再デザイン(および名称変更)されたMicrosoft To Doを最大限に活用する方法

To Doは、Microsoftの生産性向上ツール群に新しく加わったアプリの一つです。数多くの新機能の追加に加えてUIの全面リニューアルも実施されたため、本記事では2019年時点のTo Doが提供する機能を改めて詳しく見ていきます。

To Doは、MicrosoftによるWunderlist買収から生まれたアプリです。Wunderlist自体は現在も運用されていますが、開発リソースはTo Doへと移されています。MicrosoftはこのアプリをOffice 365インフラ上で再構築しており、企業利用におけるコンプライアンス要件にも対応しています。このアーキテクチャのおかげで、Outlookのメールやタスクとの同期も可能になっています。

先日行われたリデザインでは、アプリの見た目がWunderlistのデザイン言語に近づけられました。色使いがより豊かになり、インターフェース要素間の余白にも細やかな配慮が払われています。名前も「To-Do」から「To Do」へと微妙に変更されており、Microsoftがこの製品への自信を深めていることがうかがえます。

はじめに

現在のTo Doは、ほぼすべての主要プラットフォームで利用できます。Windows 10、macOS、iOS、Android、そしてWeb版のアプリが提供されています。さらに、To DoはMicrosoft製品との連携範囲も拡大し続けています。Outlook、Cortana、Microsoft Plannerなどと統合されており、あらゆるタスクを一元管理するハブとして機能します。

このガイドでは、Windows 10 PCでのTo Doを例に解説します。ほとんどの画面は各プラットフォームで共通しているため、お使いのデバイスでも問題なく操作を追体験できるはずです。

To Doをダウンロードしたら、まずログインが必要です。個人用Microsoftアカウントと法人向けOffice 365アカウントの両方に対応しています。アプリの設定画面から、後で追加のアカウントを登録することもできます。

サインインすると、To Doの「My Day」画面が表示されます。まずはインターフェースを確認してみましょう。デスクトップ版では2ペイン表示を採用しています。左側にタスクリスト一覧が表示され、中央には選択したリストの内容が表示されます。タスクを選択すると、右側に詳細編集用のペインが現れます。モバイル版もレイアウトはほぼ同じで、ナビゲーションはハンバーガーメニューの中に格納されています。

設定ページにアクセスするには、左上のプロフィール画像をクリックします。ドロップダウンメニューから「設定」を選択するか、「アカウントの管理」を選んでOffice 365アカウントの追加・削除を行います。

既存タスクのインポート

設定画面では、Wunderlistから既存のタスクをインポートできます。これにより、旧アプリでの作業をそのまま引き継ぐことが可能です。To Doは自動的にリストを作成し、Wunderlistのタスクをそこへ移し替えてくれます。

設定では、アプリの基本的なオプションも変更できます。ライト/ダークテーマの切り替えのほか、削除時の確認ダイアログの無効化や、タスク完了時の効果音のオフなども設定可能です。

さらに下へスクロールすると、「スマートリスト」のトグルボタンが並んでいます。スマートリストについては後ほど詳しく説明しますが、使用していないスマートリストをアプリに表示させないよう制御できます。最後のトグルボタンでは、フラグを付けたOutlookメールをTo Doに表示するかどうかを指定できます。これを無効にすると、ナビゲーションバーから「フラグ付きメール」セクションが消えます。

リストの作成

リストを作成するには、ナビゲーションメニュー下部の「新しいリスト」ボタンをクリックします。リスト名を入力してEnterキーを押してください。必要に応じて、絵文字をカスタムアイコンとしてリストに設定することもできます。中央ペインでリスト名をクリックし、スマイリーボタンから好きな絵文字を選びましょう。

関連するリストが複数ある場合は、グループの作成が便利です。「新しいリスト」ボタンの右にあるボタンをクリックしてグループを作成し、名前を付けます。その後、個々のリストをドラッグしてグループに格納できます。あまり使わないリストを折りたたむことで、ナビゲーションメニューをすっきり整理できます。

リストのオプション

リストのオプションメニューには、アプリ右上の3点アイコンをクリックしてアクセスできます。リストごとにテーマを変更したり、タスクの並べ替え順序を調整したり、リスト名を変更したりできます。

このメニューでは、リスト内の完了済みタスクの表示/非表示も切り替えられます。さらに、スタートメニューへのショートカットのピン留めや、リストの削除といった項目もあります。削除を実行すると、リスト内のすべてのタスクとともにリスト自体も消去されるので注意してください。

リストの共有

他のユーザーとリストを共有すれば、チームでの共同作業もスムーズになります。まず、リストオプションボタンの横にある人型アイコンをクリックします。

「招待リンクを作成」をクリックすると、共有用リンクが発行されます。このリンクをアクセスが必要なメンバーに渡しましょう。相手はリスト内のタスクを閲覧、追加、編集できるようになります。共有設定を後から管理するには、再度共有ボタンをクリックします。追加された共同作業者の一覧と、共有アクセスを取り消すオプションが表示されます。

タスクの操作

タスクはTo Doの中核となる要素です。タスクの作成はとても簡単です。リストを選択し、画面下部の「タスクを追加」をクリックします。タスク名を入力してEnterキーを押せば完了です。

基本形としてはこれだけです。説明文を入力してEnterを押すだけで、次々とタスクを追加していけます。ただし、タスクにはさらに多くのオプションが用意されているので、タスクをクリックして詳細ペインを開いてみましょう。

ここでは、リマインダー、期限日、繰り返しスケジュールを設定できます。追加メモ用のテキストフィールド(WebサイトのURLなどを記録するのに便利)や、添付ファイルを追加するためのファイルピッカーもあります。

ペイン上部の「ステップを追加」リンクからは、サブタスクを作成できます。大きな作業の中にシンプルなチェックリストを作るのに便利です。例えば、「家の掃除」というタスクに「カーペット」「床」「家具の表面」といったステップを追加するイメージです。

最後に、小さな星のアイコンでタスクを「重要」にマークできます。こうすると、ナビゲーションメニューの「重要」リストにそのタスクが表示されるようになります。同様に、「My Dayに追加」を選ぶと、そのタスクが「My Day」リストに表示されます。詳細は次のセクションで解説します。

スマートリストの活用

スマートリストとは、他のリストからタスクを自動的に集約して表示する特別なリストのことです。自分でスマートリストを作成することはできませんが、設定ページで見たように、どれを表示するかは自由に選択できます。

すでに2つのスマートリストを紹介しました。「重要」と「My Day」です。特にMy Dayは、To Doが競合サービスと差別化を図る重要な機能なので、もう少し詳しく説明します。

期限日に完全に依存するのではなく、To Doでは毎日取り組むタスクを自分で選択できます。朝に保留中のタスクを見直し、いくつかを「My Day」に追加して、そのリストをもとに1日を進めるという使い方です。これにより、すぐに実行できないタスクに気を散らされることなく、目の前の作業に集中できます。

To Doは、My Dayに追加すべきタスクを賢く提案してくれるのも魅力です。朝にMy Dayを開くと、候補が表示されることがあります。通常は期限が近いタスクが提案され、さらに昨日My Dayに追加したものの完了できなかったタスクも含まれます。これにより、その日の作業量を管理しながら、前日の状態から素早く再開できます。

現在、To Doには他に3つのスマートリストがあります。「計画済み」「フラグ付きメール」「自分に割り当て済み」です。「計画済み」には期限日が設定されたすべてのタスクが表示されます。「フラグ付きメール」には、Outlookで対応要としてフラグを付けたメールが表示され、それぞれが通常のTo Doタスクへと変換されます。

「自分に割り当て済み」はOffice 365アカウント限定の機能で、現在取り組んでいるMicrosoft Plannerのタスクが含まれます。つまり、チームのPlannerを活用しながら、個人のタスクリストも維持できるのです。OutlookとPlannerを併用する際に、アプリを切り替える手間は一切ありません。

まとめ:Microsoft To Doの可能性

以上がTo Doのクイックツアーでした。お分かりいただけたように、To Doはますます充実したタスク管理ソリューションへと成熟しています。機能が豊富で、Microsoftエコシステムの多くのサービスと統合できる点が強みです。

最大限に活用するには、スマートリストなどの機能を使いこなすことが大切です。こうした細やかな工夫こそが、To Doを他の競合より際立たせているのです。とはいえ、個人用のシンプルなタスクアプリとしても十分有用で、新しい項目の追加は数秒で完了します。

To Doの生産性向上効果が最も発揮されるのは、他のMicrosoft製品と組み合わせたときでしょう。Microsoftはこのアプリを通じて、ばらばらだった自社サービスの統合を進めています。To DoはOutlook、Cortana、Plannerからのデータを集約する生産性ハブになりつつあります。あらゆるプラットフォームで利用できるため、どこにいてもすべてのタスクにアクセス可能です。

共同作業への対応、個々のタスクに対する柔軟なオプション、毎日のプランナー機能を備え、To Doは完成度の高いタスク管理プラットフォームへと成長しました。それでいながら、導入のハードルは非常に低く、誰でもすぐに使い始められます。どんなニーズにも、To Doはきっと応えてくれるはずです。