生産性を高めるためのSlack活用術12選｜知っておきたい便利ワザ

仕事では、毎日膨大なタスクをこなしている方が多いでしょう。それらすべてを頭の中で管理するのは簡単ではありません。そこで役立つのが、タスク管理や記憶の補助をしてくれる生産性向上アプリです。

しかし、わざわざ新しいソフトウェアを探してインストールしたくない方もいるはず。実は、Slackには生産性を高める機能が数多く備わっています。この記事では、今年の仕事の効率アップにつながる、Slackの便利なヒントとテクニックをご紹介します。

生産性を高めるためのSlack活用テクニック

Slackは昔から生産性向上を重視してきたツールです。ここでは、最近追加された新機能から、意外と知られていない隠れた機能まで幅広く紹介します。

1. Slackチャンネルを整理する

Slackでは誰でもチャンネルを作成できるため、ワークスペースが使っていないチャンネルや会話で雑然としてしまうことがあります。そうなると、必要なリンクや添付ファイルがどのチャンネルで共有されたのか思い出せないときなど、重要な情報を探すのに多くの時間を費やすことになりかねません。

チャンネルを整理する効果的な方法として、すべてのチャンネルを次の3つのカテゴリに分類するのがおすすめです。

• スター付きチャンネル: 最もよく使う重要なチャンネルにスターを付けましょう。進行中のプロジェクトについて話し合うチャンネルや、重要な情報やリンクを頻繁に確認するチャンネルが該当します。
• 通常のチャンネル: 重要度は高くないものの、時々開くチャンネル群です。
• ミュート済みチャンネル: 通知が多すぎるのにあまり使っていないチャンネルはありませんか?普段あまり確認しないチャンネルを見つけて、ミュート設定にしましょう。

チャンネルをミュートするには、Slackでそのチャンネルを開き、会話ヘッダーのチャンネル名を選択します。通知メニューを開いて「チャンネルをミュートする」を選択してください。

ミュートしたチャンネルは、チャンネルリストの下部にグレーアウトされた状態で表示されます。

2. Slackでリマインダーを設定する

Slackを使えば、自分や同僚向けのスマートなリマインダーを設定でき、プロジェクトの締め切りを見逃す心配がなくなります。

自分用のリマインダーを設定するには、メッセージウィンドウで「/remind me」と入力し、続けて内容と時刻を指定します。例:「/remind me to send an email at 2pm」(午後2時にメールを送信する)。

同僚向けのリマインダーも作成できます。メッセージウィンドウで「/remind @ユーザー名」と入力し、続けて内容と時刻を指定します。例:「/remind @Anya to send an email at 2 pm」。

チャンネル全体へのリマインダーを作成する場合は、対象のチャンネルを開き、「/remind #チャンネル名」に続けて内容と時刻を入力します。例:「/remind #general to send an email at 2 pm」。

3. 未読メッセージを一括で確認する

未読メッセージに素早くアクセスしたいときは、Slackの「All Unreads(すべての未読)」機能が便利です。

設定するには、Slackを開いて左側のサイドバーメニューから「その他(More)」を選択し、「All Unreads」を選びます。または、キーボードショートカットの「Ctrl+Shift+A」(Windows)または「Cmd+Shift+A」(Mac)を使えば、すべての未読メッセージを一覧表示できます。

4. Slackbotの自動応答を設定する

同じ質問への回答や質問を何度も繰り返しているなら、Slackbotの自動応答を設定することで時間を節約できます。

Slackbotは組み込みボットで、メッセージ内に特定のトリガーワードやフレーズが検出されると、自動的に応答を返してくれます。

カスタム応答を設定するには、画面左上のワークスペース名を選択し、「Administration(管理)」>「Customize(カスタマイズ)」の順に進みます。

「Customize Your Workspace」ウィンドウで「Slackbot」タブを選択し、「+ 新しい応答を追加」をクリックします。

左側の「When someone says(誰かが〜と言ったら)」ボックスにトリガーワードやフレーズを入力し、右側の「Slackbot responds(Slackbotの応答)」ボックスに返答内容を入力します。応答には、プレーンテキストのほか、リンク、画像、絵文字なども使用可能です。

5. 通知設定をカスタマイズする

Slackの通知は便利な反面、多すぎると逆に集中力を妨げてしまいます。幸い、Slackでは通知の種類や受信タイミングを細かくカスタマイズできます。

通知を管理するには、プロフィール画像を選択し、「Preferences(環境設定)」>「Notifications(通知)」の順に進みます。そこで受信したい通知を選択できます。

「すべての新着メッセージ」「ダイレクトメッセージ、メンション、キーワード」「なし」の中から選択しましょう。

また、特定の単語やフレーズがメンションされたときに通知を受け取ることも可能です。「My Keywords(自分のキーワード)」ボックスにキーワードを入力すると、この機能が有効になります。

さらに同じページで「通知スケジュール」を設定すれば、適切な時間帯だけ通知を受け取れるようになります。

6. Slack Connectで社外の人を招待する

Slack Connectは、自社以外の人をSlackチャンネルに招待できるサービスです。コミュニケーションのプライバシーとセキュリティはSlackが守ってくれるため安心ですし、複数のメッセンジャーを行き来する手間も省けます。

社外の人とダイレクトメッセージをやり取りしたいだけなら、無料プランでも利用可能です。Slack ConnectのDM招待状を送るには、新規メッセージを開始し、「To:」欄に相手のメールアドレスを入力します。

相手には招待を承認する期限として14日間が与えられます。

双方が有料プランを利用している場合は、共有チャンネルを作成してより効率的に連携することもできます。既存のチャンネル(#generalを除く)に外部の人を招待することも可能です。

チャンネルに誰かを招待するには、チャンネル名を選択し、「Settings(設定)」>「Slack Connect」>「Work With Another Company(他社と共同作業)」の順に進み、招待したい人のメールアドレスを入力して「Done(完了)」を選択します。

7. 文字装飾でコミュニケーションを分かりやすくする

文字装飾を活用すると、伝えたいことを明確に伝えやすくなります。Slackでは、メッセージ入力欄の書式ツールバーを使うか、各書式に対応した特殊記号を使うことで、簡単にメッセージを装飾できます。

Slackの文字装飾では、テキストを太字や斜体にしたり、取り消し線、引用ブロック、箇条書きリストや番号付きリストを使ったりできるほか、リンクやコード行をメッセージに挿入することもできます。

8. ショートカットキーを活用する

キーボードショートカットを使えば、作業を素早く完了でき、大幅な時間節約につながります。

Slackのショートカット一覧は、「Ctrl+/」(Windows)または「Cmd+/」(Mac)を押すことで確認できます。

9. 受信メールを管理する(有料プラン限定)

メールをSlackに送信できる機能は、すべての業務コミュニケーションを1つのプラットフォームに集約するのに役立ちます。ただし、別々に管理したいというユーザーもいます。有料プランのワークスペースのオーナーや管理者であれば、この機能を完全にコントロールでき、メンバーがチャンネル、DM、Slackbot宛てにメールを送信してSlackに投稿できるかどうかを決定できます。

受信メールを管理するには、まずワークスペースを選択し、「Settings & administration(設定と管理)」から「Workspace settings(ワークスペースの設定)」>「Incoming Emails(受信メール)」>「Expand(展開)」の順に進みます。そこで「受信メールを有効化」または「無効化」を選択できます。

10. メッセージのアクティビティを確認する(有料プラン限定)

Slackワークスペースをより効率的に運用したいなら、メッセージアクティビティの閲覧で収集できるデータを活用しましょう。この機能は、有料プランを利用するワークスペースのオーナーや管理者が利用できます。

メッセージアクティビティを表示するには、確認したいメッセージを見つけ、その横にある「三点リーダーアイコン」を選択し、「View message activity(メッセージアクティビティを表示)」を選びます。

これらの統計データは、お知らせや社内コミュニケーション施策の影響力を測定するのに役立ちます。

11. Slackの検索機能を使いこなす

大きなワークスペースに所属していて、Slackでの情報検索に苦労していませんか?デフォルトでは、Slackで検索するとワークスペース内の全チャンネル・全ユーザーのメッセージが結果に表示されます。しかし、Slackにはより効率的な検索方法がいくつか用意されています。

以下の検索演算子を使うと、より精度の高い検索結果が得られます。

• in: 特定のチャンネル内を検索したい場合 – 例:Test results in:#general
• from: 特定ユーザーのメッセージを閲覧したい場合 – 例:Test results from:@person
• has: 特定のキーワードを含むメッセージを探したい場合 – 例:Has: test results
• after:、before:、during: 特定期間のメッセージを検索したい場合 – 例:During: today

12. ワークフロービルダーを使い始める

最後にご紹介するのは、Slackで使える最高の生産性向上サービスの一つ、Workflow Builder(ワークフロービルダー)です。Workflow Builderは日常業務を自動化するためのツールセットで、手作業でタスクをこなす時間を削減できます。新規ユーザーへのウェルカムメッセージの送信でも、ドキュメントへの署名依頼でも、ワークフローのシンプルさや複雑さは自由に設計できます。

Workflow Builderを使い始めるには、ワークスペースを選択し、「Tools(ツール)」>「Workflow Builder」の順に進みます。自動化したいルーティンのタイプを選んで、最初のワークフロー作成を始めましょう。

Slackパワーユーザーを目指そう

Slackは単なるコミュニケーションプラットフォームと思われがちですが、実は強力な生産性向上アプリでもあります。アプリの使い方を熟知し、いくつかの隠れたヒントやテクニックを身につければ、誰でもパワーユーザーになれます。

Slackはあなたの生産性向上に役立っていますか?あなたのお気に入りのSlack活用術があれば、ぜひコメント欄でシェアしてください。