PowerPointからWordへテキストを抽出する方法|資料を軽量化してスマートに共有

PowerPointで作成したプレゼンテーションのテキストを、Microsoft Wordやメモ帳など別のアプリケーションに取り出したいと思ったことはありませんか?PowerPointファイル(PPT形式)は独自フォーマットで保存されるため、閲覧や編集には基本的にMicrosoft PowerPointが必要です。さらに、画像や動画などのメディアが多く含まれるためファイルサイズが大きくなりがちで、そのまま送ると相手側の環境によっては扱いにくいこともあります。

そんなときは、プレゼンテーション全体を送る代わりに、テキスト内容だけをWord文書として抽出して送るのが便利です。そうすることで、重要な情報を複数のアプリケーションで閲覧・活用できるようになります。ここでは、PowerPointからWordへテキストを抽出する具体的な手順を解説します。

PowerPointからWordへテキストを抽出する手順

1. プレゼンテーションを開いて「エクスポート」を選択

まず、対象となるPowerPointプレゼンテーションを開きます。リボンの「ファイル」タブをクリックし、左側に表示されるメニュー一覧から「エクスポート」を選択してください。

プレゼンテーションには大量のメディアファイルや画像が含まれていることが多く、ファイルサイズが数百MBに達するケースも珍しくありません。そのような場合は、PPTファイルをシンプルなテキストベースの文書に変換することで、サイズを大幅に削減できます。

2. 配布資料(ハンドアウト)を作成する

続いて「配布資料の作成」を行います。ハンドアウトとは、プレゼンテーションで使用した情報の中から重要なポイントだけをまとめた紙面のことです。「配布資料の作成」オプションを選び、「作成」ボタンをクリックしましょう。

3. ページレイアウトを選んでWordへ送信

すると「Microsoft Wordへ送信」というウィンドウがすぐに表示されます。ここで、希望するページレイアウトの種類を選択します。「スライドの横にノート」を選べば各スライドの横にノート欄が付き、「スライドの横に空白行」を選べば各スライドの横に空白行が作成されます。空白行を選んだ場合、文書を受け取った相手がそのスペースに自由にメモを書き込めるため、レビューやフィードバック用の資料として特に便利です。

また、この形式で出力しておけば、Word上で行える追加編集の選択肢はほぼ無限といえます。レイアウトを選び終えたら「OK」をクリックして変換処理を開始します。処理が完了すると、すべてのスライドとそれに対応したテキストレイアウトを含む新しいWord文書が表示されるはずです。

この方法を活用すれば、PowerPointがインストールされていない環境の相手にも、プレゼンテーションの内容をテキストベースで手軽に共有できます。ファイルサイズの軽量化にもつながるので、ぜひ日常業務で試してみてください。