ONLYOFFICE Workspace Cloud 徹底レビュー：安全なオンラインコラボレーションを実現する統合オフィススイート

クラウド型の生産性向上ツールは数多く存在しますが、必ずしも使いやすいとは限らず、セキュリティ面に不安を感じることも少なくありません。さらに、アプリ同士が独立して動作し、1つのダッシュボードからすべてにアクセスできないケースも珍しくありません。ONLYOFFICE Workspace Cloudは、こうした課題を解決すべく、チームでのコラボレーションはもちろん、在宅勤務の個人ユーザーにも最適な完全オンラインオフィススイートを提供しています。今回は実際にONLYOFFICE Workspace Cloudを試用し、その実力を詳しくレビューしました。

本記事はスポンサー提供記事であり、ONLYOFFICEの支援によって作成されました。ただし、記事の内容および意見は編集の独立性を保った著者自身のものであり、スポンサーの意向によるものではありません。

ONLYOFFICEの概要

最初は搭載機能の多さに圧倒されるかもしれませんが、どれも直感的に設計されているため、すぐに使いこなせるようになります。Google WorkspaceやMicrosoft 365を使った経験がある方なら、操作感に馴染みを覚えるはずです。しかし筆者が実際に使ってみたところ、ONLYOFFICEの方がより高速で、全体的により直感的かつ使いやすいと感じました。

各機能やモジュールについては後ほど詳しく紹介しますが、まずはこのオンラインコラボレーション＆生産性スイートで何ができるのか、その概要を見てみましょう。

• ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーション対応のリアルタイム共同編集エディター
• プロジェクト管理と共有
• CRM（顧客関係管理）
• メール
• チャット／メッセージング
• コミュニティツール（ブログ、イベント、Wiki、フォーラムなど）
• カレンダー
• セキュリティ管理機能
• マルチプラットフォーム対応（Windows、macOS、Linux、Android、iOS）

チームが円滑に連携するために必要な機能がすべて揃っており、1つのダッシュボードからまとめてアクセスできるのが大きな強みです。機能間の切り替えがいかにスムーズで、全体がいかに有機的に連携しているかには、正直驚かされました。

使い勝手抜群のダッシュボード

ONLYOFFICE Workspace Cloudの気に入った点を挙げればきりがありませんが、筆者が特に気に入ったのはダッシュボードです。あらゆる機能が1か所に集約されているのに、ごちゃごちゃとした複雑な印象は一切ありません。

アカウントを作成すると、同時に自分専用のサブドメインも発行されます。他のユーザーをそのドメインに招待すれば、組織専用のスペースで全員が作業できるようになります。ログインもこのドメインを使用します。例として、筆者はレビュー用に crystalMTEtest.onlyoffice.com を作成しました。

初回ログイン時にはメインダッシュボードが表示され、数秒で作業を始められる環境が整います。

「Choose menu」を使えば、さまざまなアプリへ素早くジャンプすることも可能です。ご覧のとおり、大きなアイコンと分かりやすいデザインで、説明を読む必要さえありません。

たとえばDocumentsなどのモジュールに入ると、そのモジュールの操作項目が画面の側にきれいに整理されて表示され、いつでもメニューから別のモジュールへ移動できます。

どんな作業をしていても、ナビゲーションは常にシンプルです。チームメンバーが短期間で習得できるツールをお探しなら、ONLYOFFICEは有力な候補になるでしょう。

ドキュメントの作成と活用

総じて、ドキュメントの作成・編集・活用の流れはGoogleやMicrosoftの製品と似ており、違和感なく操作できるレイアウトになっています。しかも保存速度はかなり速く感じられました。保存形式について言うと、.docx や .xlsx といった最新のMicrosoft形式に対応しているほか、PDF、OpenDocument形式、そしてファイルタイプ固有の形式にも保存可能です。たとえば、スプレッドシートは .csv 形式で、ドキュメントは .rtf 形式で書き出せます。

筆者のクライアントの中には、古いMicrosoft形式である .doc や .xls での保存・共有・送信を希望する方も多くいます。これらの旧形式への対応はぜひとも望みたいところですが、それは軽微な不満にとどまります。それよりも、Googleが苦手とするMicrosoft形式への変換精度において、ONLYOFFICEが格段に優れた互換性を持っている点は高く評価できます。

作成できるのはドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの3種類です。作成したファイルはすべてDocumentsモジュールに一覧表示され、すぐにアクセスできます。また、各インターフェースは「探す」時間ではなく「作る」作業に集中できるよう、丁寧に設計されています。

スプレッドシートのクイックアクセスメニューも非常に便利でした。

PowerPointを使った経験があれば、プレゼンテーション機能も難なく扱えるでしょう。

何より嬉しいのは、これらすべてのエディターでリアルタイムの共同編集が可能な点です。ファイルを行き来させて共有する必要はもうありません。

各種モジュールを詳しく見る

Documentsモジュールだけでも十分に高性能ですが、それはONLYOFFICE Workspace Cloudのほんの入り口にすぎません。チームにはコミュニケーションツールやカレンダーなども必要だからです。

Projectsモジュールは、業務を一元管理するのに役立ちます。タスクの設定、ドキュメントの添付、マイルストーンの設定、進捗のグラフ化まで行え、ユーザーをプロジェクトに割り当てれば、各自が「やるべきこと」と「完了済みのタスク」を即座に把握できます。

プロジェクトテンプレートを利用すれば、さらに素早く立ち上げられます。個人的に好印象だったのは、タイムトラッキング機能、レポート機能、そしてガントチャートの搭載です。これにより、プロジェクト管理が基本的なレベルから、はるかに効率的で実践的なものへと進化します。

Calendarモジュールでは、色分けによってタスクやToDoを視覚的に管理できます。プロジェクトごとの締め切りがひと目でわかり、顧客への連絡先情報、今後のイベント、誕生日などの詳細も確認できます。

内蔵のメール、チャット、コミュニティツールのおかげで、コミュニケーションも非常に簡単です。Emailモジュールはシンプルながら、受信トレイの管理に必要な機能をすべて備えています。

内蔵CRMモジュールの充実ぶりには嬉しい驚きがありました。手入力のほか、フォームやスプレッドシート経由でも新規連絡先を追加でき、売上の追跡、連絡先リマインダー設定など、顧客管理に必要な機能が一通り揃っています。

Talkを使えば、Webベースのチャットクライアントで手軽に会話を始められます。グループ内の連絡先は自動的に追加されるため、手間は一切かかりません。

Communityモジュールは社内掲示板のような役割を果たし、コラボレーションと交流を促進します。ブログ、フォーラム、お知らせ、イベントなど、必要なものはほぼすべて追加可能です。

規模を問わず、あらゆるチームのためのフルコラボレーションスイートと言えます。これ以上何を求めるのか、というくらい完成度が高いのです。

設定とセキュリティ

当然ながら、設定を自由にカスタマイズでき、コミュニケーションやドキュメントの安全性を確保できなければ意味がありません。ONLYOFFICEでは、必要な設定がすべて1か所にまとめられており、管理が驚くほど簡単です。

主な設定項目は以下のとおりです。

• 自社ブランドによるポータルのカスタマイズ、使用するモジュールの選択
• セキュリティアクセスレベル、信頼済みドメイン、2要素認証（2FA）、パスワードポリシー、監査証跡、ログイン履歴の設定
• ポータルをより近いサーバーへの移行
• バックアップの設定（自動・手動の両方に対応）
• SNSやDocuSignなどのサードパーティアプリとの連携設定

セキュリティとプライバシーはONLYOFFICEにとって最優先事項です。クラウド版を利用することもできますが、ファイルや通信を最大限に管理したい場合は、セルフホスト版を選択できます。AES-256-CBC + HMAC-SHA256、AES-256-CBC、JWT、HTTPS、ドキュメント権限リクエストなどを採用し、より安全なポータル運用が可能です。

豊富な料金プラン

ONLYOFFICE Workspace Cloudには、ニーズに合わせて選べる3つのクラウドプランが用意されています。

• Startup：5ユーザーまで無料。ただし、1ポータルあたり2GBのストレージなど、一部機能に制限あり
• Business：月額$5/ユーザーから。ほぼすべての機能と、1ユーザーあたり100GBのストレージを提供
• VIP：月額$8/ユーザーから。すべての機能と、1ユーザーあたり250GBのストレージを提供

非営利団体や学校の場合、公式サイトの専用フォームから申し込むことで、無料のクラウドオフィスを利用できます。

また、Businessプランを30日間無料でトライアルすることも可能です。契約前に自社に合うかどうかを見極める絶好の機会となるでしょう。

まとめ

ONLYOFFICE Workspace Cloudは、ビジネスに必要な生産性ツールを単一プラットフォームに凝縮したサービスです。シンプルなナビゲーションと整理された包括的なダッシュボードにより、すべての機能に容易にアクセスできます。価格はGoogle WorkspaceやMicrosoft 365よりも安価で、料金体系もはるかにシンプルです。豊富な機能と堅牢なセキュリティオプションを兼ね備えており、両サービスに対する強力な競合相手と言えるでしょう。

旧Officeファイル形式への対応をぜひとも実現してほしいところですが、ONLYOFFICEは幅広い互換性を持ち、馴染みのあるインターフェースによって導入後の習得も速やかに進みます。さらに、各モジュール間のリアルタイムコラボレーションにより、リモート環境下でもチームは円滑にコミュニケーションを取り、効率よく協働できます。

加えて、クラウド利用と自社ホスティングのどちらを選択できる点も大きなメリットです。ONLYOFFICE Workspaceは、どちらのバージョンでも同じ機能をすべて利用できます。まずは無料トライアルに登録して、ONLYOFFICE Workspace Cloudをぜひ体験してみてください。