マスター Microsoft リスト:コラボレーションと生産性の包括的なガイド

Microsoft にはすでにカンバン ボード スタイルのアプリケーション (Microsoft Planner) がありましたが、新しくリリースされた Microsoft Lists は、より汎用的なタスク コラボレーション ツールのニーズを満たします。 Microsoft Lists を自分で使用する方法を見てみましょう。

Microsoft Sharepoint に慣れているユーザーは、新しいリスト アプリが本質的に同じツールのアップグレード バージョンであるため、このアプリとの類似点に気づくでしょう。 Sharepoint リストは主にデータ管理に関するものであり、Excel スプレッドシートからアクセスできましたが、Microsoft リストはコラボレーションにより重点を置いており、複数のユーザーフレンドリーな方法で表示できます。

Microsoft リストとは何ですか?

Microsoft Lists はその名前ですでに十分に説明されていますが、Microsoft の兵器庫には同様の製品が多数あるため、状況は依然として少し混乱しています。 Microsoft To-Do ではすでにタスクをリストに追加できますが、Microsoft Planner のようなものは適切なアジャイル チーム コラボレーション ツールとして機能します。さらに、Sharepoint を使用すると、共有可能なリストを作成することもできます。

Microsoft Lists は、最新のインターフェイス、クロスプラットフォームのサポート、および驚異的なカスタマイズによって、これらのアプリケーションとは一線を画しています。これらのツールに取って代わるのではなく、それらを補完することを目指しており、そのために Planner および Sharepoint とのネイティブ統合を提供します。

リストは、タスクからカレンダー イベント、さらには単なるデータ エントリまで、あらゆるものの多目的リストを作成することを目的としています。これは、これらのリストを Microsoft Teams (これもネイティブに統合されています) と共有して、リスト アイテムについて話し合い、共同作業する機能と組み合わされています。

基本的に、Microsoft Lists は、Office 365 スイートを使用するチームにとって、Trello などのプロジェクト管理ツールの強力な代替手段として機能し、Microsoft エコシステムの機能における大きなギャップを埋めます。

Microsoft Lists は、汎用の共同リスト作成ツールとして機能することを目的としており、クロスプラットフォームで使用できるように設計されています。デスクトップ アプリとともに、ブラウザからアクセスできるウェブ バージョンとは別に、リスト モバイル アプリを Android および iOS スマートフォンにダウンロードできます。

これは Office 365 スイートの一部ですが、Office サブスクリプションがなくても、現時点では任意の Microsoft アカウントでプレビューとして使用することもできます。

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Microsoft Lists プレビューを試すには、ツールの Web アプリとして機能する lists.live.com にアクセスしてください。アクセスするには Microsoft アカウントでのログインが必要な場合があります。

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インターフェイスはすっきりしていてすっきりしており、上部に [新しいリスト] という 1 つのボタンが際立っています。それをクリックして最初のリストを作成します。

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ここで、Microsoft Lists の柔軟性を初めて垣間見ることができます。 Microsoft Sharepoint と同様に、空のリストを作成したり、既製のテンプレートを使用したり、.csv ファイルをリストとしてインポートしたりできます。もちろん、テンプレートを選択して特定のタイプのリストを作成することもできます。

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テンプレートを選択すると、データが入力されたテンプレートがどのように表示されるかをプレビューすることもできます。その後、[テンプレートを使用] ボタンをクリックして続行できます。

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次に、リストの名前と、リストの目的を理解しやすくするためのオプションの説明を入力します。色とアイコンはデフォルトで (テンプレートの種類に基づいて) 選択されますが、必要に応じて変更することもできます。問題がなければ、[作成] を選択します。

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新しいリストが開き、すべてのフィールド (列) がすでに配置されており、データを受け入れる準備ができています。右側の [列の追加] ボタンでフィールドを追加でき、左側の [新しい項目の追加] オプションで新しい行を追加できます。

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カテゴリにはそれぞれのデータ型がすでに設定されているため、日付などのフィールドについてはカレンダーから選択できます。

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すべてのフィールドに入力するだけで新しいアイテムを作成し、追加するエントリの数だけこのプロセスを繰り返します。お気づきのとおり、[作成者] フィールドにはアイテムを追加したユーザーが記録されるため、複数の人が同じリストを使用する場合の整理が容易になります。

始めるために必要なのはこれだけです。 Excel (または Sharepoint) に精通している人は、列内のデータを並べ替えたり、フィルターを使用して選択したリストを表示したりするなど、同様の機能が多数あることに気づくでしょう。

上部の [エクスポート] ボタンを使用して、リストを CSV ファイルまたは Microsoft Power BI ファイルとしてエクスポートすることもできます。

リストの共有

Microsoft リストの全体的な前提は他のユーザーとのコラボレーションであるため、作成したリストを共有する方法を見てみましょう。

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既存の Microsoft リストを開きます。

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上部のバーにある [共有] ボタンをクリックします。

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小さなウィンドウが表示され、リストを共有する相手の名前とメッセージを追加できます。必要なのはリンクをコピーしてチームメンバーと共有することだけなので、すべてはオプションです。

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デフォルトでは、リンク権限は、リンクを知っている誰でも (サインイン後) リストを編集できるように設定されていますが、これを変更することもできます。この小さなウィンドウの上部にある [共有設定] ボタン (歯車アイコン) をクリックすると、利用可能なすべてのオプションが表示されます。

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これで、サインイン要件のオフから組織に追加されたユーザーのみに制限するなど、共有アクセスを変更できるようになりました。追加のセキュリティ層としてパスワードを設定したり、リンクが提供する権限の種類を変更して、必要な場合のみ表示するように制限したりすることもできます。変更が完了したら、[適用] を選択して変更を有効にします。

この部分で間違いがあったとしても心配する必要はありません。右上にある [アクセスの管理] ボタンを使用すると、いつでも特定のリストのユーザー権限を変更できます。

Microsoft リストでのビューの作成

デフォルトのリストは Microsoft リストを表示する唯一の方法ではありません。リスト、カレンダー、ギャラリー、ボードの 4 つの異なるビューから選択できます。

情報を視覚化するこの柔軟性は、リストが Sharepoint に比べて持つもう 1 つの利点です。完璧なビューはありません。問題のリストの内容に応じて、一部のビューが他のビューよりも適しています。

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新しいビューを作成するには、リストを開いて、右側の [ビューの追加] ボタン (+ アイコン付き) をタップします。

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ここでリストのタイプを選択し、必要な追加情報を入力できます。ギャラリーとデフォルトのリスト ビューでは名前のみが必要ですが、ボードではリストを整理するための列を指定する必要があります。カレンダー ビューでは、開始日と終了日とともにレイアウト (月または週) を要求します。

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情報を入力した後、[作成] ボタンをクリックすると、新しいビューが作成されます。

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このビュー自体で新しいアイテムを編集したり、左上の専用ボタンを使用してグリッド ビューに戻ったりすることができます。

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複数のビューがある場合は、右側のその他メニューを下に移動すると、ビューから選択できるようになります。

ルールを作成してタスクを自動化する

共同リスト作成アプリの重要な機能は、特定のタスクを自動化できることです。幸いなことに、Microsoft リストが対応してくれます。

タスクと言いますが、今のところ自動化できるのは通知だけです。特定の変更が行われたときに通知するようにリストを設定すると、チームでリストがどのように使用されているかを追跡できるようになります。

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これを行うには、上部バーの [ルール] ボタンをクリックし、[ルールの作成] を選択します。

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新しいウィンドウが表示され、通知をトリガーする条件のタイプを選択するよう求められます。ニーズに合ったアイコンを選択してください。

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その他の必要な情報（追跡する列の名前や追加の条件など）と、通知を受ける人の名前またはメール アドレスを入力します。

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新しいルールを有効にする作業が完了したら、[作成] を選択します。

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いつでも [ルール]> [ルールの管理] に移動して、リストで実行されているルールを表示し、クリックするだけでルールを無効にすることができます。

Microsoft リストには価値がありますか?

すでに Office 365 エコシステムに精通している人にとって、Microsoft リスト アプリは、小規模なチームで取り組んでいる場合でも、企業部門全体で取り組んでいる場合でも、すべてを整理しておくための優れた方法です。

タスクを作成し、カレンダーのイベントをリストアップし、すべての項目についてチームメイトと話し合うことができます。リストは非常にカスタマイズ可能で、従業員のオンボーディングや経費追跡など、ユースケースに最適なリストを作成するためのテンプレートがいくつかあります。

これは、Teams や Planner などの他の Office 365 アプリとのネイティブ統合に入る前の段階であり、Microsoft のアプリケーションに精通している人にとって完璧な組織ツールになります。