Microsoft Lists徹底活用ガイド：コラボレーションと生産性を最大化する使い方

Microsoftにはすでにカンバンボード形式のアプリ「Microsoft Planner」がありましたが、新たに登場した「Microsoft Lists」は、より汎用的なタスク共同作業ツールへのニーズに応えるものです。この記事では、Microsoft Listsの基本的な使い方を詳しく見ていきましょう。

Microsoft SharePointに慣れ親しんだユーザーなら、新しいListsアプリとの類似点にすぐ気づくはずです。実際、ListsはSharePointリストを進化させた存在とも言えます。SharePointリストが主にデータ管理向けで、Excelスプレッドシート経由でアクセスする形だったのに対し、Microsoft Listsはコラボレーション重視で設計されており、複数の直感的な表示形式で閲覧できるのが特徴です。

Microsoft Listsとは？

Microsoft Listsは名前だけでもかなりイメージできますが、Microsoftの製品群には似たようなツールが多いため、少し混乱しやすいのも事実です。Microsoft To-Doではタスクをリストに追加でき、Microsoft Plannerは本格的なアジャイルチーム向けのコラボレーションツールとして機能します。さらにSharePointにも、共有可能なリストを作成する機能があります。

Microsoft Listsは、こうしたアプリケーションとはモダンなインターフェース、クロスプラットフォーム対応、そして高いカスタマイズ性によって差別化されています。既存ツールを置き換えるのではなく補完することを目指しており、そのためにPlannerやSharePointとのネイティブ統合を提供しています。

Listsは、タスクからカレンダーイベント、単なるデータ入力まで、あらゆるものを対象とした多目的リストの作成に適したツールです。さらに、作成したリストをMicrosoft Teams（こちらもネイティブ統合済み）と共有し、リストの各項目について話し合ったり協働したりすることも可能です。

要するに、Microsoft ListsはOffice 365スイートを利用するチームにとって、Trelloのようなプロジェクト管理ツールの強力な代替手段となり得る、Microsoftエコシステムの大きな空白を埋める存在なのです。

Microsoft Listsは汎用的な共同リスト作成ツールとして設計されているため、クロスプラットフォーム対応が図られています。デスクトップアプリに加えて、AndroidおよびiOS向けのモバイルアプリもダウンロードでき、ブラウザからアクセスできるWeb版も用意されています。

ListsはOffice 365スイートの一部ですが、現時点ではプレビュー版として、OfficeサブスクリプションがなくてもMicrosoftアカウントさえあれば利用できます。

最初のリストを作成する手順

1. Microsoft Listsのプレビューを試すには、lists.live.comにアクセスします。ここがこのツールのWebアプリです。アクセスにはMicrosoftアカウントでのログインが必要となる場合があります。

1. インターフェースはすっきりと整理されており、上部でひときわ目立つのが「新しいリスト（New list）」ボタンです。クリックして最初のリストを作成しましょう。

1. ここで初めて、Microsoft Listsの柔軟性を目にすることになります。空白のリストを作成するほか、 ready-made のテンプレートを利用したり、SharePointと同様に.csvファイルをインポートしてリスト化したりできます。もちろん、特定の種類のリストを作成するためにテンプレートを選択することも可能です。

1. テンプレートを選ぶと、データを入力した状態のプレビューが表示されます。問題なければ「Use template（テンプレートを使用）」ボタンをクリックして先へ進みましょう。

1. 次に、リストの名前を入力し、必要に応じて説明文を追加すると、リストの目的が分かりやすくなります。色とアイコンは（テンプレートの種類に基づいて）自動的に割り当てられますが、好みに応じて変更することもできます。満足したら「Create（作成）」を選択しましょう。

1. 新しいリストが開くと、フィールド（列）がすべて配置された状態になっており、すぐにデータを入力できます。右側の「Add column（列の追加）」ボタンでフィールドを追加し、左側の「Add new item（新しい項目の追加）」で行を追加していきます。

1. 各カテゴリにはあらかじめデータ型が設定されているため、日付などのフィールドではカレンダーから日付を選択できるようになっています。

1. すべてのフィールドに入力して新しい項目を作成し、追加したい件数だけこの作業を繰り返します。「Created by（作成者）」フィールドには誰が項目を追加したかが記録されるため、複数人で同じリストを使う場合でも管理がしやすくなっています。

以上で、使い始めるための準備は完了です。Excel（またはSharePoint）に熟練したユーザーであれば、列ごとのデータ並べ替えやフィルターを使った絞り込みなど、よく似た機能を数多く見つけられるでしょう。

さらに、上部の「Export（エクスポート）」ボタンを使えば、任意のリストをCSVファイルやMicrosoft Power BIファイルとして書き出すこともできます。

リストの共有方法

Microsoft Listsの主眼は他者との共同作業にあるため、次に作成したリストの共有方法を見ていきましょう。

1. 既存のMicrosoftリストを開きます。

1. 上部バーの「Share（共有）」ボタンをクリックします。

1. 小さなウィンドウが表示され、共有相手の名前やメッセージを追加できます。ただしこれらはすべて任意で、必須なのは「Copy link（リンクをコピー）」してチームメンバーに送ることだけです。

1. 既定では、リンクを知っている人は（サインイン後に）リストを編集できる権限が設定されていますが、これも変更可能です。ウィンドウ上部の「Sharing settings（共有設定）」ボタン（歯車アイコン）をクリックすると、利用可能なすべてのオプションを確認できます。

1. ここで共有アクセス権を変更できます。サインイン要件をオフにすることも、組織に追加されたメンバーのみに制限することも可能です。セキュリティを強化するためにパスワードを設定したり、リンクの権限を閲覧のみに限定したりすることもできます。変更が完了したら「Apply（適用）」を選択して反映させましょう。

この操作中にミスをしても心配いりません。右上の「Manage access（アクセスの管理）」ボタンを使えば、いつでも任意のリストに対するユーザー権限を修正できます。

Microsoft Listsでビューを作成する

既定のリスト表示だけが、Microsoftリストの見方ではありません。選択できるビューは「リスト（List）」「カレンダー（Calendar）」「ギャラリー（Gallery）」「ボード（Board）」の4種類です。

情報を視覚化する際のこの柔軟性こそ、ListsがSharePointに対して持つもう一つの強みです。完璧なビューというものは存在せず、リストの内容によって適したビューは変わってきます。

1. 新しいビューを作成するには、リストを開いて右側の「Add a view（ビューの追加）」ボタン（＋アイコン）をクリックします。

1. ここでビューの種類を選択し、必要な追加情報を入力します。ギャラリーと既定のリストビューは名前だけで作成できますが、ボードビューではリストを整理する基準となる列の指定が必要です。カレンダービューでは、レイアウト（月または週）に加えて開始日と終了日の指定を求められます。

1. 情報を入力したら「Create（作成）」ボタンをクリックすると、新しいビューが生成されます。

1. このビュー上で直接新しい項目を編集することも、左上の専用ボタンでグリッドビューに戻ることもできます。

1. 複数のビューを作成している場合は、右側の三点メニューを開くことで、それらを自由に切り替えられます。

ルールを作成してタスクを自動化する

共同リスト作成アプリに欠かせない機能の一つが、特定のタスクの自動化です。幸い、Microsoft Listsもこれに対応しています。

「タスク」と述べましたが、現時点で自動化できるのは通知のみです。特定の変更が加えられたときに通知を受け取るようリストを設定でき、チームがリストをどのように活用しているかを常に把握できます。

1. 設定するには、上部バーの「Rules（ルール）」ボタンをクリックし、「Create a rule（ルールの作成）」を選択します。

1. 新しいウィンドウが開き、通知をトリガーする条件の種類を選択するよう求められます。ニーズに合ったアイコンを選びましょう。

1. その他の必要な情報（監視対象の列の名前や追加条件など）と、通知を受け取る人の名前またはメールアドレスを入力します。

1. 入力が完了したら「Create（作成）」を選択して、新しいルールを有効化します。

1. 「Rules（ルール）」＞「Manage rules（ルールの管理）」からは、いつでもリスト上で稼働しているルールを確認し、ワンクリックで無効化できます。

Microsoft Listsは使う価値があるのか？

Office 365エコシステムにすでに慣れ親しんでいる人にとって、Microsoft Listsアプリはすべてを整理整頓しておくための優れた手段です。少人数チームでも、企業の部門単位でも効果的に活用できます。

タスクの作成、カレンダーイベントの一覧化、さらには各項目についてチームメイトとの議論まで可能です。リストは非常にカスタマイズ性が高く、「従業員オンボーディング」や「経費トラッカー」など、あらゆるユースケースに対応した完璧なリストを作れるテンプレートが豊富に用意されています。

さらに、TeamsやPlannerといった他のOffice 365アプリとのネイティブ統合も備えているため、Microsoftのアプリケーションに精通したユーザーにとって、これ以上ない組織・管理ツールだと言えるでしょう。