Gmailの新機能「オフラインモード」と「機密モード」の使い方を徹底解説

Gmailの新機能「オフラインモード」と「機密モード」とは

約14年ぶりとなる大規模な刷新で、GoogleはついにGmailを生まれ変わらせました。今回のアップデートは単なるデザイン変更にとどまらず、ユーザーから長年待ち望まれていたプライバシー関連やビジネス向けの新機能が数多く追加されています。

これらの新機能を活用すれば、インターネットに接続していない状態でもメールの閲覧・作成が可能になり、さらに「機密モード」を使って安全にメールを送信することもできるようになります。

以前はオフラインでメールを利用するために、別途Google Chrome用アプリや拡張機能をインストールする必要がありました。しかし今回の新機能により、追加アプリは一切不要になりました。

なお、この機能は現在も段階的に展開中のため、一部のユーザーはまだ利用できない場合があります。アップデートが届いていない方は、Chromeデスクトップブラウザ(バージョン61以降)からアクセスできます。

オフライン機能を有効にすると、メールの作成・閲覧・削除がオフラインで行えるほか、受信トレイ内のメール検索も可能になります。オフライン中に行った操作は、オンラインに戻った時点で自動的に同期されます。

以下の手順に従って、Gmailのオフライン機能を有効化しましょう。

ステップ1:最新バージョンのGmailを使用していることを確認する

まず、最新バージョンのGmailを使用しているかどうかを確認しましょう。多くのユーザーにはすでに最新版への切り替え通知が届いていますが、まだの場合は設定から確認できます。

Gmailを開き、右上の歯車アイコン(設定)をクリックします。「新しいGmailを試す」という項目が表示されていれば、それをクリックするだけで最新バージョンへの切り替えが完了します。

もし「新しいGmailを試す」という項目が表示されない場合は、Chromeデスクトップブラウザのバージョン61以降をご利用ください。

ステップ2:オフラインデータを削除する

次に、オフラインモードを有効にする前に、既存のオフラインデータを削除しておきましょう。手順は以下の通りです。

1. ブラウザ右上の3点メニュー(縦に並んだ3つの点)をクリックし、設定画面を開きます。
2. 設定ページを下にスクロールし、一番下にある「詳細設定」をクリックします。
3. 「コンテンツの設定」→「Cookie」の順にクリックします。
4. 開いたウィンドウで「すべてのCookieとサイトデータを表示」をクリックします。
5. 表示された一覧画面で「すべて削除」ボタンをクリックします。

以上の操作で、保存されているオフラインデータをすべて削除できます。

ステップ3:オフライン機能を有効にする

オフラインデータの削除が完了したら、Gmail設定の「オフライン」セクションへ移動し、「オフラインメールを有効にする」を選択します。最新バージョンのGmailが動作していない場合は、「Gmail オフラインをインストール」という項目が表示されます。

オフラインメールを有効にすると、インターネット未接続の状態でもメールを利用できるようになります。

設定画面には主に3つのセクションが表示されます。ストレージ、同期設定、そしてセキュリティです。

• ストレージ:オフラインメールに使用されるディスク容量が表示されます。サイズはハードディスクの空き容量によって異なります。
• 同期設定:7日、30日、90日のいずれかの期間のメールを、添付ファイルごと同期できます。
• セキュリティ:オフラインデータをパソコンに保持するか、削除するかを選択できます。

セキュリティセクションには、「オフラインデータをパソコンに保持する」と「パソコンからオフラインデータを削除する」という2つの選択肢があります。用途に応じて選択してください。

「オフラインデータをパソコンに保持する」を選択した場合、Gmailからログアウトしたりパスワードを変更しても、端末に保存されたデータは削除されません。ただし、PCからアカウントデータを完全に消去したい場合は、オフラインメールを無効化する必要があります。

一方、「パソコンからオフラインデータを削除する」を選択した場合は、ログインのたびにデータを再同期する必要があります。

オフラインモード使用中もデータを同期しておきたい場合は、インターネットに接続されたChrome上でGmailを起動したままにしておきましょう。こうすることで、オフライン中に送信トレイへ保存されたメールが、オンライン復帰後に自動的に送信されます。

以上の手順で、Gmailをオフラインで快適に利用できるようになります。

機密モードで有効期限付きメールを送る方法

続いて、もうひとつの注目すべき革新的機能についてご紹介します。その名も「機密モード」です。プライバシーを重視する方にとって非常に心強い機能で、有効期限を設定したメールを作成・送信できます。

つまり、受信者の受信トレイにメッセージを永遠に残したくない場合、有効期限を設定すれば、期限が過ぎた時点でメッセージは自動的に失効します。

注意：この機能を初めて使う場合は、Chromeブラウザが必要です。初期状態ではFirefoxに表示されません。一度ChromeでGmailを使用すると、その後はFirefoxでも表示されるようになります。

機密モードの使い方

1. Gmailを開き、新規メールの作成を始めます。
2. 作成ウィンドウの下部に、時計が重なった小さな鍵アイコンがあります。
   
3. そのアイコンをクリックすると、機密モードが有効になります。
4. クリックすると新しいポップアップウィンドウが開き、ここで有効期限やその他の設定を行えます。

注意：この機能はメールごとの設定になるため、有効期限付きのメールを送るたびに毎回設定を行う必要があります。

5. 有効期限を設定します。
6. 次に、パスコードを設定します。以下の2つのオプションから選択できます。

• SMSパスコード:テキストメッセージで送られてくるパスコードがないと、受信者はメールを閲覧できません。
• SMSパスコードなし:パスコードがなくてもメールにアクセスできます。

あとはメッセージを書き終えて送信するだけです。「SMSパスコード」を選択した場合、ポップアップウィンドウが表示されるので、パスコードを受け取る相手の電話番号を入力します。

注意:SMSパスコードは5分で失効します。

一方、「SMSパスコードなし」を選択した場合は、受信者のメールアカウントにアクセスできる人なら誰でもメールを閲覧できてしまう点に注意が必要です。

注意:特定の相手にのみメールを読ませたい場合は、必ず「SMSパスコード」を選択してください。

以上で機密モードの設定は完了です。これで有効期限付きのメールを安心して送信できるようになりました。