Gmailの便利な新機能5選!今すぐチェックしたい見落とされがちな機能とは

Gmailは、私たちのデジタルライフに欠かせない存在となっています。毎日の仕事や連絡のやり取りを支える中心的なツールですが、その一方で、過去1年間に少しずつ追加されてきた新機能を見逃しているかもしれません。そこで今回は、ぜひ注目すべきGmailの新機能をご紹介します。

なお、本記事で紹介するのはSortdのようなサードパーティ製ツールではありません。Trello風のボード表示を実現する外部ツールもありますが、ここで取り上げるのはすべてGmail本体に組み込まれている機能です。ダウンロードやインストールは一切不要です。

絵文字と新しいテーマ

インターネット上で最も人気のある新しい言語といえば絵文字です。顔文字の後継ともいえる絵文字は、言語の壁を越えてコミュニケーションできるため、テキストによるやり取りには欠かせないものになっています。Googleは最近、Gmailに多数の新しい絵文字を追加したことを発表しました。

絵文字を挿入するには、メッセージ作成ウィンドウにある「絵文字を挿入」アイコンをクリックして、好きな絵文字を選ぶだけです。絵文字はまだすべてのユーザーに展開中なので、表示されない場合はもうしばらくお待ちください。

また、Gmailには自分の写真をアップロードできるだけでなく、多数の新しいテーマも追加されました。さらに、3つの編集ツール(ぼかし、ビネット、テキスト背景)を使ってテーマをカスタマイズすることも可能です。

テーマを変更する手順は以下の通りです。

1. 画面右上の歯車アイコンをクリックします。
2. 「テーマ」を選択します。
3. 自分の画像、Googleの「注目」コレクションから選ぶか、独自の画像をアップロードします。
4. ぼかしを調整し、ビネットを追加して、テキストの背景を明るくするか暗くするかを選択します。

送信済みメールの「取り消し」が可能に

長年にわたり、Googleは一部の機能を「Gmail Labs」と呼ばれる実験的な場でのみ提供してきました。その実験機能のひとつが、ついに正式版としてGmailに恒久的に組み込まれました。それが「送信取消(Undo Send)」です。

そう、誤ってメールを送信してしまっても、「送信を取り消す」オプションが使えるようになったのです。キャンセル期間は5秒から30秒の間で設定でき、この期間がメール送信後に取り消しオプションが利用できる時間となります。有効化の手順は以下の通りです。

1. 画面右上の歯車アイコンをクリックします。
2. 「設定」を選択します。
3. デフォルトの「全般」タブで「送信取消」までスクロールし、「送信取消を有効にする」にチェックを入れます。
4. キャンセル期間を設定します。
5. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

なお、便利な新アプリ「Inbox by Gmail」を使用している場合も、送信取消機能は標準で含まれています。

添付ファイルの容量制限はもう気にしない!

長い間、Gmailではメールに添付できるファイルサイズが25MBに制限されていました。この技術的な上限自体は今も存在しますが、Googleドライブとの統合により、事実上その制限はなくなったも同然です。

Googleドライブは、Gmailやその他のGoogleアプリ向けの統合クラウドストレージサービスで、無料で最低15GBのストレージを提供しています。送りたいファイルが25MBを超える場合は、メッセージ作成ウィンドウから直接Googleドライブ経由で挿入できます。

Dropboxを主に使用している方には、Chrome拡張機能「Dropbox for Gmail」が同様の機能を提供します。ただし、これはGmail本体に組み込まれていないため、Chromeに拡張機能をインストールした場合のみ利用可能です。

受信トレイの中のPinterest

2年前、Gmailは受信トレイにカテゴリータブを導入し、メールを「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」などに自動分類するようになりました。特に「プロモーション」タブは、お得情報を見逃す心配なく、受信トレイの散らかりを解消できる優れものでした。

プロモーションタブの内容が基本的にお得情報であることから、Gmailはこれらのメールをより視覚的に確認できる新しい表示方法をテストしています。お察しの通り、GmailはPinterest風のタイル状表示を採用しました。

この機能を利用するには、g.co/gmailfieldtrialでフィールドトライアルに登録する必要があります。登録すると、数日後に「プロモーション」タブに新しい「グリッド表示」オプションが表示されるはずです。

全面刷新されたGoogleコンタクト

受信トレイの左上隅にある「Gmail」の横のプルダウン矢印をクリックすると、「連絡先」や「タスク」に移動するオプションが見つかります。Google Keepが新しいタスク管理ツールとなったため、こちらは更新されていませんが、全面リニューアルされた「連絡先」は素晴らしい出来栄えです。

新しい連絡先に自動的に切り替わらない場合は、contacts.google.com/previewにアクセスして試してみてください。

1. 重複している連絡先を1つに統合するよう提案してくれます。
2. 相手のGoogle+プロフィールから、電話番号などの連絡先情報を自動的に更新します。
3. その相手との直近のメール履歴を表示するので、前回のやり取りの続きからスムーズに始められます。

これらの機能を、Google連絡先を管理するためのお気に入りのテクニックと組み合わせれば、アドレス帳は見違えるように整備されるでしょう。

おまけ:Hangoutsから旧Googleトークへ戻る方法

すべての新機能が優れているわけではありません。確かにHangoutsはAndroidでは優秀なメッセンジャーですが、Gmail内で読み込むとバグが多く動作が重くなることがあります。Chromeのタブがクラッシュするのにうんざりしているなら、朗報です。昔ながらのGoogleトークに戻ることができます。

現在、HangoutsはGmailのデフォルトのメッセンジャーですが、チャットペインのプロフィール画像の横にある小さなプルダウン矢印をクリックし、「旧チャットに戻す」を選択すれば、以前の表示に戻れます。指示に従えば、あっという間に懐かしいGoogleトークの画面に戻れるでしょう。

もちろん、この方法ではハングアウト通話やグループチャットには参加できませんが、必要に応じて簡単に切り替えられるので安心です。

あなたのお気に入りのGmail活用術を教えてください

Gmailには数多くの機能があり、それぞれ効果的な使い方があるはずです。例えば筆者は最近、「ラベル」機能を再発見し、ようやく受信トレイを整理整頓できました。

あなたの最高のGmail活用術は何ですか?ぜひコメントで教えてください。