Gmailでタスクを作成・管理する方法を徹底解説

タスクやリマインダーの作成・管理には、従来サードパーティ製ツールがよく使われてきました。各アプリストアには数百種類ものWeb・モバイルアプリが存在し、それぞれに特徴や強みがあります。

しかし、メールクライアントという観点で見ると、タスクの作成と管理において最も優れているのはGmailです。Outlookのタスク機能やMacのApple Mailとの連携など、類似の機能は存在しますが、WebベースのプラットフォームであるGmailはそのどちらをも上回る性能を発揮します。

この記事では、Gmailのタスク機能について詳しく解説し、タスクの作成・管理・活用方法をわかりやすくご紹介します。

Gmailのタスク機能が優れている理由

Gmailのタスク統合機能が他のツールより優れているとされる理由は、以下の通りです。

• GmailはWebアプリケーションのため、WindowsでもMacでも問題なく動作します。
• モバイルOSでもGmailのタスク機能を利用できます。
• タスク機能はGmailプラットフォームに標準搭載されており、拡張機能ではありません。もちろん、Tasksアプリをダウンロードして、スタンドアロンのアプリとして使うことも可能です。
• 受信したメールをそのままタスクに変換することもできます。

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Gmailでタスクを作成する方法

手順1：Gmailホーム画面の右側サイドパネルにある「タスク」ボタンをクリックします。

手順2：「タスクを追加」ボタンをクリックします。

手順3：作成したタスクにタイトルを入力します。

手順4：「編集」（鉛筆アイコン）ボタンをクリックします。

手順5：必要に応じて、タスクの詳細を追加します。

手順6：「日時を追加」をクリックすると、カレンダーが表示されるので、タスクの期日を設定しましょう。

手順7：時計アイコンの横で時刻を設定すると、タスクの完了を促す通知リマインダーを受け取れます。

手順8：リマインダーを繰り返すかどうかを選択します。

Gmailでタスクリストを作成する方法

Gmailのタスクリスト機能を使うと、タスクをより体系的に整理できます。リストごとに、日常業務の異なる分野に関連するタスクをまとめて管理できるのが魅力です。以下の手順で、Gmail上でタスクをリストとして活用してみましょう。

手順1：Gmailホーム画面の右側サイドパネルにある「タスク」ボタンをクリックします。

手順2：タスクパネル左上にある「マイタスク」のドロップダウンボタンをクリックします。

手順3：ドロップダウンメニューから「新しいリストを作成」を選択します。

手順4：リストに名前を付けます。

手順5：ここでは、例としてリスト名を「プロジェクト進捗」とします。

手順6：タスクを追加する前に、ドロップダウンメニューから作成したリストを選択しておきます。

手順7：対象のリストを指定できたら、前述のタスク作成手順に従ってタスクを追加していきます。

こうすることで、このリストに保存されたタスクは、通常の「マイタスク」リストには表示されなくなります。

受信トレイのメールをタスクに変換する方法

手順1：受信トレイ内のメールを右クリックします。

手順2：「タスクに追加」をクリックします。

手順3：メールの件名がタイトルになったタスクが自動的に作成されます。

手順4：「編集」ボタンをクリックします。

手順5：必要に応じてタスクの詳細を追加し、日時を設定します。

数あるメールクライアントの中でも、Gmailはタスク作成において群を抜いて優れています。Googleタスクは、ユーザーのToDoを整理するためにGoogleが提供する独立したアプリでもあります。Gmailとの連携により、GmailアプリやWeb版から直接仕事関連のタスクを作成できるようになり、GoogleタスクとGmailのユーザーベースはさらに拡大しました。これこそが、OSに依存するOutlookやApple Mailから乗り換え、Gmailを主力メールクライアントとして選ぶユーザーが増えている理由です。OSを問わず、Apple製品でもWindowsでもGmailを利用すれば、どこでも同じタスク体験を得られます。

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