【保存版】Outlook・Outlook on the webで共有メールボックスを追加して使う方法

Office 365で共有メールボックスを作成し、デスクトップ版Outlookやブラウザ版のOutlook(Outlook on the web)からアクセスしたい方は、本記事の手順をご確認ください。ご存じのとおり、共有メールボックスは「sales@company.com」のような共通のメールアドレスを提供する機能で、グループのメンバーが順番に担当しながらメールの返信を行うことができます。さらに、共有メールボックスを利用すれば、グループメンバー間で同じ連絡先リストやカレンダーを共有し、予定の作成・管理もまとめて行えます。

本チュートリアルでは、OutlookデスクトップアプリおよびOutlook on the web(OWA)で共有メールボックスを追加・利用するための詳細な手順を解説します。

※通常、共有メールボックスを作成すると、アクセス権限を持つユーザーがOutlookを再起動した際に、自動的にデスクトップ版OutlookまたはOutlook on the webへ追加されます。本記事は、それが自動的に行われなかった場合のための手動追加方法を紹介するものです。

Outlookで共有メールボックスを手動で追加する方法

パート1:デスクトップ版Outlookで共有メールボックスを追加する

パート2:Outlook on the webで共有メールボックスを追加する

パート1:デスクトップ版OutlookでOffice 365の共有メールボックスにアクセスして使う方法

Outlookで共有メールボックスにアクセスするには、まず自分のアカウントにその共有メールボックスを追加する必要があります。手順は以下のとおりです。

1. 「ファイル」タブをクリックし、「アカウント設定」>「アカウント設定」を選択します。

2. 共有メールボックスへのアクセス権を持つメールアカウントを選択し、「変更」をクリックします。

3. 「詳細設定」をクリックします。

4. 「詳細設定」タブで「追加」をクリックします。

5. 共有メールボックスの名前またはメールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。

6. 「適用」「OK」をクリックし、続けて「次へ」「完了」をクリックしてアカウント設定画面を閉じます。

7. 以上で、共有メールボックスがOutlookのフォルダーウィンドウに自動的に表示されるようになります。

8. 共有メールボックスを使ってメールを送信・返信する場合は、メッセージの「差出人」フィールドに共有メールボックスの名前(メールアドレス)が表示されていることを必ず確認してください。

※メッセージ作成画面の上部に「差出人」フィールドが表示されない場合は、「オプション」>「差出人」を選択することで表示できます。

パート2:Outlook on the webでOffice 365の共有メールボックスにアクセスして使う方法

Outlook on the webで共有メールボックスにアクセスする場合も、まず自分のアカウントに共有メールボックスを追加する必要があります。手順は以下のとおりです。

1. Office 365アカウントにサインインし、Outlook on the webを開きます。
2. メインのメールボックス名(または「フォルダー」)を右クリックし、「共有フォルダーを追加」を選択します。

3. 共有メールボックスの名前またはメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。

4. 共有メールボックスが、フォルダーウィンドウ内のメインメールボックスの下に自動的に表示されます。

5. 共有メールボックスから最初のメッセージを送信するには、「新しいメッセージ」ボタンをクリックし、3点リーダー(...)メニューから「差出人を表示」を選択します。

6. 「差出人」フィールドに共有メールボックスの名前が表示されていることを確認し、受信者のアドレスと本文を入力します。入力が完了したら「送信」ボタンを押せば、共有メールボックスからの最初のメール送信は完了です。

以上で作業は完了です!このガイドがお役に立てたなら、ぜひコメントであなたの体験をお聞かせください。他の方の助けにもなるよう、いいねやシェアもよろしくお願いします。