【Microsoft Excel】入力規則でエラーメッセージを追加・表示する方法

Microsoft Excelは、行と列にデータを集計・管理するための表計算ソフトとして広く活用されています。しかし、シートに入力できるデータを特定の条件に限定したいケースもあるでしょう。例えば、「あるセルには10文字以内のテキストしか入力できないようにしたい」といった場合です。このようなときは、Excelの「データの入力規則」機能を使えば、条件に反するデータが入力された際に自動的にエラーメッセージを表示させることができます。

Excelでエラーメッセージを追加する手順

入力規則に反するテキストが入力されたときに、その理由を説明するエラーメッセージを表示できます。本記事では、Excelでエラーメッセージを作成・追加する具体的な方法を解説します。

1. 入力規則を設定するセルを選択する

まず、制限をかけたいセルを選択します（ここでは例としてE6セルを使用します）。次にリボンの「データ」タブをクリックし、「データツール」グループ内の「データの入力規則」を選択してください。

2. 入力規則の条件を設定する

「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」タブをクリックします。「入力値の種類」ドロップダウンでは、セルに入力を許可するデータの種類を指定できます。整数や日付、小数点数はもちろん、カスタム数式を指定することも可能です。

今回は10文字を超える入力を制限したいので、「文字列（長さ指定）」を選択します。また、空欄のセルに対してはエラーを表示したくない場合は、「空白を無視する」チェックボックスにチェックを入れておきましょう。

続いて、「データ」ドロップダウンで演算子を選択します。ここでは「次の値の間」を選択しました。

「次の値の間」を選択した場合は、最小値と最大値の範囲を指定する必要があります。セル範囲を選択しても構いませんし、値を直接入力しても問題ありません。今回の例では、最小値に「1」、最大値に「10」を入力します。これにより、1〜10文字のテキストのみが入力可能になります。

3. 入力時メッセージを設定する

次に、「入力時メッセージ」タブをクリックします。このタブでは、セルが選択されたときに表示される案内メッセージを指定できます。「セルの選択時に入力メッセージを表示する」にチェックを入れ、タイトルとメッセージを入力しましょう。タイトルは太字で表示され、その下に通常テキストでメッセージが表示されます。

4. エラーアラート（エラーメッセージ）を作成する

いよいよ、Excelでエラーメッセージを作成します。「エラーアラート」タブを開き、「無効なデータが入力されたらエラーアラートを表示する」オプションにチェックを入れます。これにより、無効なデータが入力された場合のみエラーが表示され、正しいデータを入力するたびに警告が出ることはありません。

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スタイルドロップダウンでは、表示するエラーの種類を選択できます。「停止」「注意」「情報」の3種類から用途に合ったものを選びましょう。さらに、エラーポップアップに表示するタイトルとエラーメッセージを入力します。最後に「OK」をクリックすれば、選択したセルへの入力規則の設定は完了です。

5. 動作を確認する

10文字以内のテキストを入力した場合は、エラーメッセージは一切表示されません。一方、制限を超える11文字以上のテキストを入力すると、以下のようにエラーメッセージがポップアップ表示されます。

設定したタイトルとメッセージがエラーダイアログに反映されていることが確認できます。入力者が規則の内容をひと目で理解できるよう、タイトルとメッセージには「どのような制限があるのか」が明確にわかる文言を記載しておくことをおすすめします。

以上が、Excelでエラーメッセージを作成する最も簡単な方法です。