12のベビーステップで2017年を最高に生産的な年にしよう

新しい年の始まりとともに、「今年こそは何かを変えたい」と考えた方も多いのではないでしょうか。仕事でも家庭でも、やるべきことは山積み。しかし、適切なツールと習慣があれば、2017年をこれまでで最も生産的な年にすることができます。

そこで今回は、生産性に関する習慣を変革するための12ステッププログラムをご用意しました。1月から12月まで、毎月ひとつずつクリアしていきましょう。

1月：スケジュールを守る

新年のスタート切りとして、時間厳守とスケジュール管理ほど良いものはありません。自分への誓いだけでも構いませんが、優れたツールがあれば実現はぐっと簡単になります。

リマインダー機能、繰り返し予定、クロスプラットフォーム対応を備えたカレンダーを選びましょう。最も人気があり直感的な選択肢のひとつがGoogleカレンダーです。Web版はもちろん、AndroidやiOSデバイスでも利用できます。

作成した予定ごとにリマインダーを設定し、通知のタイミングを自由に決められます。週次ミーティングなどの繰り返し予定の追加、カレンダーの共有、予約ページ機能を使った時間ブロックなども可能です。

2月：目標を設定する

目標を明確に定めて集中することで、達成率は大きく上がります。まずは1日ごとのシンプルな目標から始めてもいいですし、いきなり週ごと・月ごと・年間の目標を設定しても構いません。そして、その目標をカレンダーに書き込んでおきましょう。

目標を設定するときは、達成後のご褒美も考えておくのがおすすめです。ゴールが見えるだけでなく、モチベーションの維持にもつながります。

たとえば、難易度の高い長文ドキュメントを週末までに仕上げたら、好きなレストランでランチをご褒美にする、といった具合です。

3月：テンプレートを活用する

ドキュメントといえば、新年からはテンプレートの活用を検討してみてください。ビジネス文書をゼロから作成すると膨大な時間がかかりますが、テンプレートから始めれば作業時間を大幅に削減し、次のタスクへすぐに進めます。

Microsoft Wordのテンプレートはビジネスレターや企画書に、Excelのテンプレートは予算や財務管理に、PowerPointのテンプレートはプレゼンテーション資料に、それぞれ活用できます。

OneNote、Evernote、Googleドキュメントにも豊富なテンプレートが用意されており、いずれもドキュメント作成をよりシンプルにしてくれます。

4月：大きなプロジェクトを分割する

プロジェクトを任されたとき、あるいは自ら立ち上げたとき、一気に片付けようとしがちですが、それでは逆効果になりかねません。プロジェクトを小さな単位に分解し、目の前のタスクに集中してから次へ進むことで、より明確にフォーカスできるようになります。

プロジェクトマネージャーは「WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造）」を使って、プロジェクトを個別のブランチ、要素、ワークパッケージに切り分けます。

大きなプロジェクトの全体像を掴むことももちろん重要ですが、タスクにひとつずつ集中できれば、整理がしやすくなり、計画通りに進みやすくなり、プロジェクトを確実に完遂できるでしょう。

5月：ToDoリストを作成して優先順位をつける

大きなプロジェクトにも日常業務にも役立つのが、優先順位をつけたToDoリストです。カレンダーと同様に、リマインダー、繰り返しタスク、クロスプラットフォーム対応を備えたツールを選びましょう。

Wunderlistは非常に優れたタスク管理アプリでした。複数のリストを作成してそれぞれにToDoを登録できるほか、リマインダーの追加、優先度の設定と並べ替え、メモやファイルの添付、繰り返しタスクやサブタスクの作成にも対応していました。
※Wunderlistは2020年にサービスを終了しています。同じ開発元が提供する後継アプリ「Microsoft To Do」がおすすめです。

やるべきことを可視化し、優先順位をつけて軌道に乗せるために、タスク管理アプリは強力な味方になってくれます。

6月：タスクを委任する

タスク管理ツールで自分のペースを保つのは効果的ですが、委任（デリゲーション）もまた有効です。負担を分担できる立場にあるなら、それを習慣にしましょう。すべてを一人で抱える必要はありません。職場でも家庭でも、手伝ってくれる人がいるなら遠慮なく頼りましょう。

たとえば、プロジェクトをタスクに分解したら、自分は優先度の高い部分に集中し、優先度の低いタスクはスタッフやチームに任せましょう。最重要事項に対応しながら、すべての項目の完了も確保できます。

優先順位づけと委任には「アイゼンハワー・マトリックス」が役立ちます。緊急だが重要ではないタスクを見極めたら、それは委任すべきタスクだという判断基準になります。

これは数あるタスク優先順位づけ手法のひとつにすぎません。自分に合った方法を見つけてみてください。

7月：時間を管理する

委任が時間管理の大きな要素であることを忘れないでください。しかし、適切なツールの活用も同じくらい重要です。時間の記録、使途の把握、日次・週次プランの作成には、便利なアプリを取り入れましょう。

ここまでで、カレンダーとタスク管理ツールが揃いました。次に必要なのは時間トラッキングツールです。優れた選択肢のひとつがTogglです。クリックひとつ（モバイルアプリならタップ）で計測を開始でき、トラッキング用のプロジェクトを複数設定したり、整理用のタグを付けたり、週次・月次・年次レポートを確認したりできます。

TogglはWeb版のほか、Android・iOSデバイスでも利用可能です。Windows、Mac、Linux向けのデスクトップアプリも用意されています。

8月：リラックスの時間を取る

リラックスの時間が生産性向上につながるのか、疑問に思うかもしれません。しかし、これはプロジェクトやタスクからあえて離れて、頭をクリアにするための時間なのです。作業に戻るときには新鮮な気持ちで取り組めるため、以前は気づかなかったことに気づけることがよくあります。

瞑想やシンプルな呼吸法など、リラックス法を実践する人も多くいます。こうした方法はストレスの軽減、不安の最小化、前向きな見通しの回復に役立ちます。一日の終わりに、あるいは日中の合間にも、必ずリラックスの時間を確保しましょう。

9月：受信箱を整理する

使っているメールアプリに応じて、より良い管理方法は必ず見つかります。Microsoft Outlookがお好みなら、ルール設定を活用しましょう。ルールを使えば、特定のメールを指定フォルダへ自動移動したり、フラグを付けたり、通知音を鳴らしたりできます。Gmailでも同様にフィルタを設定できます。

モバイルデバイスでは、カード型UIで表示されたメッセージをスワイプするだけで処理できるMailswipeのようなツールもありましたが、残念ながら現在は提供が終了しています。代わりに、各メールアプリに標準搭載されているスワイプ操作やアーカイブ機能を活用するのも良いでしょう。

10月：散歩に出かける

リラックスの時間を作るのと同様に、運動の時間をスケジュールに組み込むのも素晴らしいアイデアです。短い散歩だけでも、心と体の両方に良い影響があります。運動と生産性の関係については、さまざまな研究が示しています。

ストックホルム大学とカロリンスカ研究所の研究者らによる研究では、次のように報告されています。

運動をしている人は、自己評価による生産性の向上も報告していた――仕事でより多くの成果を上げていると感じ、仕事能力が高まり、病気になる頻度も減っていた。

デスクを離れて気軽に散歩するにせよ、一日の終わりのいつものワークアウトにするにせよ、心と体の健康を保つことができます。

11月：タイマーを使う

散歩や短い休憩を確実に取るための方法のひとつが、タイマーの活用です。仕事のほとんどをオンラインで行うなら、便利なブラウザ拡張機能が使えます。タイマーを任意の時間にセットし、アラートが鳴ったら席を立って動き出しましょう。Chromeなら「1-click-timer」、Firefoxなら「TimerFox」（現在は提供終了）などをチェックしてみてください。

ブラウザ拡張機能を使いたくない場合は、モバイルデバイスのタイマーを活用しましょう。AndroidにもiOSにもタイマーは標準搭載されています。どちらのデバイスでも、標準の時計アプリを開いてタイマーでカウントダウンを開始するか、アラームを指定時刻にセットするだけです。

12月：自分を生産的な方向へ導く

「やることが多すぎて、全部どうやって片付ければいいのかわからない」と自分に言い聞かせたことは何回ありますか？　あるいは「そんなの週末までに絶対に終わらない」と思ったことは？　圧倒されてしまう気持ちは誰にでもあります。

大切なのは、生産性を否定するような言葉ではなく、肯定する言葉を自分にかけることです。「すべてを完了させるために私がすべきことは…」「これを週末までに終わらせるために私が組み替えるべきことは…」といった前向きなフレーズを試してみてください。この習慣は、集中力とポジティブ思考を育ててくれます。

要するに、愚痴をこぼすのをやめて、生産的に考えることを始めましょう。

2017年をもっと生産的にする準備はできていますか？

すでにいくつかのツールを使っている方や、習慣として実践している方もいるでしょう。まだであれば、真新しい一年の始まりほど始めるのに最適なタイミングはありません。

2017年をもっと生産的にするための計画はありますか？　おすすめの方法があれば、ぜひ教えてください！