Excelで日付順に並べ替える方法｜月別・年別の並べ替えとうまくいかない時の対処法

データを日付順に並べ替えるのは簡単な作業のように思えますが、実際、Microsoft Excelには日付でデータを並べ替える方法がいくつか用意されています。しかし、Excelの並べ替え機能が正しく動作しないこともあり、その場合は非常にストレスを感じるものです。

この記事では、Excelで日付順に並べ替える複数の方法と、日付が正しく並べ替えられない場合に試せる対処法をご紹介します。

単一列の日付を並べ替える基本操作

Excelで日付を並べ替える最も簡単な方法は、並べ替えツールを使って希望する順序で日付を表示することです。

1. 列見出しをクリックして日付の列を選択します。下の画像では、列見出しAをクリックして列全体を選択しています。
2. また、日付が入っているセルだけを選択することも可能です。
3. データを選択したら、「ホーム」メニューから「並べ替えとフィルター」を選びます。
4. 続いて、「古い順に並べ替え」または「新しい順に並べ替え」を選択します。以下の例では新しい順に並べ替えています。Excelは日付の表示形式を変更することなく、最新の日付から正しく並べ替えられる点に注目してください。

この方法は、ほとんどのケースで問題なく機能します。

ワークシート全体を日付順に並べ替える方法

表に複数の列がある場合は、並べ替えを行っても列同士の対応関係を維持したいはずです。下の例では、A列に日付、B列にそれに対応するテキストが入力されています。

先ほどの方法(日付のセルまたは日付の列のみを選択し、「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックして「古い順に並べ替え」または「新しい順に並べ替え」を選択)を使うと、Excelは「並べ替え警告」を表示し、選択範囲を両方の列に拡張するかどうかを確認してきます。

「選択範囲を拡張する」が選択されていることを確認して「並べ替え」ボタンをクリックしましょう。すると、Excelは表内のすべてのデータを選択した順序で並べ替えます。

これですべての日付が古い順から新しい順に並べ替えられ、A列の日付とB列のテキストの対応関係もきちんと維持されています。

月・年・月日ごとに並べ替える応用テクニック

日付全体ではなく、特定の部分(月や年など)を基準に並べ替えたい場合はどうすればよいのでしょうか?ここでは代表的な3つのパターンを紹介します。

月ごとに並べ替える(MONTH関数)

例えば、誕生日の一覧表で「生まれた年は無視して、各月ごとに誰の誕生日があるか」を知りたいとします。通常の並べ替え機能は常に年を含めて計算するため、この目的にはそのまま使えません。

そこで役立つのが、月を抽出する補助列を作成する方法です。日付から月を取り出すには、ExcelのMONTH関数を使用します。

1. 新しい列を作成します。
2. 新しい列の最初のセルに「=MONTH(A1)」と入力します(A1は月を抽出したい日付のセル)。
3. 残りの行にも同じ式を入力します。Excelが各日付から月を抽出し、月番号だけの列が完成します。
4. 次に、月番号の列(C列)を基準に表を並べ替えます。C列のデータのみを選択すると、再び並べ替え警告が表示されるので、「選択範囲を拡張する」を選んで「並べ替え」をクリックしてください。

年ごとに並べ替える(YEAR関数)

月ではなく年を抽出したい場合は、上記の手順でMONTH関数を「=YEAR(A1)」に置き換えるだけです(A1は年を抽出したい日付の入ったセル)。あとは同じ要領で、抽出した年の列を基準に並べ替えればOKです。

月日ごとに並べ替える(TEXT関数)

年を無視して、誕生日を月日の順に並べたリストを作成したいケースもあるでしょう。日付の列から月と日を抽出するには、日付を文字列に変換するTEXT関数を使用します。書式は「mm.dd」を指定します。上記の手順に従い、MONTH関数の代わりに「=TEXT(A1,"mm.dd")」という式を入力してください。

あとはC列を基準に並べ替えるだけで、全員の誕生日を月日順に並べたリストが完成します。

日付が正しく並べ替えられないときの原因と対処法

Excelで日付順に並べ替えようとしても、データが日付として認識されないことがあります。例えば、誰かから日付入りのスプレッドシートを受け取ったとしましょう。データをExcelに入力したものの、これまで紹介した方法を試しても正しく並べ替えられません。一体なぜなのでしょうか?

次の日付リストを見てください。

一見すると何の問題もなさそうです。しかし、データを選択して「並べ替えとフィルター」ボタンを押し、「古い順に並べ替え」を選んでも、うまくいきません。結果は次のようになってしまうかもしれません。

列の最後の日付だけが正しく並べ替えられていません。これは一体何が起きているのでしょうか?

原因は、セルA9のデータが日付に見えるだけで、実際には日付として書式設定されていないことにあります。そのため、Excelは正しく並べ替えることができません。さらに厄介なことに、使用しているExcelのバージョンによっては、該当セルを選択して右クリックし、「セルの書式設定」から「日付」を選んで日付形式に変換しても、それでも問題は解決しないのです。

メモ帳を使って並べ替えできない日付を直す方法

幸い、この問題は簡単に解決できます。ポイントは「一度テキストエディターを経由する」ことです。

1. 日付の列のセルを選択し、Ctrl+Xキーを押す、「ホーム」メニューから「切り取り」を選ぶ、またはセルを右クリックして「切り取り」を選択して、日付の列を切り取ります。
2. メモ帳などのプレーンテキストエディターを開きます。
3. 切り取った日付をテキストエディターに貼り付けます。
4. Excelに戻り、日付があった列を選択して右クリックし、「セルの書式設定」を選択します。
5. 分類から「日付」を選択して「OK」をクリックします。
6. テキストエディターに戻り、日付のリスト全体を選択してコピーします。
7. Excelに戻り、手順5で書式設定した列に日付を貼り付けます。
8. これで並べ替えができるようになっているはずです。データの列を選択し、「並べ替えとフィルター」ボタンを押して「古い順に並べ替え」を選択してみましょう。今度は正常に動作するはずです!

まとめ：その他の並べ替え・フィルター活用術

Excelで日付順に並べ替える方法をマスターしたら、他の並べ替えやフィルターのテクニックもぜひ活用してみましょう。1列および複数列の基本的なデータ並べ替え、五十音順(アルファベット順)の並べ替え、フィルター機能を使ったデータ絞り込みなど、組み合わせることでデータ管理の効率は格段に向上します。まずは今回紹介した日付の並べ替えから、日常業務に取り入れてみてください。