Trelloで生産性を最大化する6つの活用テクニック

Trelloは、無限に広がるプロジェクトボードとして捉えることができます。ボードを作成すると、その中にリスト(タブ)を配置し、リストの中にはカードを追加していきます。カードには、ToDoリスト、ドキュメントの添付ファイル、写真、締め切り日など、ほぼあらゆる情報を格納できます。言葉だけではイメージしづらいかもしれませんが、実際に画面で見ればすぐに理解できるはずです。

通知機能、ドラッグ&ドロップによる直感的な整理、色分けなど実用的な機能を備えたTrelloは、職場の生産性向上ツールとして多くの人に愛用されています。この記事では、Trelloを使いこなすための6つのヒントを紹介します。締め切りを守り、上司からの評価もぐっと高めましょう。

1. プロジェクトの負荷を管理する

シンプルなドラッグ&ドロップ操作により、Trelloでは視覚的にわかりやすい形でプロジェクトを整理できます。抱えているプロジェクトが多いときこそ、Trelloを活用してすべての進行状況を把握しましょう。

進行中のプロジェクトを色分けしたリストにまとめ、重要度順に並べ替えます。移動可能なカードを使えば、ToDoリストの中で優先すべきタスクを明確化したり、他のチームメンバーに委任したプロジェクトの締め切りをモニタリングしたりすることも簡単です。

ボード、リスト、カードの数に制限はないため、自分に合った管理システムを自由に構築できます。

2. 作業時間を自動的に記録する

タイムトラッキングは、給与計算を行う経理担当者だけのものではありません。自分の生産性を可視化し、オフィスでの時間を最大限に活かすための手段でもあります。

ノートやスプレッドシートでの手作業による記録は面倒で、1日でも忘れてしまうと記録が途切れてしまいます。Trelloなら、完了したタスクを視覚的に追跡しながら作業時間を記録できます。

1日の終わりに自問してみてください。今日やるべきことを達成できたのか、それとも無駄な作業に気を取られていたのか。こうした振り返りが、次の日への改善につながります。

3. 繰り返しタスクを設定する

定期的に発生するタスクはありませんか?例えば、毎週金曜日の午後3時に長年のクライアントとの定例ミーティングがある、あるいは毎月1回チームでランチミーティングを開いて情報共有する、といったケースです。

Trelloでは、毎日・毎週・毎月と繰り返されるカードを作成できます。ToDoリストを自動化することで、時間と手間を大幅に節約可能です。

さらに通知機能でリマインダーを設定すれば、大切な予定に遅れることなく対応できます。

4. 週間計画を立てる

生産性を維持している人の多くは、週単位で計画を立てています。まず完了すべきタスクを書き出し、それを曜日ごとに割り振っていきましょう。ドラッグ&ドロップ操作でカスタムスケジュールを簡単に作成でき、予定が変わってもクリックひとつでToDoリストを修正できます。

生産性を高めるコツは、最も気が重いタスクを朝一番に移動させること。やりたくない作業を後回しにすると、先延ばし癖がつきやすくなるからです。

5. チームメンバーの業務を追跡する

Trelloは、チームのスケジュール管理にも活用できます。色分けやドキュメント共有機能を使えば、複数人での協働作業もスムーズに計画できます。誰かが病欠したり勤務時間の調整が必要になったりしても、タスクを他のメンバーのスケジュールへ簡単に移動できます。

直属の部下を管理するためのボードを作成し、従業員ごとに個別のリストを用意しましょう。各リスト内には、そのメンバーが担当すべきタスクを配置します。

6. 他のツールと連携する

Trelloが競合ツールより優れている点は、数百種類のデジタルツールとの連携能力です。画面を何度も切り替えなくても、すべてのタスクを一元管理できるようになります。

ZapierやMicrosoft Flowなどの連携サービスを利用すれば、お気に入りの機能を追加できます。Google Drive、Twitter、Slack、Todoist、Microsoft Officeなど、Trelloと連携できるアプリは1,500以上あります。

Trelloで仕事の生産性を高めよう

職場の散らかった状態は、生産性を大きく損ないます。Trelloを使えば、ToDoリストのあらゆる側面をこれまで以上に簡単に整理・管理できます。

ドラッグ&ドロップ操作で変更も柔軟に行え、Google DriveやMicrosoft Officeなどのデジタルツールとの連携により、重要なタスクをすべて一箇所で完結できます。

職場の非効率に悩まされるのはもう終わりにしましょう。Trelloを活用して生産性を高め、上司だけでなく自分自身にも自信を持たせてください。

あなたはTrelloを使っていますか?他におすすめの活用術があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。TwitterやFacebookでも議論を続けましょう。

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