無視すべき人気の生産性アドバイス4選――「正解」に振り回されないために

生産性向上のための入門テクニックや戦略、ツール、さらにはスピリチュアルな要素まで提唱して、そこそこ稼いでいる人たちの数は驚くほど多いものです。残念ながら、そうした「生産性の権威」たちが売り込むアイデアの中には、根拠のないものや、そもそも間違っているものが少なくありません。

そこで今回は少し遊び心も交えて、こうした生産性神話のいくつかを検証してみましょう。「そのルールの真逆こそが正しいかもしれない」「それ単体では不完全だ」ということを示していきます。

もちろん、これらの手法が権威本人には効いたかもしれませんし、熱心な読者の一部にも効果があったでしょう。しかし、「万人に通用する万能薬」や「証明済みの事実」として売り込むのは言い過ぎというものです。

神話1:最も重要なタスクから着手せよ

午前9時。デスクの椅子に沈み込み、今日中に絶対に片付けなければならない5つの項目を書き出したリストを目にします。そこにあるのが一番の大物。生産性の権威たちが「まずこれに飛び込め」と勧めるあのタスクです。「投資プレゼン資料を完成させる」。一日の大半を費やしかねない途方もなく大きな仕事で、ダブルエスプレッソのカフェインすらまだ効いていません。

こんなとき、「最重要タスクから始めろ」というアドバイスは顔面へのパンチのようなものです。巨大タスクに取りかかる前に本当に必要なのは、小さな成功体験による心理的な後押しなのです。

だから、大きなタスクはしばらく寝かせておきましょう。罪悪感ゼロで受信箱をゼロにしてもいいし、レポートを印刷してもいい。サイトリニューアルに必要なフリー素材画像をダウンロードしたって構いません。世界はあなたのものです。

ハーバード・ビジネス・レビューのコントリビューターであるテレサ・アマビールは次のように説明しています。

「従業員が大きな科学的謎を解こうとしているのか、単に高品質な製品やサービスを作ろうとしているのかに関わらず、日々の進捗――たとえ小さな勝利でも――は、気分とパフォーマンスに決定的な違いをもたらします」

チャールズ・ダヒッグの著書『習慣の力』では、この小さな勝利がドーパミンに後押しされた好循環を引き起こすと語られています。ドーパミンはモチベーションの維持に不可欠な化学物質です。必要であれば、マイクロ習慣を取り入れるのも良いでしょう。1日の最初の1時間で何か(どんなに小さくても)達成感を得られるようになります。

コミュニティの助けを借りて始めるなら、Coach.meがおすすめです。習慣改善を目指す人々と、それを支援するプロのコーチをつなぐ場であり、シンプルに言えば習慣トラッキングツールでもあります。

つまりこういうことです。出社したら、最重要タスクに取りかかる前に、まず小さな勝利をいくつか積み上げましょう。自尊心・自己肯定感・モチベーション・パフォーマンスに必要な後押しが得られ、最重要タスクの質も上がるはずです。

神話2:受信箱はできるだけ速く処理せよ

メール管理には一つの学派とも言える流儀があり、最も有名なのが「Inbox Zero(受信箱ゼロ)」です。目指すのはメールの高速仕分け。1分以内で返信できるものは今すぐ返信し、それ以外はフォルダに振り分けて後でまとめて処理します。受信箱を空にすることをゲームにして、ポイントを稼ぎながらバックログを一気に片付けるやり方もあります。

ところが問題は――受信箱を急いで片付けるほど、結果的にメールに費やす時間が増えることが多いのです。

カル・ニューポートは最近の記事でこれを「インタラクション非効率」と呼んでいます。自分の意図を丁寧に説明する代わりに、簡潔さだけを追求してしまうのです。返信を5文以内に制限すれば、有用な情報が欠落しかねません。要するに、その往復のやり取り自体が非効率なのです。ニューポートはこう続けます。

「ほとんどの人(私自身も含めて)はメールをチェックするとき、誤った指標を最適化しています。それはメッセージを片付ける速さです。この指標を伸ばすのはその瞬間は気持ちいい――何かを成し遂げている気がするからです。しかし副作用として、曖昧で最小限しか役に立たないメッセージが生まれ、スレッドが必要以上に長引いてしまうのです」

解決策としては、メールに返信するときは「そのスレッドの目的に最短で到達する」ことを意識すべきです。猛スピードで消化することとは別物です。

たとえば複数のタイムゾーンにまたがる電話会議を設定するなら、Doodleなどで都合の良い時間を選んでもらうための数分をかける方が賢明です。10人の間で15回もメッセージを往復させるよりずっと効率的です。

だから、受信箱をクイズ番組の早押しラウンドのように扱うアドバイスは無視して構いません。代わりに、将来起こりうる質問や問題に今のうちに答える形で返信しましょう。そうすれば後から質問攻めに遭わずに済みます。受信箱に届くメールの量も減りますし、すべてのやり取りに対応したという安心感で頭もスッキリします。

神話3:マスターやることリストを書け

私もかつてやってみました。椅子に座り、プリンターが拒否した再生紙の束に頭の中を全部吐き出したのです。「人生の未完了タスクをリストに書き出して、頭に呼吸のスペースを与えよう」という記事を読んだのがきっかけでした。やるべきこと、やりたいこと、繰り返し発生するタスクまで、すべて含めて。

20分後、事態はおかしくなりました。パニックが体を支配し、近くの紙袋に飛びついて息を整える始末。342個もの項目が並ぶマスターリストを目にすると、人はそうなるのです。

「ペンと紙を用意して、やるべきことを全部書き出しましょう」

このアドバイスを見ると身震いがします。単純化されすぎていて、指示どおりに従えば血圧が上がるばかりです。あなたに必要なのは、タスクの滞留状況を教えてくれるリストではなく、次に何をすべきかを正確に教えてくれるリストです。

だからこそ、「マスターやることリストを書け」というアドバイスには、そのリストをどう扱うかについての注意点や追加情報が必ずセットであるべきなのです。

どう仕分ける? タスクをどうグループ化する? 今後発生するタスクはどう集める?

現時点で最良のシステムと言えば、やはりデビッド・アレンのGTD(Getting Things Done)でしょう。完全な戦略体系を提供しており、頭の中の吐き出しを彼の言う「水のような心(mind like water)」へと導きます。私はアレンのシステムに似た方法を、優れたリスト管理アプリAny.doと併用しています。

要するに、頭の中を吐き出す前に、その長いリストをどう扱うのかを把握しておきましょう。さもないと、あなたも紙袋に飛びつく羽目になるかもしれません。

神話4:スランプは力ずくで乗り越えろ

ウィンストン・チャーチルは「地獄の中にいるなら、進み続けろ」という言葉を残しました。残念ながら、これほど悪いアドバイスはありません(もちろん、彼は別の文脈で述べた言葉です)。仕事のスランプがいつもより長く続いているとき、それはバーンアウト(燃え尽き症候群)の始まりかもしれません。その場合、同じ道を突き進み続けることは、最悪の選択になりかねません。

常に疲れ切っている、オフに切り替えられない、不健康な生活習慣を選んでしまう、人生を楽しむのが難しい――そんな状態なら、燃え尽きかけているサインかもしれません。プログラマーであれライターであれ、燃え尽きた状態で無理に突き進むと、症状は悪化し、回復にもさらに時間がかかります。

Lifehackerのジェレミー・ハッチングスによれば、行き詰まった仕事に就いているなら:

「あなたが自分や自分の生活を犠牲にしているのに、組織は明らかにあなたを気にかけていない……ならば、その恩義には見合う報いを。立ち止まって自分を大切にし、向こうを無視して構いません」

そして、あまりにひどくなったら「すぐに辞めること。本当に、出ていきなさい」。

なぜなら、バーンアウトに対処する最善の方法は、問題を引き起こしているストレス要因を認識することだからです。その上で、それらを排除する(少なくとも最小限に抑える)作業に取り組みます。もちろん、健康的な食事、十分な睡眠、適度な運動も、回復に大きく貢献します。

しかし長期的に見れば、ストレス要因を減らし、ストレスフルな状況から距離を置くことによってのみ、スランプから抜け出せるのです。力ずくで突き進むことは、問題を悪化させかねません。

信頼できる生産性アドバイスとは

この記事は、世間の生産性の権威たちを訂正しようという試みではありません。何しろ筆者自身、生産性のプロフェッショナルとは言い難い立場です。伝えたいのは、「万人に当てはまる」として売られているアドバイスが、あなたにとって正しいアドバイスとは限らない、ということです。

上記の生産性神話は、以前から筆者を悩ませてきました。(ご覧のとおり)それらは特定のことをする唯一の、あるいは最良の方法ではないからです。ぜひ、いろいろな生産性アドバイスを試して、自分に合うものを見つけてください。ただし、合わないものは思い切って捨ててください。「もっと多くを達成する」「生産性を高める」ための唯一の最良の方法があると思い込む罠にはまりませんように。そんなものは存在しないのですから。

あなたが「万能薬」として売られているのを見たことのある他の生産性神話はありますか? 同じくらい効果がありそうな代替案は何でしょうか?