あなたの電子メールの署名が間違った印象を与えないことを確認する方法

必ずしも電子メールの署名は必要ありません。少なくとも、正式なものは必ずしも必要ではありません。これは、廊下で同僚のそばを歩いているときと同じです。あなたはそれらを一日に数回見ます。あなたは同じ会議に出席します。あなたは本当に握手で廊下で彼らに挨拶する必要がありますか？いいえ;ほとんどの場合、それは素早い「Hey Fred」であり、どちらかといえば笑顔です。同僚にすぐにメールを送信してアドバイスやヒントを求める場合は、署名さえまったく必要ない場合があります。サインオフする必要があると感じた場合は、私のアプローチをとることができます。名前の前にダッシュを付けてください。

花のような引用や手の込んだタイトルは必要ありません。その人はあなたが誰であるか、あなたが何であるかを知っています、そしてあなたの名前を超えたものは何でも厄介でしょう。ウォータークーラーによる基本的な会話のように考えてください。通常は、「わかりました。後でキャッチしてください」のようなもので終わります。と速い波。これ以上は必要ありません。

笑顔と握手

もう1つのタイプの署名は、公式と非公式のハイブリッドのようなものです。これは正しく理解するのが難しいものです。これらは、セミフォーマルなビジネスリクエストをメールで送信したい同僚かもしれませんが、自分が行き詰まっていると思われたくない場合があります。彼らは電子メールの重要性を理解する必要がありますが、あなたが実際にまだ友達であるかどうかを彼らに不思議に思わせたくはありません。ここで、非常に微妙な署名が役立ちます。これらは通常サイズが小さくなり、電子メール自体のフッターではほとんど目立たなくなります。このための最良のアプローチの1つは、私が「ワンライナー」と呼ぶ署名です。

このバージョンでは、すべての情報が「|」で分割されていますキャラクター。これは、住所や電子メール、電話番号、携帯電話番号などの単純なものである可能性があります。簡潔で、必要な情報を少しだけ含める必要があります。それだけです。電子メールの他の部分よりも薄いフォント（おそらく灰色）でこの署名を作成する人もいます。私が指摘したもう1つのアプローチは、非常に短い2ライナーです。基本的に、名前と連絡先の1つの形式で、単一の電話番号または電子メールアドレスの場合があります。

明らかに、これはあなたが誰であるか、あなたがどの会社と協力しているかをすでに知っている受信者のためのものであり、あなたは彼らに多くの通信メールの1つを送信しているだけです。それは友好的な電子メールの「感触」を提供しますが、その人があなたに連絡する必要があり、あなたの番号を彼らのRolodexに保持しないかもしれない場合（人々はまだそれらを使用していますか...？）、あなたの連絡先情報はの下部にありますメール、手の届くところにあります。

正式なハンドシェイク

もちろん、社外の誰かにメールを送信したり、社内の誰かに正式な会話を必要とする公式のメールを送信したりすることもあります。同僚の授賞式に出席するときは、フォーマルな服を着ているようなものです。これらの場合に何をすべきかを説明する前に、最初にすべきでないことを説明する方が教育的です。はい、会社名、ウェブサイト、メールアドレスなどの連絡先情報を提供する必要がありますが、やりすぎる必要はありません。ファックス機を含む4つの異なる電話番号を提供する必要が本当にありますか？

いいえ、十分な連絡先情報を提供して、電子メール、電話、またはWebサイト経由でさえも連絡する方法がいくつかあるようにしますが、夢中にならないようにします。電話番号のリストを提供すると、モバイル性が非常に高いため、オフィスにいることがなく、連絡が困難になります。

もう1つのよくある間違いは、自己プロモーターとして出くわすことです。このような人々は、署名が10行を超え、ほとんどがセルフマーケティングでいっぱいになるまで、ソーシャルネットワーキングアカウントで電子メールの署名を過負荷にします。

恐ろしい印象を与える別の方法は、メールアドレスにあらゆる種類のファンキーな色やフォントを使用することです。色が一致している必要があり、フォントが正しく見える必要があるため、そのようなものを取り除くのは難しいです。残念ながら、多くの人は色を適切に一致させる方法がわからず、メールの署名はウィリーウォンカの工場のもののように見えてしまいます。

この種のピエロの署名は専門家ではなく、送信先の誰もが、どの分野にいても、自分が何をしているのかわからないと思うでしょう。したがって、贅沢な色は避けてください。シンプルにしてください。

正しくできること

では、良い印象を与えたい場合、正式な電子メールの署名はどのようになりますか？必要な基本情報を使用し、フォーマットとスタイルをシンプルに保ち、情報でやりすぎないようにします。

これが1つの例です。これには、名前、会社、電話番号、および電子メールアドレスの4行が含まれます。それだけです。

この人はプレーンテキストのみを使用し、それを4行に抑えると、上品でプロフェッショナルなものになります。

私自身の住所では、イタリックを使用して署名を控えめに保ち、濃い灰色にフェードインすることで、もう少し進んでいます。電子メールのテキスト自体よりも明るい色に保つことで、受信者に、自分の情報をメッセージ自体の二次的なものと見なしていることを伝えます。それは謙虚さの微妙なヒントです。

また、タイトルは、目前の会話に関連する場合にのみ使用する必要があります。私自身のウェブサイトに関連するほとんどの通信では、人々は私がサイトの所有者であることを知る必要があるので、タイトルは重要です。迅速な連絡に十分な情報のみが含まれています-電子メールと電話番号、それだけです。

もう1つの例は、MakeUseOfからの内部通信と外部通信の両方に使用する署名です。

ここで、私は実際にタイトルを使用するかどうかの間で悩みました。これは通常、外部の電子メール通信でのみ重要であり、一部の内部通信ではわずかに重要です。私は2つのバージョン（1つは外部用、もう1つは内部用）を使用し始めましたが、手動で2つを切り替えるのに飽きてしまったため、上記のバージョンを使用することにしました。自己重要であると出くわす危険を冒して、それは色あせて二次的なままです。また、「|」を利用します上記の文字、ウェブサイトの名前を目立たせるための小さな色のしぶき、そして私は太字にして引用のために5行目を追加することにしました。

あなたが誰であるか、何をするか、どのように連絡するかを表す完璧な電子メール署名を思い付くと、試行錯誤を繰り返すことができますが、正しく理解できれば、すべてのことに最善を尽くしていることを知って良かったと思います。送信するメールのやり取り。

より良い電子メール署名のためのあなたの秘訣は何ですか？あなたが見た他の署名について、あなたは何が好きまたは嫌いですか？以下のコメントセクションであなたの考えを共有してください！