【解決策】SharePointでWord文書の全ページが表示されないときの対処法

SharePointは、Microsoftが提供するチームで同じファイルを共同編集するためのソリューションです。非常に便利なツールですが、扱うドキュメントやファイルによっては、いくつかの問題が発生することがあります。その一つが、デスクトップ版のMicrosoft Wordでドキュメントを編集しようとした際に起こる問題です。オンライン版からドキュメントをダウンロードし、デスクトップアプリで開いて作業を行うと、この現象に遭遇することがあります。

具体的には、ドキュメントを開いても、オンライン版では確認できるはずのページがすべて表示されないという症状です。つまり、全体のページのうち一部しか見えず、ドキュメントの全文を読むことができません。この問題は、バージョンの非互換性など、いくつかの原因によって引き起こされる可能性があります。

考えられる原因

• バージョンの非互換性：最初に新しいバージョンのWordでドキュメントを作成・編集し、その後古いバージョンのWordで編集しようとすると、この問題が発生します。Mac環境で同様の問題に直面したユーザーからの報告もあります。この場合は、Wordを最新バージョンにアップデートすることで解決できる可能性があります。
• 変更履歴（Track Changes）機能：変更履歴機能が有効になっていると、その機能が保存するマークアップ情報が原因で、ドキュメント全体を読めなくなることがあります。該当する場合は、マークアップ情報をすべて削除すれば問題は解消します。

それでは、問題の原因がわかったところで、実際の対処方法を見ていきましょう。

対処法1：ファイル形式を.docxに変更する

まず試したいのが、ドキュメントファイルの拡張子を変更する方法です。問題が発生しているファイルが「.doc」形式の場合、「.docx」形式に変更してください。どちらもMicrosoft Wordで使用される拡張子ですが、後継である「.docx」の方が効率的に動作します。手順は以下の通りです。

1. まず、エクスプローラーで拡張子が表示される設定になっているか確認します。エクスプローラーを開き、表示タブをクリックします。
2. 表示タブ内のファイル名拡張子チェックボックスにチェックを入れます。
3. 次に、問題が発生しているドキュメントを見つけます。
4. ドキュメントを右クリックし、メニューから名前の変更を選択します。そして、拡張子を.docから.docxに書き換えます。
5. 警告のポップアップが表示されたら、「はい」をクリックして変更を確定します。
6. これで問題が解決したかどうかを確認してください。

対処法2：マークアップ情報を削除する

Microsoft Wordには、チームでの作業に非常に便利な「変更履歴」機能が搭載されています。この機能は、複数のユーザーが行った変更をすべて記録し、誰がどの部分を変更したのかを把握できるようにするものです。しかし、変更履歴機能が有効になっていると、保存されたマークアップ情報が原因で本問題が発生することがあります。該当する場合は、Wordの校閲タブからマークアップ情報を削除しましょう。手順は以下の通りです。

1. Wordドキュメントを開きます。
2. ドキュメントが開いたら、校閲タブに移動します。
3. 校閲タブ内で、表示ドロップダウンメニューからすべての変更履歴が選択されていることを確認します。
4. 各コメントや変更を一つずつ確認しながら、承諾または却下を選択していきます。
5. あるいは、すべての変更を一度に処理することも可能です。承諾または却下ボタン下の小さなドロップダウン矢印をクリックし、すべての変更を承諾/却下して変更履歴の記録を停止を選択します。
6. その後、問題が解決したかどうかを確認してください。

対処法3：Microsoft Wordを更新する

バージョンの非互換性も、ドキュメント全体が表示されない原因となります。ドキュメントを作成したときのWordのバージョンが、編集時に使用するバージョンと同じか、それより新しい必要があります。つまり、新しいバージョンで作成したファイルを古いバージョンで編集しようとすると、ファイルの内容をすべて表示できません。この問題はmacOS環境で特に多く報告されています。Wordを更新するには、以下の手順に従ってください。

1. まず、任意のWordドキュメントを開きます。
2. ドキュメントが開いたら、ファイル > アカウントメニューに移動します。
3. 製品情報セクションにある更新オプションのドロップダウンメニューをクリックし、今すぐ更新を選択します。
4. Wordの更新が完了したら、問題が解決したかどうかを確認してください。

対処法4：ユーザーアカウントを変更する

同じ問題に直面していたユーザーの一人によると、システム上のユーザープロファイルが原因で問題が発生しており、ユーザーアカウントを切り替えることで解決したとのことです。正確な原因は不明ですが、実際に効果があった事例があるため、試してみる価値はあります。システムに複数のユーザーアカウントがある場合は、別のアカウントに切り替えて、問題が再現するかどうかを確認してみてください。

別のユーザーアカウントで問題が発生しない場合は、ご自身のユーザーアカウント自体に原因があると考えられます。その場合は、ユーザープロファイル内の重要なデータをすべてバックアップしてから、プロファイルを削除します。その後、新しいアカウントを作成し、問題が再発しないかどうかを確認しましょう。