重要なメールを見逃さないための2つの効果的な方法

メールの整理は地道で時間のかかる作業ですが、大切なメールを見逃さないためには欠かせません。ニュースレターや迷惑メールをいちいち振り分けるのは大変なもの。そこで今回は、受信箱をスッキリ整理し、重要なメールだけを確実にキャッチできる2つの方法をご紹介します。

ひとつはほとんど手間がかからない方法、もうひとつはやや手間はかかるものの、その分しっかりとした仕上がりが得られる方法です。

1. Altoを使う

AOLの新サービス「Alto」は、メールを見逃さないための最も手軽なソリューションのひとつと言えるでしょう。iOS・Androidアプリに対応しているだけでなく、どのブラウザからでもアクセスできるWeb版も用意されており、Altoはメールを「スタック(Stacks)」と呼ばれるグループに自動的に整理してくれます。

Altoは、Gmailのタブ表示を強化したような存在です。Gmailがメールを「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」「アップデート」の4つの便利なカテゴリに分類するのに対し、Altoはさらに一歩踏み込み、ファイル、写真、ショッピング、旅行、金融といった項目ごとにスタックを作成します。

さらに、他のメールサービスでフィルタを作成するのと同じ要領で、オリジナルのスタックを追加することも可能です。スタックの作成条件には差出人、宛先、キーワードなどを指定でき、「写真付きのメール」「添付ファイルのあるメール」「通常のメッセージのみ」といった絞り込みも選べます。

Altoのもうひとつの大きなメリットは、複数のメールアカウントを一箇所に集約できる点です。ひとつのプラットフォームでお気に入りの整理機能を使いながら、すべてのアカウントに適用できます。

2. フィルタ、ラベル、ホワイトリストを活用する

Altoにメールアカウントへのアクセスを許可したくない場合や、自動仕分けシステムの精度に満足できない場合は、フィルタを設定してメールをフォルダ(Gmailの場合はラベル)へ自動的に振り分けるという、より手間のかかる伝統的な方法を選ぶことになります。

大量のニュースレターやメーリングリストに登録している場合、この作業はかなり骨の折れるものになるでしょう。それでも、フィルタ機能はGmail、Outlook、Yahoo!メールなど、ほぼすべてのメールサービスに標準搭載されているので安心です。

フィルタは、差出人、宛先、件名や本文に含まれるキーワード、添付ファイルの有無などを条件として作成できます。フィルタを設定すれば、特定のメッセージを指定したフォルダへ自動的に移動できます。見逃したくない差出人やキーワード、添付ファイルがある場合は、該当するメールに自動的にフラグを立てる設定も可能です。こうしておけば、最も重要なメールがどこにあるのか一目でわかります。

フィルタの作成に加えて、特定の差出人やメーリングリストをホワイトリストに登録すれば、そのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられるのを防ぐこともできます。具体的な設定方法については、Gmail、Yahoo!メール、Outlook.com、AOL、Postbox向けの各ガイドを参考にしてください。

重要なメールを見逃さないために、あなたはどんな工夫やテクニックを実践していますか?ぜひコメント欄で教えてください。