在宅勤務でチームとのつながりを保つ方法|Microsoft Teams活用完全ガイド

突然リモートワークを余儀なくされていませんか?でも、具体的にどう進めればいいのか分からない——そんな方のために、本記事ではMicrosoft Teamsの使い方を徹底的に解説します。

Microsoft Teamsは、コミュニケーション、チームコラボレーション、ビデオ会議市場における比較的新しいツールです。Zoomのプライバシーやセキュリティに関する懸念が高まる中、その隠れた実力が改めて注目されつつあります。

簡単に言えば、Microsoft TeamsはOffice 365と統合されたツールで、ビデオ会議、ファイル保存、チャットなどの機能を1つにまとめたプラットフォームです。

これを活用すれば、オンラインでOfficeドキュメントを作成したり、アイデアや専門知識を共有したり、ボットを利用したりと、さまざまな業務を効率化できます。

何より嬉しいのは、この優秀なツールを無料で利用できるという点です。

Microsoft Teams無料版のメリット

• チャット、音声通話、ビデオ通話が無制限
• チーム全体で10GBのファイルストレージ
• 個人ごとに2GBのストレージ
• Office Onlineアプリ(Word、PowerPoint、Excel、OneNote)および140以上のビジネスアプリと統合可能
• 連絡先リストに最大300人まで追加可能(組織の内外を問わず)

注意: Microsoft Teamsの無料版は、商用版Office 365サブスクリプションを契約していない方のみ利用できます。

Microsoft Teamsの主な特徴

• チームメンバーをひとつにまとめる
• Office 365とのシームレスな統合
• APIやボットフレームワークによる柔軟なカスタマイズ
• ファイルの同時編集・共同作業
• Azure Active Directoryとの統合による高いセキュリティ

まだ迷っていて、Zoomを使い続けようか考えている方もいるかもしれません。そこで、Microsoft TeamsとZoomの簡単な比較表をご紹介します。

Microsoft Teams VS Zoom
機能	Microsoft Teams	Zoom
Teams・Office 365との統合	○	×
ファイル共有	○	○
オンライン会議	○	○
チャット	○	○
画面共有	○	○
シンプルな操作性	×	○
セキュリティ	○	×
価格	無料	無料
拡張機能を追加できる豊富なボット	○	×
ビデオ会議	○	○

Microsoft Teamsの概要

Microsoft Teamsを始めるには、まず公式のMicrosoft Teamsページにアクセスしてアカウントを作成します。アカウント作成後、有料プランと無料プランを比較し、自分に合ったプランを選びましょう。あわせて、Microsoft Teamsのデスクトップアプリケーションをダウンロードしておくと便利です。

チームとチャンネルの仕組み

Microsoft Teamsをインストールしたら、名前と説明を付けてチームを設定しましょう。各チームには「チャンネル」と呼ばれるサブセクションがあり、「一般」チャンネルは自動的に作成されます。新しいアクティビティがあると、該当するチャンネルがハイライト表示されます。

チャンネルタブ – 各チャンネルには「会話」「ファイル」「ノート」「Team Services」というデフォルトタブが用意されており、必要に応じて独自のタブを追加することもできます。

会話 – Microsoft Teamsの中核となる機能です。すべてのやり取りが保存され、検索可能な一元化されたディスカッションボードとして機能します。

ファイル – Teamsウィンドウ内で、グループチャット、ファイルの削除・ダウンロード・コピー・開くなどの操作が完結します。複数アプリ間の切り替えの手間を省けるのが魅力です。

ノート – このタブからOneNoteにアクセスでき、ノートの閲覧や編集が可能です。

タブの追加 – Power BIダッシュボード、Planner、スプレッドシートなどを追加して、業務に合わせた環境を構築できます。

メニュー – Teams画面の左側には「チャット」「会議」「ファイル」「アクティビティ」などのオプションが並んでいます。直感的に分かるものが多いですが、以下で詳しく説明します。

• アクティビティ – Teamsで最近行われた活動履歴を表示します。
• チャット – Skype for Businessの会話も含めた完全なチャット履歴を確認できます。
• Teams – 所属するすべてのチームとチャンネルの一覧を表示します。
• 会議 – Outlookから会議情報を取得し、新規会議のスケジュール設定も可能です。
• ファイル – OneDriveやOneNote全体からファイルを表示・検索できます。

Microsoft Teamsの概要と活用できる機能が分かったところで、実際の使い方を見ていきましょう。

Microsoft Teamsの使い方

Microsoft Teamsは、4つの重要なビジネス機能を1つのプラットフォームに統合しています。メッセージの送信、チームとの連携、音声・ビデオ通話、そしてMicrosoft 365との統合まで、これ一本で完結します。

1. Microsoft Teamsを起動する

Microsoft Teamsは、ブラウザから直接利用できるほか、デスクトップアプリ(Mac/PC)やモバイルアプリ(Android/iOS)としても利用できます。

本チュートリアルではブラウザ版を使用します。機能はアプリ版と共通しているため、デスクトップやスマートフォンで使う場合も同じ手順で問題ありません。

Teamsの利用を開始するには、https://teams.microsoft.com/start にアクセスしてください。

「無料でサインアップ」のオプションが表示されるので、この時点でMicrosoftアカウントを新規作成するか、既存のアカウントでログインしましょう。

なお、すでにビジネス版のMicrosoft Office 365を利用している場合は、Teamsが最初からインストールされています。

ログインすると、友人向け、ビジネス向け、家族向けなど、利用目的の選択を求められます。選択内容に応じてプロフィールがカスタマイズされますが、基本機能はどれも同じです。

在宅勤務の方が多い現在、「仕事用」を選択するのがおすすめです。

それでは、最初のチームを作成していきましょう。

2. チームを作成する

チームを作成または参加するには、「チーム」セクションから「チームに参加または作成」をクリックします。公開チームがすでに存在する場合は一覧に表示されるので、クリックして参加できます。特定のチームに参加したい場合は、招待コードを入力することも可能です。

ここでは例として「チームを作成」を選択します。

次に、チームの公開範囲を「公開」「非公開」「組織全体」から選択します。

• 公開チーム:誰でも自由に参加できます
• 非公開チーム:招待されたメンバーのみ参加できます
• 組織全体:会社の全メンバーが自動的に追加されます

種類を決めたら、チーム名と説明を入力して完成です。

3. メンバーを追加する

メンバーをTeamsに追加する方法はいくつかありますが、最も簡単なのはメールで招待リンクを送る方法です。受信者がリンクをクリックすると自動的に登録されます。また、メールアドレスを直接入力して追加したり、OutlookやPeopleから名前・メールアドレスをインポートしたりすることもできます。

メンバーが接続されると、Teamsリストに表示され、各メンバーのアクティビティも確認できるようになります。

デフォルトでは「一般」というチャンネルが用意されているので、まずはそこでメンバーとの交流を始めてみましょう。

4. チャンネルを追加する

チャンネルを作成する際は、タイトルと説明を入力します。「標準」または「非公開」を選択でき、限られたメンバーだけでプライベートな会話をしたい場合は「非公開」を選びましょう。

チャンネルが作成されたら、ファイルのアップロード、投稿の追加、チームメンバーとのやり取りがすぐに行えます。

5. チャンネルでの会話

標準チャンネルでのチャットはプライベートなものではなく、大勢での公開ディスカッションのようなものです。例えば、Jim宛てにメッセージを送っても、チャンネル内の全員がそのメッセージを見ることができます。ただし、通知が届くのはJimだけなので、本人は自分宛てのメッセージに集中できます。また、メンションされていなくても、気になったスレッドに返信することも可能です。

6. ビデオチャット

右パネルの下部にある最も重要なオプションが「Meet(今すぐ会議)」です。ビデオカメラのアイコンで表示されています。

このアイコンをクリックするとビデオチャットを開始できます。ミュート、ビデオのオフ、ファイル共有、出席者の一覧表示などの操作が可能です。さらに、デスクトップ画面の共有やホワイトボード機能も利用できます。

7. チャンネルの管理

チャンネルには自由に参加・退出できます。参加してみて不要だと感じたら、チャンネルを削除することも可能です。ただし、削除するとそのチャンネル内の会話や録画データなど、関連するすべての情報が失われる点に注意してください。

一方、チャンネルに添付されていたファイルは、SharePoint上には保持されます。

8. 機能を追加する

ここまで基本機能を中心に解説してきましたが、Teamsには会議の予定管理に便利なカレンダーなど、さまざまな機能や統合を追加できます。

さらに、Zoom、Trello、KUDOなど、幅広いサードパーティ製サービスとも連携可能です。

以上がMicrosoft Teamsの基本的な使い方です。これらのシンプルな手順を踏むだけで、チームメンバーとの円滑なコラボレーションを実現できます。さらに、ステッカー、絵文字、GIFを使ってコミュニケーションを楽しくすることもできますよ。ぜひ一度Microsoft Teamsを試してみて、あなたの体験をぜひシェアしてください。