個人情報管理ソフト「EssentialPIM」でタスクを整理・優先順位付けする方法

日常のタスクを整理するのは決して簡単なことではありません。特に仕事に追われているときはなおさらです。しかし、本当に仕事量が多すぎるのが原因なのでしょうか?それとも、物事を適切に整理できていないことが本当の理由なのでしょうか?おそらく後者の方が正解ではないでしょうか。もし個人情報管理ソフトがあれば、すべての仕事を管理・整理し、スケジュールを組み、優先順位まで付けてくれるので、物事はもっとスムーズに進むはずです。

そう、まさにその通りです!そこで本記事では、Windows向けの最高の個人情報管理ソフトとも言われる「EssentialPIM」の特徴と機能について詳しくご紹介します。

なぜEssentialPIMは多くの人に愛用されているのか?

このソフトウェアは、人生において最も重要な資産である「時間」を管理するのに役立ちます。「時は金なり」という言葉通り、時間の節約以上の価値があるのです。しかもそのメリットは時間の節約だけにとどまりません。ストレスの軽減はもちろん、何をするにもより活動的で、体系的かつ整然とした、プロフェッショナルな働き方を実現できます。

マルチタスクをこなすあまり、常に負担を感じている方には、このソフトウェアがぴったりです。また、従業員にストレスを与えることなく積極性を引き出しながら、より多くの業務を遂行させたいと考えている企業にとっても最適なツールです。

このパーソナルオーガナイザーツールは、情報を安全に管理し、整理された状態で優先順位をつけながら時間を節約したい、すべてのマルチタスクワーカーに強くおすすめできます。

EssentialPIMの主な機能

EssentialPIMのPro版は30日間無料でお試しいただけます。さらに、AndroidやiOSといったモバイルプラットフォームにも対応しており、USBフラッシュドライブで持ち運べるポータブル版も用意されています。他の追随を許さない優れたデータ管理機能を備えた本ソフトは、「MS Outlookの優れた代替ツール」と呼ぶにふさわしい豊富な機能を搭載しています。

それでは、それぞれの機能をひとつずつ見ていきましょう。

• 中央データベースによる一元管理|全体を俯瞰できる鳥瞰ビュー

このソフトウェア最大の魅力は、連絡先・予定・タスクなどのあらゆる情報を、どこからでも更新できる点です。すべての情報が相互にリンクされているため、ある連絡先を更新すると、その連絡先が関連付けられている保存済みの全項目に変更が自動的に反映されます。個別に修正しに行く必要はなく、一度の更新ですべての場所に反映されるのです。

• 重要な日付を見逃さない

カレンダーモジュールはGoogleカレンダーと同期可能で、カレンダーに登録した重要な日付を表示・通知してくれます。リマインダーや通知を設定すれば、大切なイベントや日程を見逃す心配はありません。

• タグでワンクリック検索

新しい連絡先・タスク・予定などを登録する際、エントリーに複数のタグを付けることができます。タグ機能がなければ、目的の情報を探すために一つひとつファイルを開いて確認しなければなりませんが、このシステムなら大幅な時間短縮が実現します。

• 締切前にタスクを完了させる|タスクの優先順位付け

タスクを作成するときには、「開始日」「終了日」「優先度」「リマインダー」などの項目(データフィールド)を追加できます。これにより、タスクの進捗状況や担当者を一目で把握でき、締切当日またはそれ以前に完了できるよう継続的にリマインドを受け取れます。

• ワンクリックで情報を更新

連絡先・タスク・予定など、一度情報を更新すると、同じデータを保持しているすべてのファイルに自動的に反映されます。あちこちで修正し直す必要はありません。

具体例を挙げましょう。連絡先を保存する際には、名前・姓・年齢・住所・電話番号などの項目を入力します。ここで、すでに特定のタスクにその連絡先を紐づけていたとしましょう。その連絡先の任意のデータフィールドを更新すると、割り当て済みのタスク側のデータにも自動的に変更が反映されます。この最高の個人情報管理ソフトは、リレーショナルデータベースの考え方に基づいて設計されており、ユーザーの作業を格段に楽にしてくれるのです。

• タスクを連絡先に割り当てる

前述の通り、データベース全体が相互にリンクされているため、タスクを作成してEPIMに登録済みの任意の連絡先に割り当てることができます。1つのタスクに複数の連絡先を追加することも可能です。さらに、タスクの進捗状況の追跡や優先度の設定も自由自在に行えます。

• ワンクリックで大勢にアプローチ

もうひとつの重要な機能が、メール送信システム(ニュースレター機能)です。保存済みのすべての連絡先に一括メールを送信でき、ワンクリックだけで多くの人にリーチできます。このように個人情報管理ソフトは、貴重な時間を完璧に節約してくれるのです。

• パスワードで機密データを保護

最後に、ソフトウェアが提供するセキュリティについて触れておきましょう。EPIMは、ユーザーが設定したパスワードによって、機密性の高い情報を確実に保護します。機密データは自分だけが閲覧できる状態に保ち、共有したいデータについてはパスワードなしにして、任意の連絡先にログイン権限を付与することもできます。

整然と組織化された穏やかな生活に勝るものはありません。仕事上の不要なストレスや緊張を完全に取り除き、自己成長を促進するためにも、こうした便利なソフトウェアを最大限に活用しましょう。しかも、ノートPC、デスクトップ、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスに無料でダウンロードして実行できます!

こちらからEssentialPIMをダウンロードして、無料でインストールし、あなた自身の生活を整理整頓してみませんか?