受信トレイが制御不能なら、IQTELLがその答えになるかもしれない

「受信トレイゼロ」を目指したことがある人なら、それが途方もない作業に感じられることをご存じでしょう。しかも目標を達成した後も、数十個のGmailラベル、Evernoteノートブック、タスク管理カテゴリを管理し続けなければなりません。そんな悩みを一変させようとする新しいメールクライアントが登場しました。

これまで当サイトでは、OutlookをGTDオーガナイザーとして活用する方法や、タスク整理に役立つアプリをいくつか紹介してきましたが、今回ご紹介するのはまったく別物です。

IQTELLは、iOS・Android・Webで利用できるメールアプリです。GTD(Getting Things Done)システム向けに特別に設計されており、ダッシュボードをひと目見れば、アクション、次のアクション、コンテキスト、プロジェクト、いつかやるリストなど、GTDのカテゴリがすべて揃っていることがわかります。しかしIQTELLの真価は、これらのカテゴリをメールアカウントと統合している点にあります。

メールとタスクのシームレスな統合

メール管理を支援すると謳うアプリは数多くあり、プロジェクトやタスクまで管理できるものもありますが、ここまで深く統合しているアプリはほとんどありません。IQTELLでは、複数のアカウントからのメールをアクションやプロジェクトなどのアイテムに変換しながら、同時にアーカイブできます。つまり、受信トレイの容量を圧迫することなく、タスク管理アプリ内にメールの記録を残せるのです。

具体例を見てみましょう。下の画像は、受信トレイにあるプレスリリースに関するメールです。記事を書く必要があるため、アクションに変換するのにうってつけの案件と言えます。メッセージペイン下部の他のボタンと同じように、「Action(アクション)」ボタンをタップすると、2つの処理が一度に実行されます。メール本文が新しいアクションのメモ欄にコピーされ、メールがアーカイブされるのです。

これで、タスク管理アプリには新しいアイテムが追加され、受信トレイからはメールが1件減りました。「受信トレイゼロ」への道が開けます!

アクションを作成したら、詳細情報を追加できます。親プロジェクト(この場合は「Writing/執筆」)、所属するコンテキスト、サブタスク、期限日、リマインダー、メモなどです。作成されたアクションは自動的にダッシュボードの「Actions」カテゴリに追加され、後で取り組める状態になります。さらに、元のメールはアクションにリンクされているため、数回タップするだけでいつでも内容を確認できます。

既存のアクションにメールを追加することも可能です。この場合もメールはアーカイブされ、アクションアイテムからそのメールへのリンクが追加されます。特定のトピックに関連するメッセージをすべて一箇所に集められるので、情報の追跡が格段に楽になります。

Webインターフェース:最大限の機能

Webインターフェースには、モバイル版でできるすべての機能に加え、生産性システムの細部を管理するための追加操作が用意されています。ブックマークやノートの管理、メールのカレンダーイベントへの変換、電話や会議の記録などが可能です。

ブラウザからIQTELLにアクセスすると、モバイルクライアントよりもはるかに多くの選択肢が得られ、スマートフォンから行う操作の一部をカスタマイズすることさえできます。このアプリには非常に多くの機能が詰め込まれているため、広い画面スペースがある環境での使用が最適です。オンラインインターフェースでは、異なるビューをタブで開けるので、ダッシュボード、受信トレイ、カレンダー、プロジェクト間をスムーズに切り替えられます。

IQTELLのWebインターフェースはEvernoteアカウントとも連携します。EvernoteでGTDのナレッジベースを管理している人にとっては嬉しい機能です。メールを直接ノートにクリップしたり、ノートをアクションやプロジェクトに添付したり、ノートをアクションアイテムに変換したり、後で確認できるようノートにリマインダーを設定したりできます。

多くの人がGTDカテゴリ(そして人生のあらゆる面)の管理にEvernoteを活用しています。この連携機能は、IQTELLが成功するGTDアプリになるための重要な要素と言えるでしょう。

総合的に見ると、Webインターフェースがこのアプリの最良の使い方と言えます。Androidクライアントはできることの面でまだ及ばず、シンプルな操作やメールの閲覧にとどまるのが現状です。

最高のGTDアプリになるのか?

このアプリは本当に洗練されています。複数の受信トレイの統合や、リンク済みのどのアドレスからでも簡単にメールを送信できるなど、メールクライアントに求められるほぼすべての機能を備えています(例外については後述)。さらに、ほとんどのタスク管理アプリより優れたGTD整理機能を提供しています。この2つが組み合わさることで、本格的な生産性向上を牽引できる単一のアプリが誕生します。

IQTELLに欠けている唯一のものとは何でしょうか?それはGmailのラベル機能です。多くのメールクライアントと同様、現在Gmailのラベルはフォルダとして扱われており、受信トレイ内でラベルを適用できず、1通のメールに付けられるラベルも1つだけという制限があります。ただし、IQTELLチームはこの問題への対処方法を検討中とのことです。

また、モバイルからのEvernoteアクセス、Google DriveやDropboxとの連携、その他のモバイル機能も開発中です。これによりモバイルアプリの有用性が高まるでしょう。現時点では、モバイルアプリはメールの閲覧とリンク付けに使うのが最適で、複雑な作業はWebアプリに任せるのが賢明です。

マルチラベル機能がないとはいえ、IQTELLは私が使った中でも最高クラスの生産性アプリです。メールを直接プロジェクトやアクションに変換できるという発想は素晴らしく、自分で先に思いつかなかったのが不思議なくらいです。しかもカスタマイズ性が高く、あなた自身のワークフローに合わせてアプリの使い方を自由に決められます。GTDを採用しているかどうかにかかわらず、このアプリを使えば以前よりも効率的にメールとタスクを管理できるでしょう。

一方、潜在的な欠点もあります。フルスピードで使いこなせるようになるまで、少なくとも数日はかかる可能性がある点です。機能が非常に豊富なぶん複雑で、操作に慣れるまで時間が必要ですが、IQTELLが提供する充実したオンラインデモ、チュートリアル、解説記事が学習をサポートしてくれるでしょう。

現時点では、IQTELLのすべての機能が無料で利用できます。ただし、この状況が永久に続くわけではありません。チームは60日間の無料トライアル後に適用される料金体系を準備中です。トライアル終了後もアプリ自体は動作し続けますが、メールとEvernoteの同期が停止するため、無料アカウントの実用性はかなり低くなります。

プレミアムサービスの料金は年間約50ドルを見込んでおり、最大5つのメールアカウントを同期できる予定です。料金体系の最新情報は、IQTELLの公式サイトでこまめにチェックしましょう。

IQTELLには、業界トップクラスの生産性アプリになる潜在力があります。現時点では、モバイルアプリの外部サービスとの連携不足やGmailラベルとの相性の問題がネックですが、これらが解消されれば、年額サブスクリプション料と初期設定にかかる時間は、得られる圧倒的な整理能力を考えれば安いものになるかもしれません。

あなたはどう思いますか?このアプリはついに受信トレイをコントロール下に置く手助けとなるでしょうか?無料アプリの組み合わせで代用できる場合、年間50ドルを払う価値はあるのでしょうか?ぜひコメント欄で意見を共有してください!

写真クレジット:USPS via Wikipedia