一斉メールを送りたい方必見!Microsoft Publisherでメールマージ(差し込みメール)を作成する方法

中小企業を経営しているなら、見込み客や顧客への一斉メール配信は非常に便利なマーケティング手段です。Mailchimpなどのサービスを利用すれば大量のマーケティングメールを送れますが、追加料金が発生します。また、OutlookやMicrosoft Wordの差し込み印刷機能を使えば、一斉メールやマーケティング資料を送ることも可能です。

しかし、Microsoft Publisherを使えば、より洗練されたプロフェッショナルな印象の一斉メールやニュースレターを作成できます。今回はOfficeアプリ各種の機能を掘り下げて紹介するシリーズとして、Office 365サブスクリプションに追加料金なしで利用できる、Publisherによる本格的なメールマージの作成方法をご紹介します。

Publisherを起動して「差し込み印刷」メニューへ

まずは、「白紙 8.5 x 11インチ」オプションでゼロからPublisherファイルを作成するか、テンプレートを利用しましょう。始め方がわからない場合は、新規ファイルページからオンラインテンプレートを検索できます。一斉メール向けのおすすめは「ニュースレター」テンプレートです。テキストや写真のエリアが多く用意されており、自社の素材に差し替えたり自由にカスタマイズしたりできます。

自社の情報でファイルやテンプレートをカスタマイズしたら、上部のメニューを開きましょう。そこから「差し込み印刷(Mailings)」を選択します。左側に「電子メール マージ(E-mail Merge)」というオプションが表示されるので、その横の下矢印をクリックして「ステップ バイ ステップ ウィザード」を選びます。

受信者のオプションを選択する

ウィザードを進めると、選択肢の一覧と、メールマージの仕組みに関する説明が表示されます。最初のステップでは、「宛先リストの作成(Create Recipient List)」に注目してください。既存の連絡先リストを使用するか、Outlookから連絡先を選択するか、新しいリストを入力して作成するかを選べます。通常は、連絡したい相手の大半がすでに登録されていることが多いOutlookの連絡先を選ぶのがベストです。その場合は「既存のリストを使用」で連絡先を選択し、次のステップへ進みましょう。

そうでない場合は、この記事のように新しいリストを入力して作成することもできます。その際は、「差し込み印刷」タブに戻り、「宛先の選択」をクリックして「新しいリストの入力」を選択します。名前や個人情報を入力したら、アドレスリストの保存場所を指定して「OK」をクリックし、続けて「はい」「はい」と進めば、今後も再利用できる形で保存されます。

メールマージ用にドキュメントを準備する

次に、上部のリボンからメールマージウィザードをクリックして戻ります。ウィザード上で連絡先リストが選択されていることを確認してください。選択されていない場合は、前のステップに戻って「宛先リストの編集(Edit Recipient List)」をクリックします。そこから「既存のリストを使用」を選んで、以前作成したリストを読み込むことができます。

選択できたら、ウィザードをクリックしてステップ2へ進みます。ここでは、メールマージ用にドキュメントを準備します。処理の過程で、氏名、番号、メールアドレスなど、挿入できる項目の一覧がウィザードに表示されます。ドキュメント内の該当箇所にカーソルを置いて、クリックして挿入しましょう。今回の例では氏名またはアドレスのみを挿入しています。パーソナライズされたリンクや画像のオプションもありますが、ここでは割愛します。

一斉メールを送信する準備を整える

Publisherのフィールドへの入力が完了したら、いよいよメールを送信します!メールをプレビューするオプションが表示されるので、内容に問題がないか確認しましょう。潜在的な問題がある場合は警告が表示され、クリックして修正できます。問題がなければ、「電子メールの送信(Send Email)」をクリックして次へ進みます。

ポップアップボックスが表示されたら、「宛先(To)」をクリックし、下にスクロールしてリストから「電子メール アドレス(Email Address)」オプションを選択します。続いて、件名を自由に入力しましょう。さらに細かくカスタマイズしたい場合は、「オプション(Options)」をクリックすれば、CCやBCCの設定、メールの優先度の指定も可能です。ファイルを添付することもできます。

内容に満足したら「送信(Send)」を押してメッセージを送りましょう。Publisherは送信先の相手を通知してくれるので、「OK」を押して確認します。これで一斉メールが送信されます。

Microsoft Publisherの力をどう活用しますか?

今回はMicrosoft Publisherを使った一斉メールやニュースレターの送信方法をご紹介しましたが、それ以外にもさまざまな活用法があります。このOffice 365アプリケーションは、お礼状、バースデーカード、バナー、ポスター、ラベル、名刺などの作成にも最適です。可能性は無限大で、Publisherを使えばビジネスを輝かせるためのほぼあらゆることが実現できます。あなたがPublisherをどのように活用しているのか、ぜひコメント欄でお知らせください。