Microsoft 365のデータ損失防止（DLP）ポリシーとは？基本から設定方法まで解説

企業や組織にとって、財務データ、クレジットカード番号、社会保障番号、健康記録などの機密情報を保護し、意図しない漏洩や不注意による開示を防ぐことは極めて重要な課題です。Microsoft 365 セキュリティ/コンプライアンスセンターが提供するデータ損失防止（DLP）ポリシーを活用すれば、Office 365 全体に保存された情報を識別・監視・保護し、情報漏洩を効果的に防止できます。本記事では、Microsoft 365 における DLP の基礎知識をご紹介します。

Microsoft 365 のデータ損失防止（DLP）ポリシーとは？

DLP ポリシーは、主に以下のような役割を果たします。

• 機密情報の識別：たとえば OneDrive for Business サイトに保存されたドキュメントに含まれるクレジットカード番号などの機密情報を自動的に検出できます。SharePoint Online や OneDrive for Business 全体を対象とできるほか、Exchange 管理センターで作成した DLP ポリシーをメールやその他のメールボックスアイテムに適用することも可能です。
• 意図しない共有の防止：機密情報を含むドキュメントへのアクセスを、サイト管理者・ドキュメントの所有者・最後に編集したユーザー以外に対して自動的にブロックできます。
• 業務を妨げずにコンプライアンスを維持：ユーザーに DLP ポリシーを周知しながら、作業をブロックすることなくコンプライアンス遵守を支援します。メール通知やポリシーヒントを表示させることもできます。
• Office デスクトップアプリでも対応：SharePoint Online や OneDrive for Business と同様に、Office デスクトップアプリでも同様の機能を利用できます。
• DLP レポート：組織が DLP ポリシーにどの程度準拠しているかを把握するために、各ポリシーおよびルールの一致件数を期間ごとに確認できます。

DLP ポリシーの構成要素

DLP ポリシーには、保護対象となるコンテンツの場所（ロケーション）が含まれます。つまり「どこにあるコンテンツを保護するか」を指定するもので、SharePoint Online や OneDrive for Business のサイトなどが該当します。

Office 365 全体の機密情報を DLP ポリシーで保護でき、対象となるのは OneDrive for Business や SharePoint Online のサイトなどです。

さらに、コンテンツを保護するためのルールを「いつ・どのように」適用するかという情報も含まれます。

• 条件：ルールを適用するために、コンテンツが満たすべき条件。
• アクション：条件に一致するコンテンツが検出された際に、ルールによって自動的に実行される処理。

特定の保護要件を個別に満たす場合はルールを活用し、共通する保護要件（たとえば特定の規制への準拠に必要な一連のルールなど）をひとまとめに管理する場合は DLP ポリシーを使用します。

DLP ポリシーの設定方法

管理者は、Office 365 コンプライアンスセンターから SharePoint Online および OneDrive for Business 向けの DLP ポリシーを簡単に設定できます。あらかじめ用意された既定のテンプレートを利用すれば、条件・アクション・例外を組み合わせたポリシーを手軽に構築できます。メール向けの DLP ポリシーについては、Exchange 管理センターから設定してください。

OneDrive モバイルアプリでの DLP ポリシーヒント

近年、モバイルデバイスを使って業務を行い、他者と共同作業する人が増えたことで、組織の機密データを確実に保護することがこれまで以上に難しくなっています。

従業員がいつでもどこでも安全に働けるよう、Microsoft は Office 365 の DLP ポリシーヒントを Android、iOS、Universal Windows 向けの OneDrive モバイルアプリにも拡張しました。

ポリシーヒントとは、機密データを送信・共有・操作しようとしているときに表示される、状況に応じたユーザー向け通知です。モバイルでも利用できるようになったことで、Web 版や Outlook を含む Office 2016 クライアントで既に提供されている機能と連携し、より包括的な保護を実現します。

モバイルユーザーは、機密情報を含むドキュメントに対してポリシーヒントを確認できます。ヒントは、ポリシーの内容とユーザーの操作に応じて、ポリシー違反の原因となった要素に関する情報を提示します。さらに、ポリシーを上書きするオプションや、誤検知（false positive）レポートを送信するオプションを選択することも可能です。

Android 端末に表示されるポリシーヒントの例

OneDrive Universal Windows デスクトップアプリでのポリシーヒント表示

これにより、OneDrive for Business の Web 版、Office クライアント、モバイルアプリ全体で一貫した DLP ポリシーヒントの体験が得られ、データはより確実に保護されます。

詳細については microsoft.com をご参照ください。