Macで記入可能なPDFフォームを簡単に作成!PDFelement 6の使い方徹底解説

仕事の締め切りに追われた経験はありませんか?思うように動かないソフトウェアに悩まされたことは?PDFファイルをダウンロードして、印刷し、手書きで記入し、スキャンして戻す——そんな面倒な作業に何時間も費やしたことはないでしょうか。「書類をスキャンしたら、そのまますぐに使える状態になったらいいのに」と願ったことがある方も多いはずです。

Wondershare PDFelement 6とは

そんなPDFに関する悩みを解決してくれるのが、Wondershareが開発した「PDFelement 6」です。優れた機能を搭載しており、PDFファイルをより身近で扱いやすいものにしてくれます。スピードが求められる現代において、あらゆる作業の効率化は必須と言えるでしょう。

Wondershareは「Bring Simple to Life(シンプルさを生活へ)」を掲げ、「テクノロジーを通じて生活を豊かにすること」に注力している企業です。長年にわたり、ユーザーフレンドリーで使いやすいソフトウェアを開発し続けており、マルチメディア、ユーティリティ、モバイル、オフィスなど、さまざまなニーズに対応する製品ラインナップを揃えています。

その中でも注目の製品がPDFelement 6です。誰もが記入できないPDFファイルに苦労し、余計な手間をかけた経験があるでしょう。本来オンラインの手続きは簡単であるべきなのに、データ入力のためにPDFフォームを印刷しなければならない——そんな非効率を解消するのがこのソフトです。PDFelement 6は、PDFフォームを記入可能な形式に変換し、CSVやExcelファイルへの書き出しも容易にします。無料トライアルが用意されており、継続利用する場合は59.95ドルからライセンスを購入できます。

PDFフォームを記入可能にするだけでなく、PDFelement 6ではテキスト、ブックマーク、画像、背景の追加や編集など、さまざまな操作をひとつの直感的なソフトウェアで行えます。プレーンなテキスト形式のフォームから、プルダウンメニューやボタンを備えた複雑なフォームまで、好みに合わせて自由に作成できるのも魅力です。

PDFelement 6でのファイル作成・編集の基本

効果的に記入可能なPDFフォームを作成するために、まず押さえておきたいポイントがあります。ここでは、PDFelement 6の各種機能を使ったファイルの作成・編集方法として、特によく使われる以下の3つの機能に焦点を当てて解説します。

• 自動フォームフィールド認識機能を使って、記入可能なPDFを瞬時に作成する
• 既存のPDFファイルから記入可能なフォームを作成する
• 白紙の状態から記入可能なフォームを作成する

記入可能なPDFフォームの作成方法は他にもありますが、これら3つの手順をマスターすれば、PDFelement 6の他の機能でも同じ要領で操作できるようになります。

方法1:自動フォームフィールド認識機能で即座に記入可能なPDFを作成

PDF書類をスキャンしただけで、そのまま記入可能なフォームになったら素晴らしいと思いませんか?それこそが、あなたが探していた「魔法」かもしれません。

PDFelement 6の新機能「自動フォームフィールド認識(Automatic Form Field Recognition)」は、まさにそんな願いを叶えてくれます。フォームを印刷して手書きで記入し直す必要はもうありません。高速かつ便利なこの機能により、フォームフィールドを含むPDFドキュメントを自動的に認識し、記入しやすいインタラクティブなフィールドへと変換します。作業スピードが格段に向上し、PDFフォームの保存・作成も簡単に行えます。

インタラクティブ要素のないPDFフォームを記入可能なフォームに変換するには、以下の手順に従ってください。

• PDFelement 6を起動します。スタート画面の「PDFを編集」をクリックします。
• 記入不可・インタラクティブ要素なしのPDFファイルまたはフォームを選択し、「開く」をクリックします。ファイルがPDFelement 6で開いたら、「フォーム」タブをクリックし、「フォームフィールド認識」ボタンを押します。クリックすると、フォームが記入可能な状態に変わります。
• これでPDFファイルは記入可能なフォームとして書き出せる状態になりました。時間と労力を大幅に節約でき、印刷・手書き記入・再スキャンといった煩わしい作業からも解放されます。
• 自動フォームフィールド認識を適用した後、インタラクティブフィールドをダブルクリックすれば、データの編集や入力が可能です。

パスポート申請書などで試してみると、その威力を実感できるでしょう。申請書はオンラインで入手できても、通常は記入できない形式になっているため、印刷して手書きし、さらにスキャンして送信する必要があります。しかしPDFelement 6の自動フォームフィールド認識を使えば、自動的にインタラクティブな記入可能フォームへ変換されるだけでなく、氏名欄が文字ごとの小さな枠に分割されるなど、細部まで丁寧に処理されます。

方法2:既存のPDFファイルから記入可能なフォームを作成

自動認識機能以外にも、既存のPDFファイルに対して記入可能なフォームを追加・作成することができます。主な流れは「ファイルを開いて準備する」と「記入可能なフォームを作成する」の2段階です。

既存ファイルを開いてフォーム作成の準備をする

• PDFelement 6を起動し、スタート画面の「PDFを編集」をクリックします。「PDFを作成」オプションを選べば、画像やテキスト文書などから新しいPDFファイルを作成することもできます。
• 編集したいPDFフォームを選択して「開く」をクリックします。
• PDFファイルを開いたら「ページ」をクリックします。書類の全ページが表示される画面が開きます。新しいページを追加するには「挿入」をクリックし、ポップアップメニューから「空白ページを挿入」を選択します。
• サイドバーが表示され、空白ページを追加する位置を選択できます。書類の先頭でも、最終ページの後ろでも自由に指定可能です。
• ページをダブルクリックすると編集を開始できます。
• ページを編集するには「編集」をクリックし、「テキストを追加」を選びます。
• その他のオプションも自分の判断と好みに応じて試してみましょう。サイドバーにはフォーマット設定があり、タイトルのフォントサイズ、色、スタイルなどを編集できます。テキストの配置(アライメント)も好みに合わせて変更できます。

記入可能なフォームを作成する

次のステップでは、ドキュメントにテキストフィールドを追加していきます。ここでは例として「旅行登録フォーム」を使用し、「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「住所」のテキストフィールドと、旅行先などの選択肢を追加できるプルダウンメニューを作成します。手順はとても簡単です。

• 上部メニューの「フォーム」をクリックし、「テキストフィールド」を選択します。テキストフィールドは必要な数だけ追加でき、ページ上の好きな位置に配置できます。この例では4つのテキストフィールドを使用します。
• 同じく「フォーム」タブのまま、「ドロップダウン」を選択します。カーソルを希望の位置に移動してクリックすれば配置完了です。後から修正が必要になっても、いつでも編集できます。
• ページ上の要素をきれいに整列させるには、まず「ドロップダウン」をクリックして選択を解除します。次に、カーソルをドラッグしてページ上のすべてのフィールドや要素を選択します。これで一括編集が可能になります。
• すべてを選択したら、サイドバーの「整列」を見つけ、その下の4番目のアイコンを選んで選択範囲を整列させます。
• プルダウンメニューに旅行先の選択肢を追加しましょう。ページ上のドロップダウンテキストフィールドをクリックすると、サイドバーに詳細オプションが表示されます。「フィールドプロパティを表示」をクリックします。
• ウィンドウが開くので、「オプション」タブをクリックし、「項目」に選択肢(この例では旅行先)を入力して「追加」を押します。これでプルダウンメニューに選択肢が登録されます。必要な数だけ繰り返し追加できます。
• ユーザーがどこに何を記入すればよいか分かるように、「編集」→「テキストを追加」をクリックします。「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「住所」「どこに行きたいですか?」といったラベル用のテキストボックスを追加し、ドラッグして好きな位置に配置しましょう。

以上の手順が完了すれば、記入可能なPDFフォームの完成です。編集したPDFファイルは「Command + S」で保存してください。元のファイルを残しておきたい場合は「Command + Shift + S」で別名保存できます。完成したフォームを開いて実際に試してみましょう。項目を追加したりシンプルにしたりと、再度調整することも可能です。すべてはあなたの好み次第です。

方法3:白紙のPDFファイルからフォームを作成

既存のPDFファイルがない場合はどうすればよいのでしょうか?心配いりません。PDFelement 6なら新規ファイルをゼロから作成できます。以下の手順に従えばすぐに始められます。

• PDFelement 6を起動します。
• 「ファイル」→「作成」→「空白のドキュメント」を選択します。新しい白紙のページまたはドキュメントが開きます。
• ここでは例として、アプリのバグ報告用に「バグレポート&フィードバックフォーム」というタイトルのフォームを作成してみましょう。使用するテキストフィールドは「氏名」「メールアドレス」「バグの説明」の3つです。白紙から作成する場合も、既存ファイルから作成する場合と基本的な手順は同じなので、もう難しく感じないはずです。
• 記入可能なフォームは自由自在に編集できます。画像や背景を追加して、より華やかでフォーマルな印象に仕上げるのも良いでしょう。PDFelement 6はユーザーフレンドリーな設計なので、各機能を気軽に試しながら理想のフォームを作れます。

まとめ:PDFelement 6で作業効率を大幅アップ

Wondershareは多くの人々の作業をより簡単に、より迅速にすることを支援してきました。今やPDFファイルの編集は、Wordファイルの編集と同じくらい手軽になっています。

まずは無料トライアルから始めてみてください。59.95ドルからの有料ライセンスを購入すれば、PDFelement 6とその主要機能を最大限に活用できます。インターフェースは非常にシンプルでクリーン design で、見た目の美しさだけでなく操作性にも優れています。Windows 10のような大きなボタン配置も採用されており、PDFelement 6ではさらにミニマルに洗練されています。

デスクの上に山積みになる紙の書類ともお別れです。デスクトップ上でPDFフォームを作成・編集すれば、インクや備品のコスト削減にもつながります。そして何より、自分の時間を大切にできます。さらに、フォームは思い通りにカスタマイズ可能で、これまで以上にクリエイティブな発想を形にできます。テキストフィールドをいくつでも追加し、プルダウンメニューで選択を簡単にし、会社のロゴなどの画像や背景を加え、即時変換機能を活用して時間と労力を節約しましょう。

ソフトウェアはWondershare公式サイトからダウンロードできます。PDFelement 6は個人だけでなく企業の業務効率化にも貢献し、コスト削減を実現します。また、回答の収集がこれまでよりも速く、正確に、明確になり、データ処理も迅速化。紙の書類管理のストレスからも解放されます。

日常的にPDFフォームを扱っているなら、PDFelement 6は必携のツールです。その価値は、支払う金額以上のものがあるはずです。