Todoist と Microsoft To Do:ワークフローに最適なタスク マネージャーの選択

誰もがリモートワーク環境に適応するにつれて、ToDo リスト アプリは定番になりつつあります。タスク アプリが人気があるのは、複数のクライアントと複数のプロジェクトを並行して行うと忘れ物が起こりやすいためです。

見逃したタスクは多くの場合コストがかかり、時間とお金がかかります。これらは日常の個人的なタスクにも不可欠です。たとえば、ライセンスの更新や課題の完了についてリマインダーが必要な場合、タスク管理アプリを使用すると、タスクの期限が来ると通知を受け取ることができます。

ただし、問題は、市場に To Do リスト アプリが多すぎることです。この記事では、最も人気のある 2 つのもの、Todoist と Microsoft To Do を区別するのに役立ちます。

特徴と機能

各アプリには独自の機能セットがあります。

Microsoft To Do はシンプルさに重点を置いています。 2015 年に Wunderlist を買収した後、Microsoft はそれを Microsoft To Do に置き換えました。計画では、より多くの機能を備えたより堅牢なアプリを構築する予定でしたが、代わりに Microsoft は基本的な機能のみを備えたシンプルなアプリを作成しました。

一方、Todoist はビジネスでの使用に最適な幅広い機能を提供します。

Microsoft To Do と Todoist には、アプリのセクションを切り替えるための左側のサイドバーと、タスクのリストが表示される右側のペインを備えた同様のインターフェイスがあります。

タスクリスト

Microsoft To Do では、リストに 4 種類のフィルターが用意されており、次の条件でタスクをフィルターできます。

• 今日:これは、今日実行したいタスクを手動で追加できるスマートなリストです。このリストのタスクをその日のうちに完了しなかった場合、そのタスクは夜に一般タスク リストに保存され、リストは自動的にリセットされます。未完了のタスクは、翌日、[今日のタスク] セクションに提案として表示されます。
  
• 重要:重要なタスク (タスクのタイトルの横にある星をクリック) がここに表示されます。
  
• 計画済み:期日またはリマインダーのあるタスクがこのセクションに表示されます。
  
• 自分に割り当てられている:複数のタスクがあるプロジェクトでチームメイトと共同作業している場合、このセクションには自分に割り当てられているすべてのタスクが表示されます。
  
• タスク:ここにすべてのタスクが表示されます。
  

左側のサイドバーに新しいタスク リストを追加したり、サイドバーの右下にあるアイコンをクリックしてタスク リストのグループを作成したりすることもできます。これを見ると、非常にわかりやすいユーザー インターフェイスです。

ここで、これを Todoist での動作と比較してみましょう。

Todoist を使用すると、さらに多くのことができます。

Todoist のサイドバーは、Microsoft To Do のようなタスク フィルターに分割されていません。 Todoist のサイドバーには次の内容が表示されます。

• 受信トレイ:あなたが作成し (特定のプロジェクト用ではない)、あなたに割り当てられたすべてのタスクがここに表示されます。
  
• 今日:今日が期限のタスクと期限を過ぎたタスクがここに表示されます。
  
• 今後のタスク:ここには日付ごとのタスクのリストが表示され、期限を過ぎたタスクもこのセクションの上部に表示されます。
  
• フィルタとラベル:優先度などのパラメータやラベルに基づいてタスクをフィルタリングできます。 Microsoft To Do とは異なり、Todoist にはフィルタリング専用のセクション全体があり、いくつかの機能がサイドバーに凝縮されているため、使いやすさが向上しています。
  

• プロジェクト:タスクはそれぞれのプロジェクトの下に表示されます。アーカイブされたプロジェクトにアクセスすることもできます。ただし、Microsoft はプロジェクト (またはタスク リストと呼ぶところの) のアーカイブを許可していません。すべてのタスク リストを削除すると、To Do から完全に削除されます。
  

Todoist は、タスク リスト用のより包括的な機能セットを提供しますが、よりシンプルなものが必要な場合は、To Do の方が合理的です。

タスクの作成

どちらのアプリにも、いくつかの標準的なタスク作成機能があります。たとえば、どちらもサブタスクを作成でき、リマインダー、期日、担当者を追加するオプションを提供します。

ただし、多くの違いもあります。

• サブタスク:両方のアプリにサブタスクを追加できます。 To Do ではサブタスクを「ステップ」と呼びます。違いは、Todoist ではサブタスク内にサブタスクを追加できるのに対し、To Do ではそれができないことです。
  
• セクション:Todoist では、同じプロジェクト内にセクションを作成できます。つまり、同じプロジェクト内であっても、特定の基準に基づいてタスクをグループ化できます。 Microsoft To do では、プロジェクト内に個別のタスクのみを追加できます。
  

• リマインダー:タスクの作成時に両方のアプリでリマインダーを利用できます。ただし、Todoist のリマインダー機能にアクセスできるのは、Pro または Business プランのサブスクリプションを持つユーザーのみです。無料版を使用している場合、リマインダーを設定する方法はありません。
  

• 定期的な期日:To Do では、「繰り返し」タスクを設定できるため、作業がシンプルになります。ただし、Todoist はさらに一歩進んで、自然言語解析を使用して定期的な期限を設定します。たとえば、タスクを作成するときに、名前フィールドに「毎週月曜日にネイトにチェックインすることを通知する」と入力してみると、Todoist が定期的な期限を自動的に設定します。
  

これらの違いに加えて、Todoist には To Do アプリにはない追加機能もいくつか用意されています。

• 優先順位付け:Todoist アプリではすべてのタスクに優先順位を設定できますが、To Do にはそのようなオプションはありません。
  
• コメントとリアクション:Todoist は、コメントやリアクションなどのさまざまな共同作業機能を提供します。コメントセクションでチームメイトをタグ付けして、情報を交換したり最新情報を共有したりできます。
  
• タスク アクティビティ:すべてのタスクのアクティビティ ログを表示できるため、ワークフローを効率的に監視および監査できます。
  

タスクビュー

タスク ビューは、特に複雑なワークフローを管理したいユーザーにとって不可欠な機能の 1 つです。

To Do アプリは通常、プロジェクト管理アプリほど多くのタスク ビューを提供しませんが、ユーザーは To Do アプリに少なくともカンバン ボードを期待しています。

残念ながら、Microsoft To Do には、標準的なリスト以外のビューは提供されていません。一方、Todoist はリスト ビューとボード ビューの両方を提供します。

Todoist のカンバン ボード ビューは、Trello などのカンバン ボード ベースのプロジェクト管理アプリと同じように使用でき、ワークフローの各ステージの列を作成し、各ステージの完了に合わせてカードが移動します。

その他の機能

Microsoft To Do が提供するほぼすべてをカバーしました。残念ながら、To Do には注目すべき追加機能はありません (統合を除く)。ただし、Todoist を使用すると追加の特典がいくつか得られます。

• カルマ ポイント:このアプリは、カルマを使用してユーザーの生産性をゲーム化します。 Todoist の [生産性] セクションに移動すると、目標を作成するオプションが表示されます。特定の数の毎日または毎週のタスクを作成する目標を設定できます。
  

タスクを完了して目標を達成すると、カルマ ポイントを獲得できます。 Todoist のウェブサイトでカルマ ポイントがどのように機能するかをご覧ください。

• 統合:統合は Todoist の最も強力な機能の 1 つです。 Todoist は、Gmail、Chrome、Google カレンダー、Outlook、Zapier など、ほぼすべてのアプリと統合できます。 Apiway などの統合を使用して、リストにないアプリと統合することもできます。
  

Microsoft To Do でさえ、Google カレンダーや Office 365 スイートなどのアプリとの統合を提供しています。ただし、選択肢は Todoist に比べてかなり少ないです。 Zapier などのツールを使用して、To Do や Todoist をさらに多くのアプリと統合できることにも注目してください。

• アラート スタイル:各アクティビティの Todoist アラートについての通知方法をカスタマイズできます。たとえば、あなたがマネージャーの場合、共同作業者がプロジェクトに参加したりプロジェクトから離脱したりするたびに電子メール通知を受け取りたくないかもしれませんが、タスクが完了したときに通知を受け取りたいと思うかもしれません。
  

• テンプレート:Todoist のテンプレート ライブラリからすぐに使用できるテンプレートをインポートすることで、プロジェクトをすばやく作成できます。個人的なプロジェクトから従業員のオンボーディングまで、思いつく限りのほぼすべてのプロジェクトのテンプレートがライブラリにあります。
  
• 自動バックアップ:無料プランでは自動バックアップは利用できません。有料プランを利用している場合は、すべてのデータをクラウドにバックアップできます。
  

このセクションにリストされている機能はいずれも Microsoft To Do では利用できないため、Todoist はビジネスなどのヘビーデューティ ユーザーに適しています。

デバイスの互換性

Microsoft To Do と Todoist はクロスプラットフォーム アプリですが、Todoist は To Do よりも多くのデバイスで実行されます。

To Do は、Windows、Mac、Android、iOS、および Web 上で使用できます。 Todoist は、Linux、Wear OS、Apple Watch を含むすべてのプラットフォームで利用できます。

モバイル アプリに加えて、iPhone、iPad、または Android デバイスに Todoist ウィジェットを追加できます。

Todoist では、Gmail アドオン、Gmail 拡張機能、Outlook プラグインを介してメールから直接タスクを作成することもできます。 Todoist はブラウザから使用することもできます。Todoist には Chrome、Edge、Firefox、Safari の拡張機能が含まれています。

価格

Microsoft To Do は完全に無料です。 Todoist には無料プランがありますが、一部の機能は Pro プランと Business プランでロックされています。無料プランでは、最大 5 つのアクティブなプロジェクト、プロジェクトごとに 5 人の共同編集者、最大 5 MB のファイルのアップロード、3 つのフィルタ、および 1 週間のアクティビティ履歴のみが許可されます。

無料版は個人使用には問題ありませんが、ビジネス ユーザーはほぼ確実に有料プランのいずれかを取得することになります。

Todoist のプロ プランは月額 4 ドルですが、ビジネス プランは年間支払いの場合、月額 6 ドルです。

どちらのアプリにもそれぞれのユースケースがあります。

Microsoft To Do は、単に個人的なタスクに GTD (Getting Things Done) アプローチを使用したい場合に最適です。 Todoist の豊富な機能を利用して食料品の買い物リストを必要以上に複雑にする必要はありません。

チームメイトにタグを付けてタスクで共同作業したり、他のビジネス アプリと統合したりするなど、タスクを作成して完了する機能以上のものを探している場合は、Todoist を検討してみてはいかがでしょうか。

Asana のような本格的なプロジェクト管理アプリが必要ない場合に最適です。ビジネス タスクやコラボレーションを処理するのに十分強力なものです。