる手順

重要なメールすべてに同じ音を使う必要はありません。この機能は、デスクワークが中心で一日中パソコンの前にいる方にとって特に便利です。Microsoft Outlookでは、新しいメッセージが届くと短いサウンドが再生される仕組みになっており、このサウンドはオフにすることも、パソコン内の任意の.wav形式のオーディオファイルに変更することも可能です。設定はMicrosoft Outlookの「ルール」機能を使えば、すぐに完了します。以下、具体的な手順を解説します。

まず、カスタム通知を割り当てたい相手からのメールを受信トレイで見つけます。該当する連絡先のメッセージを右クリックすると、複数のオプションが並んだメニューが表示されます。その中から「ルール」を選ぶと、隣に「ルールの作成」という項目が現れるので、これをクリックしてください。

次に、重要な相手から届く新着メッセージに対して、新しいルールで何を行うか(短い音声を再生するなど)を決めます。「自分宛て」のチェックボックスと、「自分だけに送信されたメッセージ」を対象とするオプションにチェックを入れましょう。

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ここまでの設定が済んだら、いよいよ好みのサウンドを選択します。まだ通知音が設定されていない状態のためです。既定のサウンドで十分であればそのまま使えますが、別の音にしたい場合は「参照」ボタンをクリックし、メディアフォルダから目的のオーディオファイルを選びましょう。選んだクリップが本当に探していたものかどうか、必ず確認してください。また、通知音は数秒程度の短いものにするのがおすすめです。長すぎる音は、かえって耳障りになりストレスの原因になります。

既定では、Outlookはシステムで選択されているWindowsのサウンドスキームの「サウンド」フォルダへ自動的に移動します。このまま既定の音を選んでも構いませんが、別の場所に保存している好きなサウンドを指定することも可能です。ただし、通知音として使用できるのはWAV形式のファイルのみなので、事前に形式を確認しておきましょう。

設定が完了したら「OK」をクリックします。するとすぐに、「現在のフォルダ内の既存のメッセージに対してこのルールを実行しますか」という内容のポップアップが表示されます。「OK」ボタンを押すとポップアップが閉じ、選択した連絡先からこれまでに受信済みのすべてのメッセージにも同じルールが適用されます。

このヒントが皆さんのメール管理のお役に立てば幸いです。

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