Microsoft Wordでラベルを作成・印刷する方法|単一ラベルから差し込み印刷まで徹底解説

ラベルとは、商品や物品に関する情報を記載した紙片のことです。用途は人や組織によってさまざまで、宛名シール、商品ラベル、在庫管理用ラベルなど幅広い場面で活用されています。こうしたラベルの作成と印刷には、一般的にMicrosoft Wordがよく使われます。しかし、「Wordでラベルを作る方法がよくわからない」という方も少なくありません。この記事では、Microsoft Wordを使ってラベルを作成・印刷する方法を、具体的な手順とともにわかりやすく解説します。

Microsoft Wordでのラベル作成・印刷の基本

Wordでラベルを作成する方法は複数あります。ラベルの印刷自体は通常のドキュメント印刷と変わりませんが、印刷前にページ上でラベルのサイズや配置を正しく設定しておくことが重要です。ここでは、初心者の方でも簡単に実践できる基本的な方法を2つ紹介します。

方法1:同じ宛先の単一ラベルを作成して印刷する

1枚だけのラベル、または同じ内容のラベルを1ページに繰り返し配置したい場合は、この方法が最も簡単です。作業を始める前に、使用するラベル用紙のメーカー(ベンダー)と製品番号を確認しておきましょう。以下の手順に従ってください。

1. デスクトップのショートカットをダブルクリックするか、Windowsの検索機能で検索して、Microsoft Wordを起動します。
2. 新しい文書を作成し、「差し込み文書」タブを開いて「ラベル」をクリックします。
3. ラベル設定のウィンドウが開きます。下部にある「オプション」をクリックしてください。
   ポイント: この段階で「1枚のラベル」か「同一ラベルのシート全体」かを選択できます。
4. ラベルのメーカー(ベンダー)を選択し、購入したラベル用紙の製品番号とサイズを一覧から選びます。リストに該当するサイズがない場合は、「新しいラベル」ボタンをクリックして、サイズを手動で登録することも可能です。
5. 「OK」を押してラベルオプションを確定します。続いて、ラベルウィンドウのテキストボックスに宛先(氏名・住所)を入力します。「シート全体に同じラベルを印刷」を選べば同じラベルが繰り返され、「1枚のラベル」では行と列を指定して任意の位置に印刷できます。
6. 「新しい文書」ボタンをクリックすると、入力した住所が反映された新しい文書が作成されます。
7. Ctrlキーを押しながらPキーを押して印刷画面を開き、「印刷」ボタンをクリックすれば完成です。

方法2:異なる宛先のラベルをまとめて作成・印刷する(差し込み印刷)

複数の異なる名前や住所のラベルを一度に作成したい場合は、Excelファイルと差し込み印刷機能を組み合わせます。Excelの表に入力された各行のデータが、それぞれ個別のラベルとして出力される仕組みです。以下の手順を試してみてください。

1. Microsoft Excelでスプレッドシートを作成し、氏名・住所・市区町村などの情報ごとに列を分けて入力します。作成したらファイルを保存してください。
2. Microsoft Wordを起動し、「差し込み文書」タブから「差し込み印刷の開始」をクリックして「ラベル」を選択します。
3. 使用しているラベルのメーカーと製品番号を選択し、「OK」をクリックします。
4. 「宛先の選択」をクリックし、「既存のリストを使用」を選択します。手順1で保存したExcelファイルを探して選択し、「開く」をクリックします。
5. テーブル(シート)を選択し、「データの先頭行を見出しとして使う」にチェックが入っていることを確認して「OK」を押します。
6. 「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、ラベルに表示したい列の情報(氏名、住所など)を挿入します。
   ポイント: 氏名・住所・市区町村の間にはスペースや改行を入れて、見やすいレイアウトに整えられます。
7. メニューの「ラベルの更新」ボタンをクリックすると、作成したパターンがシート上のすべてのラベルに一括適用されます。
8. 「結果のプレビュー」をクリックすると、Excelで作成した表のデータがすべてのレコードに反映された状態を事前確認できます。
9. 最後に、メニューの「完了とマージ」をクリックし、「個別のドキュメントの編集」を選択します。すべてのレコードが1つの新しい文書にマージされます。
10. Ctrlキーを押しながらPキーを押せば、作成したラベルを印刷できます。