Todoist vs Microsoft To Do:あなたのワークフローに最適なタスク管理アプリの選び方

リモートワークが一般化するにつれ、ToDoリストアプリは欠かせない存在になりつつあります。複数のクライアントと複数のプロジェクトを同時に抱えていると、どうしても物事を忘れやすくなるため、タスク管理アプリへの需要は高まっています。

タスクの見落としは、時間やお金といった形で大きな損失につながることが少なくありません。また、日常的な個人タスクにも役立ちます。例えば、免許の更新や課題の提出などのリマインダーが必要な場合、タスク管理アプリが期限が近づいたタイミングで通知してくれるのです。

しかし問題は、市場にあまりにも多くのToDoリストアプリが溢れていることです。この記事では、中でも人気の高い2つのアプリ「Todoist」と「Microsoft To Do」を徹底的に比較し、それぞれの違いを解説します。

機能と操作性の比較

それぞれのアプリには、独自の特徴があります。

Microsoft To Doはシンプルさを重視した設計です。2015年にWunderlistを買収した後、マイクロソフトはそれをMicrosoft To Doへと置き換えました。当初はより多機能なアプリを開発する計画でしたが、結果的には基本機能のみを備えたシンプルなアプリとなりました。

一方のTodoistは、より幅広い機能を備えており、ビジネス用途に適しています。

インターフェースに関しては、両者とも左側にセクションを切り替えるためのサイドバー、右側にタスク一覧を表示するペインという、よく似た構成を採用しています。

タスクリスト

Microsoft To Doには、タスクを絞り込むためのフィルターが複数用意されています。

• My Day(1日):今日実行したいタスクを手動で追加できるスマートリストです。当日中に完了できなかったタスクは、夜にリストが自動的にリセットされる際に通常のタスクリストへ保存され、翌日「My Day」の候補として提案されます。
  
• Important(重要):重要マーク(タスク名の横の星アイコン)を付けたタスクがここに表示されます。
  
• Planned(予定):期限日やリマインダーが設定されているタスクが表示されます。
  
• Assigned to me(自分に割り当て済み):複数タスクを含むプロジェクトでチームメイトと協働する際、自分に割り当てられたすべてのタスクがここに集まります。
  
• Tasks(タスク):すべてのタスクが表示される場所です。
  

サイドバー右下のアイコンをクリックすれば、新しいタスクリストの追加や、タスクリストのグループ化も可能です。全体的にとても直感的でシンプルなユーザーインターフェースです。

次に、Todoistの仕組みと比較してみましょう。

Todoistでは、より多くのことが実現できます。

Todoistのサイドバーは、Microsoft To Doのようにタスクフィルターで分割されていません。Todoistのサイドバーに表示される項目は以下の通りです。

• Inbox(受信箱):特定のプロジェクトに属さない自分が作成したタスクと、自分に割り当てられたタスクがここに表示されます。
  
• Today(今日):今日が期限のタスクと期限切れのタスクが表示されます。
  
• Upcoming(近日予定):日付順にタスクが一覧表示され、期限切れのタスクは上部に表示されます。
  
• Filters and Labels(フィルターとラベル):優先度やラベルなどの条件でタスクを絞り込めます。Microsoft To Doとは異なり、Todoistにはフィルタリング専用のセクションが独立しており、複数の機能がサイドバーに集約されているため、利便性が高まっています。
  

• Projects(プロジェクト):タスクはそれぞれのプロジェクト配下に整理されて表示され、アーカイブ済みのプロジェクトにもアクセスできます。なお、Microsoft To Doではプロジェクト(To Doでは「タスクリスト」と呼ばれます)のアーカイブはできず、削除すると完全に失われますので注意が必要です。
  

タスクリスト機能についてはTodoistの方が充実していますが、シンプルさを求めるならTo Doの方が理にかなっています。

タスク作成

どちらのアプリにも、標準的なタスク作成機能が備わっています。例えば、サブタスクの作成や、リマインダー・期限日の追加、担当者の割り当てなどは両方で可能です。

しかし、細部には多くの違いがあります。

• サブタスク:両アプリともサブタスクを追加できます。To Doではサブタスクを「ステップ」と呼びます。決定的な違いは、Todoistはサブタスクの中にさらにサブタスク(ネスト)を作れるのに対し、To Doではできないという点です。
  
• セクション:Todoistは同じプロジェクト内にセクションを作成できるため、同一プロジェクト内でも特定の基準に沿ってタスクをグループ化できます。Microsoft To Doでは、プロジェクト内に個々のタスクを追加することしかできません。
  

• リマインダー:タスク作成時のリマインダー設定自体は両アプリで可能ですが、Todoistの場合、ProプランまたはBusinessプランの契約者に限定されます。無料版ではリマインダーを一切設定できない点には注意しましょう。
  

• 繰り返し期限日:To Doは「繰り返し」を指定するだけのシンプルな方式です。一方、Todoistはさらに一歩進んで、自然言語解析(NLP)による繰り返し期限の設定に対応しています。例えば、タスク名の入力欄に「毎週月曜日にNateの状況を確認する」と入力すると、Todoistが自動的に繰り返し期限を認識して設定してくれます。
  

こうした違いに加え、TodoistにはTo Doアプリには存在しない追加機能もあります。

• 優先度設定:Todoistではタスクごとに優先度を設定できますが、To Doにはそのオプションがありません。
  
• コメントとリアクション:Todoistはコメントやリアクションなど、多彩なコラボレーション機能を提供しています。コメント欄でチームメイトをメンションし、情報交換や進捗の共有が可能です。
  
• タスクアクティビティ:すべてのタスクのアクティビティログを確認できるため、ワークフローの監視や監査を効率的に行えます。
  

タスクビュー

タスクビューは、特に複雑なワークフローを管理したいユーザーにとって不可欠な機能です。

一般的にToDoアプリは、本格的なプロジェクト管理ツールほど多くのビューを提供しませんが、それでも最低限カンバンボードくらいは備えていてほしいところです。

残念ながら、Microsoft To Doはプレーンなリスト形式しか用意されていません。一方、Todoistはリストビューとボード(カンバン)ビューの両方をサポートしています。

Todoistのカンバンボードビューは、Trelloのようなカンバンボード型プロジェクト管理アプリと同じ感覚で使えます。ワークフローの各段階に対応する列を作成し、カードがステップを完了するごとに移動させていくイメージです。

その他の機能

Microsoft To Doの機能はほぼ網羅しました。残念ながら、To Doには(外部連携を除けば)特筆すべき追加機能がありません。一方、Todoistにはさらにお得な機能が揃っています。

• カルマポイント:Todoistは「カルマ(Karma)」によって生産性をゲーム化しています。「生産性」セクションを開くと目標設定のオプションがあり、1日または1週間に完了させるタスク数の目標を設定できます。
  

タスクを完了して目標を達成するたびに、カルマポイントが貯まっていきます。詳細はTodoist公式サイトをご確認ください。

• 外部連携:連携機能はTodoistの最も強力な武器の一つです。Gmail、Chrome、Googleカレンダー、Outlook、Zapierなど、ほぼあらゆるアプリと統合できます。Apiwayのような連携ツールを併用すれば、リストにないアプリとも接続可能です。
  

もちろん、Microsoft To DoにもGoogleカレンダーやOffice 365スイートとの連携機能はあります。ただし、選択肢はTodoistよりかなり少なくなります。また、Zapierのようなツールを使えば、To DoやTodoistをさらに多くのアプリとつなげられる点も覚えておくと良いでしょう。

• アラートスタイルのカスタマイズ:Todoistでは、アクティビティごとに通知方法を細かく調整できます。例えば管理者であれば、共同作業者がプロジェクトに参加・退出するたびのメール通知は不要でも、タスク完了時には通知を受け取りたい、といった柔軟な設定が可能です。
  

• テンプレート:Todoistのテンプレートライブラリからすぐに使えるテンプレートを読み込み、素早くプロジェクトを立ち上げられます。個人プロジェクトから社員のオンボーディングまで、思いつくほとんどのプロジェクトに対応するテンプレートが揃っています。
  
• 自動バックアップ:自動バックアップは無料プランでは利用できません。有料プランに加入していれば、すべてのデータをクラウドへバックアップできます。
  

このセクションで挙げた機能は、いずれもMicrosoft To Doには搭載されていません。まさにそこが、ビジネスなどのヘビーユーザーにとってTodoistがより適している理由です。

デバイス対応

Microsoft To DoとTodoistはどちらもクロスプラットフォーム対応のアプリですが、Todoistの方がより多くのデバイスで動作します。

To DoはWindows、Mac、Android、iOS、Webで利用できます。一方、TodoistはLinux、Wear OS、Apple Watchを含むすべての主要プラットフォームで利用可能です。

モバイルアプリに加えて、iPhone、iPad、Android端末にはTodoistウィジェットを追加することもできます。

さらにTodoistは、Gmailアドオン、Gmail拡張機能、Outlookプラグインを通じて、メールから直接タスクを作成できます。ブラウザからの利用にも対応しており、Chrome、Edge、Firefox、Safari向けの拡張機能が提供されています。

料金プラン

Microsoft To Doは完全無料で利用できます。Todoistにも無料プランはありますが、一部の機能はProおよびBusinessプランでロックされています。無料プランでは、アクティブなプロジェクトは最大5件、プロジェクトごとの共同作業者は5人まで、ファイルアップロードは5MBまで、フィルターは3個まで、アクティビティ履歴は1週間までという制限があります。

無料版でも個人利用には十分ですが、ビジネスユーザーはほぼ確実に有料プランを検討することになるでしょう。

TodoistのProプランは月額4ドル、Businessプランは月額6ドルです(年間一括払いの場合)。

結局のところ、どちらのアプリにも得意な用途があります。

Microsoft To Doが理想なのは、個人のタスクにGTD(Getting Things Done)の手法を気軽に取り入れたい場合です。買い物リストを作るだけなら、Todoistの長大な機能リストは過剰でしょう。

一方、チームメイトをメンションしてタスク上で協働したり、他のビジネスアプリと連携したりするなど、「タスクの作成と完了」以上のことを求めるなら、Todoistが有力な候補になります。

Asanaのような本格的なプロジェクト管理アプリほど大掛かりなものは必要ないけれど、ビジネスのタスク管理とコラボレーションに十分耐えうるパワーは欲しい――そんなニーズに、Todoistはぴったりはまる選択肢と言えるでしょう。