メールの下書きをメモ帳として使う:意外と使える生産性ハック

メモアプリは今や星の数ほどあります。EvernoteやNotionのような多機能アプリから、LogseqやStandard Notesといったオープンソースの選択肢まで、あらゆる生産性の課題には専用ツールが存在するかのように思えます。しかし実際に使ってみると、シンプルな道具こそが高度なアプリと同じくらい役立つことがあります。

私にとってその「まさかの解決策」だったのが、メールの下書きです。そう、受信箱に眠る普通の下書きです。きっと「そんなバカな」と思うでしょう。メモ用に作られたアプリがあるのに、なぜわざわざ?私も最初はそう思っていました。しかし実際に試してみると、これがよく機能することに気づいたのです。ふとした思い付き、手短なリマインダー、まだ形になっていないアイデアを集めておく方法として、これほど簡単なものはないかもしれません。

常にアクセスできる受信箱の強み

メモがどこにでもついてくる

私のメールアカウントはスマホ、タブレット、ノートPC、デスクトップのどこにもあります。ブラウザかメールアプリを開けば、受信箱も下書きフォルダもすぐそこにあります。

この普遍的なアクセス性のおかげで、下書きをメモとして使うのはほぼストレスフリーです。「このメモアプリは全デバイスで動くのか」「同期が壊れていないか」といった心配は不要です。メールシステム、そして今回の場合は下書きフォルダは、デバイス間で確実に同期するよう設計されています。オフラインのときも、多くのメールクライアントはローカルで下書きを作成でき、再接続すれば自動的に同期されます。

失くさないメモ

下書きはひとつのフォルダに集まる

メモ取りで私をつまずかせるのは、「あのメモをどこに置いたっけ?」ということです。メモアプリの中か、テキストファイルに書きかけの思考か、それとも別のタスク管理アプリに入力したリマインダーか。中身は覚えていても、場所を忘れてしまうことの方が多いのです。

下書きを使い始めてから、それは変わりました。ランダムなファイルを漁ったり、「あの頃どのアプリを使っていたっけ」と悩んだりする必要はありません。どのメールサービスにもサイドバーに下書きセクションがあり、私はそれを「メモの棚」として使うよう自分を訓練しました。

検索性能も大きな強みです。書いた内容のキーワードをひとつでも思い出せれば、メールの検索バーに入力するだけで下書きが見つかります。メール検索は速度と精度に最適化されているので、過去のアイデアを取り出す手段としても見事に機能します。

見やすく整形できる

箇条書き、太字、リンク、画像まで

メールの下書きの良いところは、半ば強制的に整理整頓へと誘導してくれる点です。件名欄はタイトルとして機能し、消えないうちに捕まえたい未完成のアイデアに小さなラベルを貼れます。本文は自由自在な空間です。好きなだけ書き連ねたり、リストを作ったり、リンクを貼ったり、ざっくり考えを書き出したりできます。

画像やファイルを添付したいときも問題ありません。ほとんどのメールクライアントでは、送信予定のメッセージと同じように下書きを扱えます。添付ファイルの追加、画像の埋め込み、文字装飾(太字、箇条書き、場合によっては見出し)まで可能です。専用メモアプリの凝った機能すべてを持っているわけではありませんが、アイデアのスケッチ、箇条書きの整理、重要ポイントの強調には十分すぎるほどです。

もちろんトレードオフもあります。デバイスやメールクライアントによって書式の扱いが微妙に異なり、ときに予想外の表示になることもあります。プレーンテキストとリッチテキストを切り替えると崩れることもあるでしょう。ただ、雑多な思考、ToDoリスト、リンク、リマインダーといった多くのメモについては、構造と自由のこの組み合わせが絶妙なバランスだと感じています。

下書きメモをもっと快適にするコツ

すぐ試せる小ワザ

下書きをメモとして本格的に使うなら、いくつかの工夫でさらに快適になります。

• 件名に決まった接頭辞をつける。私はメモ用の下書きに「NOTE」「REMINDER」「IDEA」といったラベルを付けています。一覧や検索のときに目立ちます。
• 連携機能を活用する。メールサービスが下書きをカレンダーイベント化したり予約ページを作成したりできるなら、ぜひ使いましょう(Gmailなら縦三点リーダーをクリックすると「打ち合わせ時間を設定」などの選択肢が出ます)。
• 役目を終えたら整理する。行動済みのアイデアや不要になったリマインダーなど、役割を終えた下書きは削除・アーカイブするか、「旧メモ」などの別フォルダへ移動します。下書きフォルダが整頓され、現役のメモが見つけやすくなります。

システムを決めたら貫くこと。秘訣は一貫性です。命名をサボったり古い下書きを放置したりすると、あっという間に散らかってしまいます。

メールの下書きはメモアプリに引けを取らない

メールの下書きはメモツールとして設計されたものではありません。しかし、最高のソリューションは既存の道具の転用から生まれることもあります。アクセスしやすく、全デバイスで同期され、自動的にバックアップされ、シンプルだから邪魔になりません。

ノート、タグ、色分けフォルダの中で暮らすようなタイプの人にとって、下書きが多機能メモアプリの王座を奪うことはないでしょう。しかし、ちょっとした思考、リスト、リマインダー、消える前のアイデアをキャッチする用途なら、下書きは十分頼りになる存在です。

執筆者について:Oluwademiladeは5年以上の執筆経験を持つテック愛好家です。2022年にMUOチームに加わり、コンシューマーテック、iOS、Android、AI、ハードウェア、ソフトウェア、サイバーセキュリティなど幅広いトピックを担当しています。ナイジェリアのイバダン大学医学部で学位を取得したほか、国連関連の学生団体から「Global Action Ambassador」の称号を受けています。余暇には新しいAIアプリの検証、家族や友人の技術トラブル解決、プログラミング言語の学習、旅行を楽しんでいます。