Googleドキュメントで封筒に宛名印刷する方法｜Mail Mergeアドオンの使い方を解説

デジタル化が年々進む現代においても、郵便物は依然として重要なコミュニケーション手段です。特にビジネスシーンでは、封筒への宛名印刷を効率化できれば、作業時間を大幅に削減できます。Google Workspace（旧G Suite）には、封筒作成をスムーズに行うための便利なツールやアドオンが多数用意されています。

必要なものはプリンター、WindowsまたはMacのパソコン、Google Chromeなどのブラウザだけ。スマートフォンならiOS・Androidアプリでも同様の操作が可能です。

この記事では、Googleドキュメントを使って封筒に印刷する手順を詳しく解説します。

Googleドキュメントで封筒を印刷する方法

Googleドキュメントには、封筒を作成・印刷できるアドオンがいくつか存在します。本記事では、その中でも定番の「Mail Merge」アドオンを使用した手順をご紹介します。

注意： Mail Mergeの無料トライアルでは、最大30行までの差し込みを20回実行できます。

ステップ1：ドキュメントを開く

GoogleドキュメントのWebアプリ（またはスマートフォンアプリ）にアクセスし、「新規ドキュメント」を作成します。

ステップ2：Mail Mergeを開いて封筒サイズを選択

まだMail Mergeアドオンをインストールしていない場合は、以下の手順でインストールしてください。すでにインストール済みの方は手順5へ進んでください。

1. ツールバーの「拡張機能」をクリックし、「アドオン」＞「アドオンを取得」を選択します。

2. Googleドキュメントのアドオンメニューにある検索ボックスに「Mail Merge」と入力し、一覧からMail Mergeを選択します。

3. Mail Mergeアプリをクリックし、「インストール」を選択します。

4. 「続行」を選択し、アカウントを確認したうえで、Mail Mergeに必要な権限を付与します。

5. インストール完了後、「拡張機能」＞「Mail Merge」＞「Envelopes（封筒）」の順にクリックします。サイドバーからMail Mergeを選択して「Envelopes」を開くこともできます。

6. ポップアップが読み込まれるのを待ち、ドロップダウンメニューから封筒サイズを選択するか、カスタムページサイズを設定します。「保存」をクリックして確定しましょう。

注意： この方法で封筒テンプレートを作成できない場合は、「ファイル」＞「ページ設定」を選択してください。ここで用紙の向きや用紙サイズを設定してから次のステップに進めます。

ステップ3：封筒をカスタマイズする

次に、ドキュメントを編集して必要な項目を追加します。具体的には、宛先の住所や差出人住所（返信先住所）などを入力しましょう。通常のドキュメントと同じように、Googleドキュメントの編集ツールを使用できます。

ポイント： カスタムフォントや色、ロゴなどを加えることで、オリジナリティあふれる封筒に仕上げられます。

ステップ4：差し込みフィールドを追加する

メーリングリストをもとに複数の封筒を印刷する場合は、差し込みフィールドを活用しましょう。各封筒に個別に入力する代わりに、Googleドキュメントで封筒テンプレートを作成すれば、作業を大幅に効率化できます。手順は以下の通りです。

1. 「拡張機能」＞「Mail Merge」＞「Start（開始）」の順にクリックします。

2. 「Open Spreadsheet（スプレッドシートを開く）」を選択します。

3. 使用するGoogleスプレッドシートを選択します。ドロップダウンメニューに表示されない場合は、「Googleドライブ」を選択して検索ボックスでファイルを探しましょう。Microsoft Excelで作成したスプレッドシートも、Googleスプレッドシートに簡単に変換できます。

4. 差し込みフィールドを挿入したい位置にカーソルを置きます。「Merge Field（差し込みフィールド）」のドロップダウンから、追加したい項目（例：「受取人名」など）を選び、「Add（追加）」をクリックします。

5. 入力が完了したら、「Merge To（差し込み先）」のドロップダウンボックスで「Letters（レター）」を選択し、「Merge（差し込み）」をクリックします。

6. Mail Mergeが作成予定の封筒枚数を表示します。内容に問題がなければ「Yes」をクリックしてください。

7. スプレッドシートの値をもとに、封筒が自動的に生成されます。

ステップ5：新しいドキュメントを開いて印刷する

処理が完了したら、生成された封筒ドキュメントを開きましょう。新しく作成された封筒が一覧で表示されますので、レイアウトや内容に誤りがないか必ず確認してください。

問題がなければ、いよいよ印刷です。

1. 「ファイル」＞「印刷」を選択します。

2. 「詳細設定」を開き、用紙サイズなどの設定が正しいことを確認します。

3. 「印刷」を選択して完了です。

郵送作業がこれほど簡単に

このチュートリアルの手順を実践すれば、必要な枚数の封筒を簡単に印刷できるようになります。今回は最も人気があり知名度の高いGoogleドキュメントアドオンの一つであるMail Mergeを使用しましたが、無料トライアルを試してみて料金が高いと感じた場合は、無料で使える代替アドオンも複数ありますので、ご自身に合ったツールを探してみてください。