PowerPointプレゼン資料を軽量化する!ファイルサイズ削減の実践テクニック

PowerPointのプレゼンテーションには、画像や動画、GIFアニメーション、グラフなど、視覚的なコンテンツが大量に含まれることが一般的です。そのためファイルサイズが肥大化し、扱いづらくなりがちです。

大きなファイルはディスク容量を大きく消費するだけでなく、メール添付の容量制限にも引っかかりやすくなります。クラウドストレージにアップロードした場合でも、受信者が開く際に動作が遅くなることもあります。

PowerPointファイルを快適に動作させるには、ファイルサイズを適切に管理することが重要です。ここでは、不要なデータによるファイルの肥大化を防ぐためのさまざまな方法をご紹介します。

画像は外部エディターで編集する

PowerPointではスライド内の画像を直接編集できますが、この操作は余分なデータを追加してしまいます。たとえば、画像を白黒に変更しても、元のカラー画像のデータはファイル内に残ったままです。PowerPoint上で多くの画像を編集すると、無駄なデータがどんどん蓄積していきます。

代わりに、外部の画像編集ツールであらかじめ加工を行い、それからプレゼンテーションに挿入しましょう。オンラインで利用できる無料の画像エディターも多数あります。また、すべての画像を挿入した後に編集を行った場合は、編集中に生成された余分なデータをまとめて破棄するようPowerPointに指示できます。

1.「ファイル」→「情報」をクリックします。

2.「問題のチェック」をクリックします。

3.「ドキュメントの検査」を選択します。

4.「ドキュメントの検査」ウィンドウで、少なくとも以下の項目にチェックを入れます。

• コメント、履歴、バージョン、注釈
• 文書のプロパティと個人情報
• 表示されないコンテンツ
• 隠し文字

5.「検査」をクリックします。

6.検査が完了したら、「すべて削除」をクリックして、画像編集によって追加された余分な情報を取り除きます。

画像を圧縮する

画像はPowerPointのファイルサイズを大きく左右する要素なので、できるだけデータ量を抑えることが大切です。すべての画像を圧縮するか、あるいはサイズの大きいものだけを対象にしましょう。

1.「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。

2.ファイル形式のドロップダウンボックスの下にある「その他のオプション」をクリックします。

3.表示された「名前を付けて保存」ウィンドウで、「保存」ボタンの横にある「ツール」をクリックします。

4.「図の圧縮」を選択します。

5.「図の圧縮」ダイアログで、希望する解像度を選択します(画面での発表には150ppiが最適です)。「トリミングした部分を破棄する」にチェックが入っていることを確認してください(ただし、後でトリミング前の画像を復元する可能性がある場合はチェックを外しておきましょう)。

6.「OK」をクリックします。

特定の画像だけを圧縮したい場合は、以下の手順で行います。

1.圧縮したい画像をクリックして選択します。

2.リボンメニューの「図ツール」→「書式」タブを開き、「図の圧縮」をクリックします。

3.表示されたウィンドウで、選択肢の中から低めの解像度を選びます。

4.「トリミングした部分を破棄する」にチェックが入っていることを確認します。

5.「OK」をクリックします。

画像は「挿入」機能を使う

Ctrl+CとCtrl+Vによるコピーやドラッグ&ドロップで画像をスライドに貼り付けると、PowerPointが画像の形式をPNGやBMPに変換してしまうことがあります。これらの形式は、同じ画像のJPGよりもデータ量が大きくなります。

画像を挿入するときは、PowerPointメニューの「挿入」→「画像」オプションを使いましょう。

こうすることで画像は元の形式のまま保持され、余分なデータを節約できます。

フォントを埋め込まない

フォントの埋め込みとは、特殊なフォントを文書の一部としてプレゼンテーションに組み込む機能です。そのフォントがプレゼンのテーマにとって特に重要でない限り、標準フォントを使用し、フォントの埋め込みをオフにすることをおすすめします。

1.「ファイル」タブをクリックし、下部にある「オプション」を選択します。

2.オプション画面で「保存」タブを開き、「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックを外します。

3.「OK」をクリックします。

動画はリンクで挿入する

プレゼンテーションを他の人に送信しないのであれば、動画を埋め込む代わりにリンクとして挿入することで、大幅なデータ削減が可能です。「挿入」タブの「ビデオ」ボタンをクリックして、選択肢を確認してみてください。

メディアを圧縮する

最後に、プレゼンテーションのサイズを最大限に小さくしたい場合は、ファイルメニューからメディアファイルを圧縮しましょう。

1.「ファイル」→「情報」をクリックします。

2.「メディアのサイズとパフォーマンス」をクリックします。

3.選択肢の中から希望する画質を選びます。ほとんどのプレゼンテーションには「インターネット品質」で十分です。

4.画質を選択すると、圧縮が自動的に開始されます。

次にPowerPointプレゼンテーションを作成して共有する際は、これらの手順のいくつか(またはすべて)を実践して、ファイルサイズを抑えましょう。動作がよりスムーズになり、電子的な送信も格段に楽になります。