在宅勤務に最適！Teams以外のOffice 365機能を活用したリモートワーク術

新型コロナウイルスが米国国内および世界中で拡大し続ける中、Microsoftをはじめとする多くの企業が従業員に在宅勤務を求めています。その際には、Microsoft TeamsやSlackのようなツールに頼って業務を進め、上司や同僚との連絡を保つことが一般的です。しかし、Office 365にはTeams以外にもリモートワークに活用できる便利な機能がたくさんあることをご存じでしょうか？このガイドでは、その具体的な活用方法をご紹介します。

OneDriveでファイルやフォルダーを共有する

オフィスで働いているときは、同僚のもとへ直接足を運んで、書類の印刷物やフォルダーを手渡すことができますが、在宅勤務ではそれは不可能です。しかし、OneDriveを使えば話は簡単です。動画、ドキュメント、プロジェクトファイルなど、ほぼあらゆるデータを同僚と簡単に共有できます。

OneDriveでファイルを共有するには、まずOffice 365アカウントにサインインし、OfficeアプリランチャーからOneDriveを選択します。フォルダーごと共有したい場合は、画面上部の「新規」ボタンをクリックして「フォルダー」を選びます。個別のファイルをアップロードする場合は「アップロード」をクリックしましょう。その後、対象ファイルを右クリックして「共有」を選択します。ポップアップが表示されたら、相手に編集権限を与えるかどうかを設定できます。メールアドレスを入力してすぐに送信することもできますし、「リンクのコピー」をクリックして、Slackなどの他のツールにリンクを貼り付けて共有することも可能です。これで、ファイルをウェブ上で自由に共有できるようになります。

WordとExcelでファイルを共同編集する

Office 365の大きなメリットの一つが、WordやExcelに組み込まれたコラボレーション機能です。たとえばWordでは、ドキュメントにコメントを追加でき、他のメンバーがそれに返信してフィードバックをくれるので、まるでチームミーティングをしているかのようなやり取りが実現します。ドキュメントをOneDriveやSharePointにアップロードすれば、複数人が同時に同じファイルを開いてリアルタイムで編集することも可能です。

ファイルをOneDriveやSharePointに保存すると、Wordドキュメントにコメントを追加できるようになります。「校閲」タブから「新しいコメント」を選択してコメントを入力しましょう。コメントには「返信」で返答したり、コメントを右クリックして「コメントの削除」を選んで削除したりすることもできます。

Excelでコメントを付けるには、対象のセルを右クリックして「新しいコメント」を選択し、「投稿」ボタンをクリックします。同僚は右クリックして「コメントへの返信」を選ぶことで返信できます。既存のコメントは、コメントテキストにカーソルを合わせて「編集」をクリックすると修正可能です。Excelのその他のコラボレーション機能については、Microsoftの公式サイトで詳しく確認できます。

iOS / Android版Officeアプリでモバイルオフィスを実現する

ここまではデスクトップ版のOffice 365について解説してきましたが、スマートフォンを活用すれば、コラボレーションの幅はさらに広がります。Microsoftは最近、iOSとAndroid向けのオールインワンOfficeアプリをリリースしました。このアプリには数多くのコラボレーション機能が搭載されており、スマホからでも同僚が編集したドキュメントをすぐにチェックできます。

アプリをインストールすると、普段オフィスで行っている多くの作業が外出先でも可能になります。たとえば、紙の書類を写真でスキャンして、チームで共同作業できる本格的なドキュメントに素早く変換できます。Word、Excel、PowerPointにもすべてアクセス可能です。さらに、PDFへの電子署名、PDFへのスキャン取り込み、スマホとパソコン間のファイル転送をサポートする機能まで備えています。

Office（Microsoft 365）
開発元：Microsoft Corporation
価格：無料

OneNote 2016とOutlookを組み合わせて使う

在宅勤務では業務が慌ただしくなり、やるべきタスクを管理し続けるのが難しくなることがあります。そんなときは、OneNote 2016とOutlookを組み合わせることで、コラボレーションと情報管理を効率化できます。Outlook単体でも優れたコミュニケーションツールですが、OneNote 2016と連携させると、できることの幅が大きく広がります。たとえば、受信したOutlookメールをOneNoteのノートに変換し、内容にマークを付けて同僚に共有することができます。また、SkypeやTeamsでのオンライン会議の情報をOneNoteノートブックに送り、議事録としてメモを取ったり、Outlookタスクを作成してTODO管理をしたりすることも可能です。

まだまだ活用方法はたくさんある

ここで紹介したのは、在宅勤務中にOffice 365でコラボレーションを行う方法のほんの一部です。Microsoft Teamsも含めれば、できることはさらに広がります。当サイトのOffice 365関連記事では、Web版OfficeでSkypeとチャットする方法、Microsoft Teamsで画面を共有する方法、Teamsアプリで生産性を高めるテクニックなども紹介しています。あなたが在宅勤務で実践しているコラボレーションの工夫があれば、ぜひコメント欄で教えてください。