知っておくと差がつく!PowerPointの便利なヒント&コツ5選

PowerPointは、ビジネス提案やプレゼンテーション、さらには人事評価の場面でも活躍する欠かせないツールです。使いこなすには時間と練習が必要ですが、実はあまり知られていない隠れた機能を活用することで、より効率的に、より魅力的な資料を作成できるようになります。

今回は、PowerPointで今すぐ使える実用的なテクニックを5つご紹介します。

1. クイックアクセスツールバー(QAT)を活用する

クイックアクセスツールバーは、よく使う機能をワンクリックで呼び出せる「お気に入りの引き出し」のような存在です。初期状態では「上書き保存」「繰り返し」「元に戻す」「最初から表示」のコマンドが登録されています。

ツールバー右端のドロップダウンボタンをクリックし、「その他のコマンド」を選択すれば、自分がよく使う機能を自由に追加・カスタマイズできます。頻繁に使う操作を登録しておくと、作業スピードが格段に向上します。

2. SmartArtを図形に変換する

SmartArtは便利ですが、「個々の要素を自由に動かしたい」と思うことがありますよね。そんなときは、SmartArtを通常の図形に変換しましょう。

方法は簡単です。SmartArtを右クリックし、「グループ化」→「グループ解除」を選択するだけ。これでSmartArtから図形へ変換され、各要素を自由自在に編集・移動できるようになります。まずSmartArtで全体の構成を作り、その後図形として細部を調整する、という流れで使うのがおすすめです。

3. 保存し忘れたプレゼンテーションを復元する

せっかく時間をかけて作ったプレゼンテーションを、保存し忘れて失ってしまうほど悲しいことはありません。しかし、PowerPointには未保存ファイルを復元する機能があるので、諦める必要はありません。

手順は以下の通りです。
1. 「ファイル」→「開く」を選択
2. 画面下部までスクロール
3. 「保存されていないプレゼンテーションの復元」をクリック

この機能を覚えておけば、万が一のトラブルでも安心です。

4. スライドの一部を拡大表示する

複雑なデータやグラフを含むスライドを発表するとき、細かい情報が見えにくいと感じることがあります。そんなときは、スライドショー中に特定の部分を拡大表示してみましょう。

画面左下にある虫眼鏡アイコンをクリックするとズーム機能が有効になり、拡大したい箇所をクリックするだけでその部分が大きく表示されます。矢印キーやハンドツールを使えば、拡大した状態のままスライド内を移動することも可能です。通常の表示に戻るときは「Esc」キーを押してください。

5. 表を図形に変換する

見た目の美しさという点では、表よりも図形の方が優れています。実はPowerPointには、表を図形のグループに変換できる隠れた機能があります。

手順は以下の通りです。
1. 変換したい表を選択してコピー
2. 「形式を選択して貼り付け」コマンドを使用し、「図(拡張メタファイル)」を選択
3. 貼り付けた画像を右クリックして「グループ解除」を選択
4. 確認ダイアログで「はい」をクリック

これで表が個別の図形に変換され、色や形などを自由にカスタマイズできるようになります。

まとめ

今回ご紹介した5つの機能は、普段あまり使われていないかもしれませんが、どれも非常に便利なものばかりです。これらのテクニックを取り入れることで、少ない労力でより魅力的なプレゼンテーション資料を作成できるようになります。ぜひ次の資料作成から試してみてください。