Googleスプレッドシートで「色」を基準にデータを並べ替え・フィルタリングする方法

2020年、GoogleはGoogleスプレッドシートに非常に便利な機能を追加しました。それが「色による並べ替え」と「色によるフィルタリング」です。

この機能はMicrosoft Excelでは以前から利用できていましたが、Googleスプレッドシートでも使えるようになったことで、Excelのシートをオンラインスプレッドシートへ移行しやすくなりました。

そもそも、なぜ色で並べ替えたりフィルタリングしたりする必要があるのでしょうか?たとえば、条件付き書式を設定しているケースを考えてみてください。色を基準にすれば、個々の数値ではなく、カテゴリーや優先度ごとにアラートやランキングを整理できるようになります。

Googleスプレッドシートで塗りつぶしの色順に並べ替える

ここでは、生徒の成績リストが入ったスプレッドシートを例に見ていきましょう。このスプレッドシートには条件付き書式が設定されており、各点数範囲に応じた色コードが自動的に割り当てられています。

このように書式設定されたシートでB列を基準に並べ替えると、成績はAからBの順に並びますが、どの点数ブロックがどの評価グループに属しているのかはひと目では分かりません。

これを解決するのに最適なのが「色による並べ替え」です。

手順は以下のとおりです。

1. メニューから「データ」を選択し、「フィルタビュー」→「新しいフィルタビューを作成」を選択します。

2. 「A」評価の成績をすべて一番上に表示したい場合は、緑色で並べ替えます。列上部のフィルタアイコンを選択し、「色で並べ替え」→「塗りつぶしの色」を選択して、基準にしたい色をクリックします。ここでは薄い緑色を選択します。

3. 選択した色のセルはグループ化され、リストの先頭に並べ替えられます。

お気づきかもしれませんが、すべての色で並べ替えられるわけではありません。これには理由があります。色自体には並べ替えの基準となる順序が存在しないためです。

ただし、列を数値順に並べ替えれば、色もそれぞれの数値範囲に従って自然に整理されます。Googleスプレッドシートで色順に並べ替える主な目的は、セルの書式設定(通常は条件付き書式に基づくもの)をもとに、大きなリストの中から特定のグループをすばやく識別することにあります。

Googleスプレッドシートで塗りつぶしの色別にフィルタリングする

色ごとにデータをグループ化するもう一つの方法が、フィルタ機能の活用です。現在のGoogleスプレッドシートでは、注目している色以外をすべて除外して表示することができます。

規模の大きいリストでは、関心のある項目だけをまとめて表示し、他のデータのノイズを取り除くのに非常に役立ちます。

手順は次のとおりです。列上部のフィルタアイコンを選択し、「色でフィルタ」→「塗りつぶしの色」を選択して、絞り込みたい色を選びます。ここでは薄い緑色です。

フィルタリングを実行すると、指定した列が選択した色になっている行だけが表示され、他の色の行はすべて画面から除外されます。

これは、分析の妨げになる不要なデータを取り除き、特定のデータグループに集中したいときに便利な方法です。

Googleスプレッドシートでの色による並べ替えやフィルタリングは、数値のみを基準にする操作よりも大まかなアプローチですが、データをカテゴリーやグループとして視覚的に捉えたい場合には、むしろ価値のある手法だと言えます。

Googleスプレッドシートで文字色順に並べ替える

セルの塗りつぶし色だけでなく、文字(フォント)の色を基準にした並べ替えやフィルタリングも可能です。活用場面は上記と同じですが、こちらはセルの色ではなく、文字色に対して条件付き書式を設定している場合に役立ちます。

文字色で並べ替える手順:

1. メニューから「データ」を選択し、「フィルタビュー」→「新しいフィルタビューを作成」を選択します。

2. 「A」評価の成績をすべて一番上に並べたい場合は、緑色の文字を基準に並べ替えます。列上部のフィルタアイコンを選択し、「色で並べ替え」→「テキストの色」を選択して、基準にしたい色をクリックします。ここでは濃い緑色です。

3. 選択した文字色の項目がグループ化され、リストの先頭に表示されます。

塗りつぶし色の場合と同様に、選択した文字色を持つ項目がすべてリストの先頭に集められ、その下の項目は元の状態のまま残ります。

これも、特定のデータグループやカテゴリーに集中するのに有効な方法です。ただし、実際に数値順に並べ替えたい場合は、通常どおりセルの内容(数値)を基準に並べ替える必要があります。

Googleスプレッドシートで文字色別にフィルタリングする

他の色のレコードを除外し、目的の色のグループだけを残して表示することもできます。長いリストから、探している範囲やカテゴリーに該当しない値を一括で取り除きたい場合に特に重宝します。

文字色でフィルタリングする手順:

1. メニューから「データ」を選択し、「フィルタビュー」→「新しいフィルタビューを作成」を選択します。

2. リストを「A」評価だけが表示されるように絞り込むには、緑色の文字を基準にフィルタリングします。列上部のフィルタアイコンを選択し、「色でフィルタ」→「テキストの色」を選択して、絞り込みたい色をクリックします。ここでは濃い緑色を選択します。

3. 選択した色の項目だけが先頭にグループ化されて表示され、他の文字色の項目は一切表示されなくなります。

特に長いリストを扱う際は、ノイズ(その他のデータ)を除去して、本当に必要なデータだけに集中できるため、この機能は非常に強力です。

まとめ:色を活用した並べ替え・フィルタリングでデータ整理を効率化

Googleスプレッドシートの色による並べ替え・フィルタリング機能を使うと、データをグループ単位で整理できます。通常の並べ替えやフィルタリングとは異なり、行単位ではなく行のブロック単位でデータを扱える点が特徴です。情報をブロックごとに分類・整理したいときに最適な方法と言えます。

条件付き書式で色分けされたデータを扱う機会が多い方は、この機能を正しく活用することで、作業効率が大きく向上するはずです。