受信者が読むことができる長いメールを書くための5つのヒント

クライアントや同僚に長いメールを送信することは、通常、眉をひそめます。ただし、長い更新や概要を送信するだけでよい場合もあります。

その場合は、要点を正しく理解し、情報を得るために長い段落を掘り下げる必要がないようにすることで、自分自身と受信者に好意を示したいと思うでしょう。

この記事では、長いメールを読みやすく、返信しやすくするために使用できる場合があることを説明します。

1.箇条書きを使用して要約する

長いメールを書くときに覚えておくべき最も重要なことの1つは、受信者がそれをざっと読む可能性が高いということです。そうすることで、単に読むことが多すぎたため、重要な情報や質問を見逃す可能性があります。

長いメールを作成するときは、受信者が簡単に確認できるようにし、重要なポイントを見つけられるようにする必要があります。つまり、メールを正確に作成する必要があります。そうすれば、彼らは必要な情報を入手でき、あなたはより思慮深い答えを得る可能性が高くなります。

この記事の各ヒントは、特に箇条書きを使用して、よりスキミング可能で的確な電子メールを実現するのに役立ちます。

ポイント形式で情報を書き出すことは、会話ができないことを意味するわけではありません。あいさつやサインオフなど、メールの他の部分に参加できます。ただし、情報をポイントに要約すると、メッセージがすばやく効果的に伝わります。

すべての詳細を含めるのではなく、メッセージから重要な情報を特定し、言葉遣いを避けます。受信者は、各トピックの実況を確認する必要はありません。要点だけが必要です。

2.重要なポイントに太字を使用

電子メールですべて大文字を使用することは専門的ではありません。ただし、微妙な太字を使用して、読者に正しい方向にうなずくことができます。もちろん、すべてに対してこれを行う必要はありませんが、日付、リマインダー、アクションなどの情報を確実に表示したい場合は、太字にしてください。

この例では、タイトルと2つのフレーズに太字のみを使用しています。どちらも、送信者は読者にアクションを実行してもらいます。会議の議事録で詳細情報を探し、会議を忘れないようにします。彼がメールをざっと読んだ場合、これらは彼の注意を引く可能性が高く、残りの部分を読んでコンテキストを確認する可能性があります。

テキストのわずかな変更にすぎないため、すべて大文字の場合と同様に、受信者があなたが叫んでいるように感じる可能性は低くなります。

3.メールを見出し付きのトピックに分割します

メールに見出しを追加することは、受信者に小説を送るように聞こえるかもしれませんが、それぞれの下に大量の情報が必要なわけではありません。これを行うと、探している特定の情報がある場合や、後で参照する必要がある場合に、メールをすばやく確認できるようになります。

見出しを太字にし、各セクションの間に改行を使用することで、他のドキュメントと同じように、各セクションの間にスペースを入れて読みやすくすることができます。

見出しを使用すると、個別のメールを必要としない複数のトピックを取り上げたい場合に役立ちます。たとえば、毎日の概要や進捗状況の更新などです。

4.見積もりに異なるフォーマットを使用する

他の誰かが書いたとおりに情報を中継する必要がある場合は、フォーマットを微妙に変更して、自分の物語と区別できるようにします。このようにして、メッセージがどこで終わり、もう一方がどこから始まるかについて混乱することはありません。

もちろん、引用符でうまくいくこともありますが、前後にすでにたくさんのテキストがある場合は、読むのが難しく、一目で情報を引き出すのが難しい長い段落が作成される可能性があります。

電子メールのテキストの書式設定に関して覚えておくべきもう1つのことは、複数のフォントや色の使用を避けたい場合があります。これにより、電子メールが専門的でないように見える可能性があります。

5.最後まで質問を保存する

電子メールで複数の質問をし、おそらく半分の回答を得たことがありますか？これは、最短のメールやメッセージでも発生する可能性があります。

質問を最後まで保存し、短く、要点を絞ってください。これは、読者がそれらを見るのに役立つだけでなく、後でそれ以上の情報を提示しないため、途中であなたが尋ねたことを忘れることもありません。

さらに、質問された順序で質問に明確に答える応答が送信される場合があります。

ばかげているように聞こえるかもしれませんが、毎日表示されるすべてのメール、テキスト、メッセージ、デジタルメディアについて考えてみてください。メールの過負荷に気を取られたり、ある情報を他の情報よりも目立たせたりするのは簡単です。

追加のヒント—件名を具体的にする

この追加のヒントは、一般的にすべての電子メールで機能します。件名を具体的に指定することで、さまざまな方法で受信者を支援できます。受信者は、それが何であるかを正確に把握し、優先順位を付けることができ、参照する必要がある場合は後でもう一度見つけることができます。

たとえば、フォローアップなどの単語を使用できます 、質問 、リマインダー 、更新 、またはレポート メールの種類を知らせます。特定の会議やプロジェクトに関するものである場合は、名前を記載してください。定期的なメールの場合は、日付を含めてください。

件名がフォローアップのメールを送信する 特に、受信者の受信トレイに同じタイトルのメールが他にもいくつかある場合は、それだけではクリックしやすく重要な音にはなりません。

メッセージが緊急である場合は、件名で他の人に知らせることもできますが、実際に緊急の場合は必ず予約してください。