MacでPDFを無料で編集・記入する方法【Quick Lookとプレビュー活用術】

PDFへの記入が必要な場面は意外と多いものです。ローンの申請、店舗での返品手続き、各種リクエストの提出、求人への応募など、その理由はさまざまですが、記入を求められる書類はたいていPDF形式です。これは、PDFが汎用的なドキュメント形式であり、Windows、macOS、Android、iOSなどどのプラットフォームで開いても同じ見た目になるためです。

とはいえ、わざわざ印刷してペンで手書きし(実際に筆記する必要があります!)、それをスキャンしてメール添付するか、郵送しなければならないのは非常に面倒です。そんな無駄な時間を過ごしたい人はいませんよね。

では、PDFフォームを目の前にしたとき、どうすればよいのでしょうか?幸い、Macであれば追加のソフトウェアを購入しなくても、簡単にPDFへ記入できます。

macOSには、PDFへの記入や署名を簡単に行える標準機能が備わっています。お使いのmacOSのバージョンによって異なりますが、スペースキーを押したときに書類のプレビューを表示する「Quick Look」に編集ツールが組み込まれているか、あるいは「プレビュー」アプリでPDFを開き、テキストの追加はもちろん、ハイライト、下線、取り消し線、ページの回転、ページの追加・削除、矢印などの図形挿入、コメント追加などを行うことができます。

また、PDFへの署名追加もとても簡単です。詳しくは「MacでPDFに署名する方法」をご覧ください。

さらに、既存のテキストの変更など、より柔軟なPDF編集をお望みなら、編集体験を次のレベルへ引き上げてくれる専用アプリも多数あります。詳しくは「Mac向けおすすめPDF編集アプリ」の記事を参照してください。

この記事では、Macで無料でPDFを編集する方法をご紹介します。

Quick Lookを使ってPDFを編集する方法

Appleが2018年にmacOSをMojaveへアップデートした際、Quick Lookを使ったPDF編集機能が追加されました。

Quick Lookは、関連アプリを起動することなく、Mac上のあらゆるファイルのプレビューを開ける便利なツールです。Finderでファイルを探すか(デスクトップにある場合はそこからアクセスできます)、ファイルをクリックして選択し、スペースキーを押すだけでプレビューできます。

Quick Lookの編集ツールを使ってMacでPDFに記入する手順は以下の通りです:

1. 編集したいPDFを見つけます。
2. ファイルを選択してスペースキーを押します。
3. スペースキーを押すと、画面にファイルのプレビューが表示されます。
4. プレビュー画面の右上にある鉛筆のようなアイコンを探してクリックします。
5. 編集ツールが表示されます(各ツールの詳細な使い方は後述します)。ツールには描画ツール、図形、そして3番目にテキストツール(四角で囲まれた「T」)があります。これをクリックしてください。
6. テキストツールをクリックすると、「Text」という文字が入ったボックスが現れます。これを好きな位置に移動し、PDFに追加したい内容を入力しましょう。ボックス内をクリックするとカーソルが手のアイコンに変わり、ドラッグして移動できます。
7. テキストはデフォルトで赤色になっている場合があります。外観を変更するには、「A」の横のプルダウンメニューを選択し、文字の色、フォント、サイズを指定してください。
8. 中には記入しやすいよう設計されたフォームもあります。入力すべき場所に自動的にテキストボックスが表示されたり、クリックするだけでチェックマークを入れられたりすることもあります。
9. 記入が完了したら、「完了」をクリックして変更を保存します。
10. これで完成したPDFを共有できます。

Quick Lookで署名を追加する方法

Quick Lookのプレビュー画面から直接、署名を追加することも可能です。手順は以下の通りです:

1. メニューの署名アイコンをクリックします。
2. オプションから「署名を作成」を選びます。
3. トラックパッドで署名を描くか、紙に名前を書いてカメラにかざします。太めの黒いペンを使うと、よりきれいな仕上がりになります。
4. 作成した署名をクリックすると、書類に追加されます。
5. ドラッグして適切な位置に配置しましょう。

プレビューを使ってPDFを編集する方法

MojaveやCatalina以降にアップデートしていない場合でも、Macに標準搭載されている「プレビュー」アプリを使えば、無料でPDFを編集できます(プレビューには隠れたペイントアプリなど、優れた機能がたくさんあります)。

1. PDFをクリックすると、通常は自動的にプレビューで開きます(他のPDFビューアをインストールしている場合を除く)。その場合は、PDFを右クリックして「このアプリケーションで開く」>「プレビュー」を選択すれば、確実にプレビューで開けます。

   

2. 円の中に鉛筆があるようなアイコンをクリックすると、マークアップツールが開きます。含まれるツールは、テキスト選択、長方形選択、スケッチ・描画、図形、テキストと署名、ノート、図形スタイル、枠線、塗りつぶしカラー、テキストスタイルなどです。
3. プレビューの各種ツールを使えば、PDFへのテキスト追加、下線、ハイライト、描画などが行えます。具体的な使い方は後述しますが、単にテキストを追加するだけなら、前述のQuick Lookの場合と手順は同じです。

MacでPDFにテキストを追加する方法

プレビュー(またはQuick Look)でPDFを開いたら、まずデータ入力を促す箇所をクリックしてみてください。そこに入力できる場合があります。PDFによっては、プレビューがテキスト入力箇所を認識できるように設定されていることがあり、その場合は該当エリアをクリックして入力するだけで完了です。

テキストボックスが正しく設定されていない場合は、自分でテキストボックスを作成する必要があります。手順は以下の通りです:

1. 四角で囲まれた「T」のアイコンをクリックするか、プレビューのメニューから「ツール」>「注釈を追加」>「テキスト」を選択します。
2. ページ中央に「Text」という文字の入った小さなボックスが現れます。ドラッグ&ドロップでページ上の任意の場所に移動でき、PDFのレイアウトに合わせてサイズ変更も可能です。配置が決まったら、そのまま入力を始めましょう。
3. フォント、サイズ、色を変更したい場合は、ツールバー右端の斜体の「A」アイコンをクリックします。標準のフォーマットオプションが開き、テキストの変更や行揃えの調整ができます。例えば中央揃えになっているのを左揃えにしたい場合などに便利です。
4. テキストボックスを移動したいときは、クリックしてドラッグするだけです。

PDFのチェックボックスにチェックを入れる方法

PDFには、チェックマークやバツ印を記入する欄が用意されていることがよくあります。

バツ印を入れるのは簡単で、「X」キーを使うだけです。では、チェックマークを入れたい場合はどうすればよいでしょうか?

PDFによっては、チェックマークが自動的に表示される設定になっていることもあります(ダブルクリックが必要な場合も)。そうでない場合は、以下の手順でチェックを入れられます:

1. テキストボックス(四角で囲まれた「T」)をクリックします。
2. テキストボックスを、チェックを入れたい位置へ移動します。
3. Option/Alt + V を入力します。これがMacキーボードでチェックマークを打つ方法です。
4. このチェックマークの見た目が気に入らない場合は、フォントを変えて好みのものを探してみてください。
5. 気に入るチェックマークが見つかったら、コピー&ペーストで書類内の必要なすべての場所に貼り付けましょう。

あるいは、こちらのコピペしてもOKです:√

PDFからテキストをコピーする方法

ある書類から別の書類へテキストをコピーしたい場面は多々ありますが、PDFではこれが意外と厄介です。

しかし、プレビューには簡単な解決策があります。ツールバーの最初のアイコン(大文字と小文字の「A」が並んだもの)をクリックすると、テキスト選択モードが有効になります。

1. このアイコンをクリックして、保存したい言葉を探します。
2. 対象部分をハイライトしてCommand + Cを押すか、右クリックで「コピー」を選択します。
3. あとは任意の書類や、PDF内の他の場所(テキストボックスを作成すれば)にペーストできます。

PDFにメモやコメントを追加する方法

プレビューのツールバーには、もうひとつ便利な「ノート」機能があります。これを使うと、書類上の特定のエリア(誤字のある箇所など)を選択してハイライトし、同僚に注意を促したり、自分用のリマインダーを残したりできます。

1. ノート機能にアクセスするには、3本の線が入った四角いアイコンをクリックします。ハイライトした領域に黄色いボックスが表示されます。

   

2. 思いついた内容を入力し、書類の別の場所をクリックすると、ボックスが黄色い四角形に折りたたまれます。
3. ノートの内容を確認したいときは、その四角形をクリックすれば展開されます。

プレビューで図形を作成する方法

プレビューでは、目立たせたい領域を強調するための図形を作成することもできます。

1. 四角形と円のアイコンをクリックし、メニューから希望の図形を選択します。
2. 図形には、正方形、吹き出し、星、六角形などがあります。矢印や直線も用意されています。
3. 図形が書類上に表示され、形状に応じて側面や端にある青い丸をドラッグすることで、移動やサイズ変更が自由に行えます。
4. 図形の色を変えたい場合は、図形を選択してメニューの太い枠線で囲まれたボックスをクリックすると、カラーパレットが表示されます。
5. 3本線のアイコンをクリックすれば線の太さも変更でき、影を付けて図形をさらに際立たせるオプションもあります。
6. 特定の箇所を強調したいときは、図形パレット下部の拡大鏡オプションを選びましょう。青い点をドラッグして円を大きくしたり、緑の点をドラッグして円内のテキストを拡大したりできます。

PDFのページを並べ替え・追加する方法

編集中のPDFが複数ページにわたる場合や、ページを追加したい場合は、プレビューで簡単に行えます。手順は以下の通りです:

1. まず、メニューの「表示メニュー」ボタン(Aaツールの上)をクリックします。
2. 「サムネール」を選択すると、書類の全ページの一覧が表示されます。
3. 新しいPDFを追加するには、Finderからサイドバーへドラッグするだけです。
4. PDFからページを削除するには、該当ページのサムネイルをクリックして選択し、deleteキーを押します。
5. ページを並べ替えるには、サムネイルをクリックしてドラッグし、サイドバー内で上下に移動させます。

PDFファイルのサイズを縮小する方法

PDFをメールで送りたいのにファイルサイズが大きすぎる場合は、サイズを縮小するとよいでしょう。PDFを誰かにメッセージで送りたい場合にも有効です。

1. PDFのサイズを縮小するには、「ファイル」>「保存」(またはCommand + S)をクリックします。
2. Quartzフィルタの横のプルダウンメニューから「Reduce File Size(ファイルサイズを縮小)」を選択します。
3. 「保存」をクリックします。
4. 出来上がった書類は、かなり軽量化されています。

PDFに署名を追加する方法

書類に署名したい場合も、プレビューで対応できます。PDFへの署名追加についてはより詳細なチュートリアル記事がありますが、基本的な手順は以下の通りです:

1. ツールバーの落書きのようなアイコンをクリックし、「署名を作成」を選択します。
2. ウィンドウが開き、トラックパッドを仮想メモ帳として使えます。指やスタイラスで署名を描き、完了したら任意のキーを一度タップします。
3. うまく描けなかったら「クリア」ボタンを押してやり直しましょう。満足できたら「完了」をクリックします。署名はプレビューに保存され、今後書類に署名する際にいつでも使えるようになります。
4. 実際に署名を挿入するには、再び落書きアイコンをクリックし、作成済みの署名を選ぶと、テキストボックスとして書類上に表示されます。
5. 署名を適切な位置へドラッグし、必要ならサイズを調整します。その後、書類の他の場所をクリックするとボックスが消え、サインだけが残ります。

サードパーティ製アプリという選択肢

プレビューはPDFに手早く変更を加えるには最適なソリューションですが、プロフェッショナルなレベルまで踏み込みたいなら、専用ソフトの導入を検討する価値があります。PDF編集ツールについては、別記事でいくつか紹介しています。

例えば「PDFelement for Mac」は、PDFの作成、編集、注釈付けのために特化して開発されたソフトです。テキストの自動リフローに対応し、OCR機能で紙の書類やデジタルスキャンを編集可能なPDFに変換できます。さらに、Microsoft Word文書からインタラクティブなフォームを作成する機能など、多彩な機能を備えています。

PDFを頻繁に利用・作成する方なら、ぜひチェックしてみてください。無料トライアル版が用意されており、まずは機能を試せます。要件を満たしていれば、Mac App Storeから年間69.99ドル(英国では64.99ポンド)のシングルユーザー向けスタンダードライセンスを購入できます。無料トライアルはこちらからダウンロードできます。