Windows用個人情報管理ソフト「EssentialPIM」で日々の業務を整理する方法

プライベートと仕事の両方に追われて、ストレスを感じていませんか？24時間では日々のタスクをすべてこなせないと感じていませんか？友人や家族との時間をきちんと取れていますか？もし取れていないなら、その理由は次の2つのどちらかにあるかもしれません。

• クライアントから、自分の処理能力を超える量の仕事を受けすぎている。そのため期限内に完了できず、常にプレッシャーを感じている。
• 適切な量の仕事をこなしているのに、整理の仕方が悪い。あるいは、正しい整理方法を知らない。

前者の場合は、忍耐を持ち、自分の限界を理解し、時には自分自身にもクライアントにも「ノー」と言うことを学ぶ必要があります。自分に可能な仕事だけを引き受け、期限内に完了させ、リラックスして家族との時間を大切にしましょう。

そして後者の場合、本記事では日次・週次・月次・四半期ごとのタスクを成功裏に整理する方法を紹介し、ストレスなくマルチタスクをこなすコツをお伝えします。この方法は、1日の貴重な数時間を節約するだけでなく、整理されたスマートなプロフェッショナルへとあなたを変えるでしょう。

この素晴らしい個人情報管理ソフトがそれをすべて可能にします。どのように役立つのか、詳しく見ていきましょう。

仕事の優先順位をしっかり管理

EssentialPIMには、新しいタスクを追加し、それぞれに優先順位を設定できる機能がすべて備わっています。「タスク」というオプションから新しいタスクを追加し、後ですぐ識別できるよう具体的な名前を付け、優先度を設定できます。

同じ方法で複数のタスクを追加すると、ソフトウェアは優先度の高いタスクを自動的にチェックし、早めに完了できるようリマインダーを送り続けます。さらに、この優秀な個人情報管理ソフトは各タスクの進捗状況も随時表示してくれるので、すべてのタスクを確実に把握できます。

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親友の誕生日を二度と忘れない

このソフトウェアのもう一つの優れた機能は、Googleカレンダーとの統合です。イベントのメモ、開催時間、日付などの詳細情報とともに、重要な日付を登録できます。

イベントごとに通知を設定することもできるため、ソフトウェアがリマインダーを送り続け、大事な予定を見逃すことはありません。友人の誕生日への挨拶や、配偶者との結婚記念日のお祝いを忘れてしまう心配はもう無用です。すべて個人情報管理ソフトが面倒を見てくれます。

重要なデータを安全に長期保管

EssentialPIMは、データこそがビジネスパーソンにとって最も重要な資産であり、それをうまく管理できるほど優れたプロになれると考えています。安全な場所に保存していないばかりに、重要なデータを失ってしまうことは珍しくありません。

しかし、この個人情報管理ソフトにはオプションのEPIMクラウドサービスが用意されており、ソフトウェアに保存したすべてのデータをしっかり保護します。

このサービスでは、EPIMデータを他のデバイスのコピーと同期することも可能です。今日はそれほど重要に思えないデータでも、後で必死に探すことになるかもしれません。だからこそ、安全に保管しておくことが大切なのです。

検索にかかる時間を大幅に削減

調査によると、世界中の人々は平均して、情報を探すことだけに多くの時間を費やしています。これは、情報を検索し、データベースから取り出して表示できるソフトウェアが必要だということです。それがまさにGoogleのやっていることです。

Googleは私たちの時間を大きく節約し、生活を変えてくれました。しかし問題は、Googleが個人のデスクトップ内から情報を検索し、今すぐ必要なデータを見つけてくれるわけではないという点です。

でも心配いりません。EssentialPIMがあれば、探しているデータをワンクリックで正確に表示してくれます。優れたタグシステムを備えており、イベントやタスクなどを保存する際に関連する情報にタグを付けることができます。

タグを通じて、ツールは目的のデータを瞬時に見つけ出し、結果を表示します。タグはキーワードとして機能し、Googleのような検索エンジンと同じ仕組みで動作します。さらに、上級者向けの詳細検索オプションも用意されています。

そして何より嬉しいのは、このソフトウェアが完全無料で利用できることです。公式リンクからWindows版を無料でダウンロード・インストールできます。また、AndroidやiOSのデバイス・タブレット向け無料版もEssentialPIM公式サイトから入手可能です。

さらに高度な機能が必要な場合は、有料版（Pro版）のEssentialPIMを選択するとよいでしょう。