Microsoft To-Doのスマートリスト活用ガイド：タスク管理を効率化する方法

Microsoft To-Doには「スマートリスト」と呼ばれる便利な機能が搭載されており、通常のタスクリストから自動的に項目を集約して表示してくれます。To-Doには標準でいくつかのスマートリストが用意されており、個別のリストを一つずつ開かなくても、未完了のタスク全体をひと目で把握できます。かつてWunderlistを利用していた方なら、この概念は馴染み深いものだと感じるでしょう。

スマートリストの種類と役割

スマートリストはTo-Doナビゲーションメニューの上部に表示されます。アプリ側で提供されている機能のため、ユーザーが新しく作成したり内容をカスタマイズしたりすることはできません。ただし、使用しないスマートリストを非表示にすることは可能です。以下の手順はWindows 10版アプリを基に説明していますが、モバイル版でも同様に操作できます。

利用できるスマートリストは「My Day（マイ デイ）」「重要」「予定あり」「フラグ付きメール」「自分に割り当て済み」の5種類です。My Dayは今日完了する予定のタスクを表示するTo-Doの中核機能であるため、削除することができません。「重要」では星印を付けたすべてのタスクが集約され、優先度の高い項目をすばやく見直すことができます。

「予定あり」は期限日が設定されたすべてのタスクをまとめて表示するため、今後のスケジュールを俯瞰するのに役立ちます。「フラグ付きメール」は、Outlookでメールにフラグを付けて作成したタスクのみを表示します。そして「自分に割り当て済み」はOffice 365 Businessユーザー限定の機能で、Microsoft Planner上で自分に割り当てられたタスクが表示されます。

スマートリストの表示・非表示を設定する方法

表示するリストをカスタマイズするには、To-Doアプリでプロフィール画像をクリックし、「設定」を選択します。画面を下にスクロールして「スマート リスト」セクションを見つけ、トグルボタンを使って各スマートリストの表示・非表示を切り替えましょう。さらに、「空のスマート リストを自動的に非表示にする」オプションを有効にすれば、タスクが存在しないスマートリストを自動的に隠すこともできます。なお、「フラグ付きメール」だけは設定ページの「接続」セクションにある「フラグ付きメール」トグルボタンで別途管理される点に注意してください。

スマートリストを活用するメリット

スマートリストは完全に自動化されているため、To-Doアプリ内の頼れるアシスタントとして活躍してくれます。これらのリストを活用すれば、各リストを一つずつ開いて確認する手間を省き、今後のタスクを素早く把握できます。また、1つのタスクが複数のスマートリストに同時に表示されることもあります。例えば、期限日と星印の両方が設定されたタスクは、「予定あり」と「重要」の両方のリストに表示されます。これにより、タスクを手動で移動させることなく、効率的に分類・管理できるようになります。