Outlookのフォルダー構造だけを新しいデータファイル(PST)にコピーする方法

Outlookを使用していると、まっさらな新しいPSTデータファイルを作成しながら、従来のPSTファイルからフォルダー構造だけをそのまま引き継ぎたい場面があります。特に、現在のOutlookデータファイルが大きくなりすぎて動作が重い、管理やバックアップが難しいといった悩みを抱えている方にとって、この方法は非常に有効です。

この記事では、メールを一切移動させずに、フォルダー構造のみを新しい空のOutlook PSTファイルへコピーする手順を解説します。作業完了後は、新しいデータファイルをメール・カレンダー・連絡先などの既定の保存場所として利用できるようになります。

Outlookのフォルダー構造を新しいデータファイルへ移す手順

ステップ1:「アーカイブ」機能で新しいPSTファイルを作成する

既存のPSTファイルからフォルダー構造だけを新しいデータファイルに複製するには、Outlook標準の「アーカイブ」機能を使います。ポイントは、アーカイブ基準日を極端に過去に設定すること。こうすることでメールは1通も移動されず、フォルダー構造だけが新しいPSTファイル上に再現されます。

1. Outlookを起動し、お使いのバージョンに応じて次のメニューを開きます。

• Outlook 2007:ファイル → アーカイブ
• Outlook 2010 / 2013:ファイル → 情報 → クリーンアップ ツール → アーカイブ…
• Outlook 2016:ファイル → 情報 → ツール → 古いアイテムのクリーンアップ

2. アーカイブのオプション画面で、以下のように設定します。

1. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーをアーカイブする]を選択します。
2. アーカイブ対象として[個人用フォルダー]を選びます。
3. アーカイブ基準日を十分に過去の日付(例:1950年1月1日)に設定し、どのメールも移動されないようにします。
4. [参照]ボタンをクリックします。

5. 新しいOutlookデータファイルに分かりやすい名前を付けて(例:「OutlookNew.pst」)、[OK]をクリックします。
※このファイルが、最終的にOutlookの既定の保存場所となります。

6. 再度[OK]をクリックすると、アーカイブ処理が開始されます。

7. 処理が完了すると、[アーカイブ フォルダー]グループの下に、[個人用フォルダー]グループと同じフォルダー一覧が表示されているはずです。
※[アーカイブ フォルダー]が新しく作成されたPSTファイル(例:OutlookNew.pst)、[個人用フォルダー]が従来のPSTファイル(例:Outlook.pst)です。

8. Outlookを閉じ、次のステップへ進みます。

ステップ2:新しいPSTファイルを既定の保存場所に設定する

1. Windowsのコントロール パネルを開き、[表示方法:]を[小さいアイコン]に変更します。

2. [Mail (32 ビット)]を開きます。

3. [データ ファイル…]をクリックします。

4. [個人用フォルダー]をダブルクリックします。

5. 名前を「個人用フォルダー」から「個人用フォルダー OLD」に変更し、[OK]をクリックします。

6. 今度は[アーカイブ フォルダー]をダブルクリックします。
7. 名前を「個人用フォルダー」に変更して[OK]をクリックします。
8. 変更した「個人用フォルダー」を選択した状態で、[既定として設定]をクリックします。

9. 「メッセージの配信場所」に関する確認メッセージが表示されたら、[OK]をクリックします。

10. [閉じる]を2回クリックして、すべてのウィンドウを閉じます。

11. Outlookを起動します。
12. これで完了です!以降、新着メール・連絡先・カレンダー・タスクはすべて、新しい空のPSTファイル(例:OutlookNew.pst)である「個人用フォルダー」グループに保存されます。一方、これまで蓄積したデータ(メール・連絡先・カレンダー・タスク)は、古いPSTファイル(例:Outlook.pst)である「個人用フォルダー OLD」グループからいつでも参照できます。

以上で作業は完了です。このガイドがお役に立てたら、コメントで体験談をお聞かせください。他の方の助けにもなりますので、シェアにもご協力いただければ幸いです。