知らないと損をする!?Microsoft Wordの時短テクニック13選

Microsoft Wordは、1983年の登場以来、Microsoftによって継続的に改良が加えられてきた、非常に優れたワープロソフトです。現在では、仕事でもプライベートでも、ほぼすべての人がWordを利用していると言っても過言ではありません。

しかし、日々使っているからこそ、ちょっとした操作のコツを知っておくことで、作業時間を大幅に短縮し、生産性を高められる可能性があります。そこで本記事では、意外と知られていないWordの便利な機能・小ワザを13個ご紹介します。

1. クリック1回で文全体を選択する

文全体をハイライト(選択)したいときは、Ctrlキーを押しながら文中の任意の単語をクリックするだけ。Macの場合は、Ctrlキーの代わりにCommandキーを使用します。マウスでドラッグして範囲選択する手間が省け、作業効率がぐっと上がります。

2. ワンクリックでドキュメントを翻訳する

慣れない言語で文章を読んだり書いたりしなければならない場面は意外と多いもの。実はWordには標準で翻訳機能が搭載されており、ドキュメント全体をまとめて翻訳できます。

[校閲]タブ → [翻訳] を選択すると、「ドキュメントの翻訳」「選択した文字列の翻訳」「ミニ翻訳者」「翻訳言語の選択」といったオプションが表示されます。用途に応じて使い分けましょう。

3. ドキュメント検査で個人情報を削除する

作成したファイルは、複数の人と共有することがよくありますよね。しかし、ファイルのプロパティには、組織名や作成者名などの個人情報や内部情報が残っている場合があります。共有前にこれらを消しておくのが安心です。

Wordには「ドキュメント検査」という機能があり、共有前にそうした情報を一括で削除できます。手順は以下の通りです。

• [ファイル] → [情報] → [問題のチェック] → [ドキュメント検査] を選択
• 「ドキュメント検査」「アクセシビリティのチェック」「互換性のチェック」の3つのオプションが表示されるので、「ドキュメント検査」をクリック
• ダイアログボックスが開くので、調査したい非表示コンテンツの種類にチェックを入れて「検査」をクリック
• 検査結果を確認し、削除したい項目の「すべて削除」をクリック

4. 文字を非表示にして印刷版を使い分ける

「非表示」は印刷されない文字属性で、とても便利な機能です。機密情報などを一時的に隠したり、全文入りと情報を隠した2種類の印刷物を作り分けたりできます。

文字を隠す方法:

• 非表示にしたい文字列を選択
• 右クリック → [フォント] を選択 → 「隠し文字」にチェックを入れてOK

隠し文字を印刷する方法:

• [ファイル] → [オプション] → [表示] を開く
• 「隠し文字」および「隠し文字を印刷する」にチェックを入れて[OK]をクリック

5. Shift + F5で直前の編集箇所へジャンプする

長い文書で「さっきどこを編集したっけ?」となったことはありませんか。Shift + F5 を押せば、最近の編集箇所へ次々とジャンプでき、変更箇所を素早く確認できます。

6. ページ上の好きな位置から文字入力を始める

Wordはホワイトボードのように使うことも可能です。ページ内の任意の場所をダブルクリックすると、その位置にカーソルが現れ、そこから自由に入力を始められます。レイアウト調整にも役立つテクニックです。

7. Altキーで矩形(四角形)範囲を選択する

文章の一部だけを縦長・四角形の範囲で選択したい場合は、Altキーを押しながらマウスでドラッグします。通常の行単位の選択とは異なり、自由な矩形範囲を選択できるので、表やコードの一部だけをコピーしたいときなどに重宝します。

8. 検索と置換で画像を一括置換する

文字列だけでなく、画像も「検索と置換」で差し替えられるのはご存じでしょうか?手順は以下の通りです。

• Ctrl + F を押して左側にナビゲーションウィンドウを表示
• 検索ボックス横のドロップダウンメニューから「図」を選択
• 置き換え後の新しい画像をコピーしておく
• 再びドロップダウンメニューから「置換」を選択し、「検索と置換」ダイアログを開く
• 「検索する文字列」に ^g(図)、「置換後の文字列」に ^c(クリップボードの内容)を入力して実行

これでドキュメント内の画像が一括で置き換わります。

9. 画面分割で長い文書を効率的に編集する

長文の文書を編集中、あちこちを行き来しながら修正するのは時間がかかります。そんなときは画面を2分割すれば、同じ文書の別々の部分を同時に見ながら作業できます。

• [表示]タブ → [分割] をクリック
• 境界線をドラッグすると、各ペインのサイズを調整可能

10. リボンを非表示にして集中モードで作業する

重要な文書に取り組むときは、余計なものが目に入らない環境づくりが大切です。Ctrl + F1 を押せばリボンが折りたたまれ、画面を広く使えます。

また、ウィンドウ右上の最小化ボタン付近にある「リボンの表示オプション」からリボンの表示方法をカスタマイズしたり、Alt → W → F の順に押して「閲覧モード」に切り替えたりすることもできます。自分に合った表示設定で、邪魔されずに作業しましょう。

11. 3ステップで表をグラフ化する

データは数字の羅列よりも視覚化したほうが格段に伝わりやすくなります。Wordなら、表データを簡単にグラフに変換できます。

• リボンの[挿入]タブをクリック
• [オブジェクト] を選択し、ダイアログボックスを開く
• オブジェクトの種類一覧から「Microsoft Graph グラフ」を選んで[OK]をクリック

12. 数式を美しく入力する

Wordはライターだけでなく、研究者やエンジニアにとっても強力なツールです。数式や数式記号も簡単に入力できます。

• リボンの[挿入]タブをクリック
• [数式] のドロップダウンメニューから、必要な数式を挿入

分数、累乗、積分記号なども整形された状態で入力できるので、レポート作成時に大活躍します。

13. Wordに電卓機能を追加する

文書作成中に簡単な計算が必要になったのに、電卓アプリを開くのが面倒…そんな経験はありませんか?Wordには「計算」コマンドを追加すれば、アプリを切り替えずに計算できます。

• [ファイル] → [オプション] → [クイックアクセスツールバー] を開く
• コマンドの選択を「人気のコマンド」から「すべてのコマンド」に変更
• 「計算」コマンドを選択して追加

設定後、ウィンドウ左上の保存・元に戻すボタンの近くに灰色の丸アイコンが表示されます。数式を選択してこのボタンを押すと、計算結果が即座に表示されます。

まとめ

今回は、Wordでの作業を快適にする13のテクニックをご紹介しました。どれも今日からすぐに使えるものばかりです。まずは自分の業務に関係の深いものから試してみてください。あなたのお気に入りのWordワザがあれば、ぜひ教えてください!