Windowsでデスクトップのメール検索を簡単にマスターする方法

パソコンで複数のメールクライアントを使っていませんか?各クライアントに保存されたメールアーカイブをまとめて閲覧したいとお考えなら、MailStore HomeやE-mail History Browserといったサードパーティ製ソフトウェアを試してみる価値があります。これらのスタンドアロン型ソフトを活用すれば、Thunderbird、Nylas Mail、Mailbird、eM Client、Hiri、Outlookなど、主要なメールクライアントのメール履歴を横断的に閲覧できます。

ただし、ソフト上でメッセージを直接読みたい場合は、MailStore Homeを選びましょう。E-mail History Browserは1つ以上のクライアントからすべてのメッセージを取得できますが、メール本文を読むこと自体を目的とした設計ではないからです。

E-mail History Browserの使い方

E-mail History Browserを起動すると、システムをスキャンして対応するメールアーカイブを検索するオプションが表示されます。このオプションを選択すると、ソフトが自動的にパソコン全体をスキャンし、見つかった結果をインターフェース上に一覧表示します。

E-mail History Browserは、Windows Mail、Microsoft Outlook、Thunderbird、Windows Live Mailに対応しています。一方で、新しいWindowsメールアプリには対応しておらず、IMAPフォルダの統合もできず、一般的なメール形式を手動でアプリに読み込むこともできません。

E-mail History Browserは取得した情報をローカルファイルとして保存するため、起動時に毎回新たなスキャンを行いません。その分、情報の取り出しが高速になるのがメリットです。検索でヒットしたメッセージはサイドバーに一覧表示され、クライアントやメールサーバーごとに分類されます。クリック操作だけでクライアント間を切り替えられ、フォルダを選択すれば該当するメール履歴がすぐに確認できます。

E-mail History Browserの検索レポートには、以下のような情報が含まれます。

• 差出人名
• メールアドレス
• メッセージの件名
• 受信日時
• 受信メッセージのサイズ
• 添付ファイル(添付がある場合)
• フラグの有無(フラグが付けられている場合)

フィルター機能を使えば、目的のメールを絞り込むことも可能です。ただし、このフィルターはフォルダ内でのみ機能し、受信済みの全メールを一度に絞り込むことはできません。すべてのメッセージを横断的に検索したい場合は、後述のMailStore Homeが最適です。

総じて、E-mail History Browserは特定のメールクライアントに対応したメタデータブラウザーと呼べる存在です。メールややり取りを素早く見つけるためのツールではあるものの、その点での使い勝手は決して良くありません。すべてのアーカイブ、添付ファイル、メールクライアントを対象とした一括検索は不可能だからです。

MailStore Homeが持つわずかな優位性

MailStore HomeもE-mail History Browserと同様に無料で利用でき、Windowsユーザー向けのスタンドアロン型プログラムです。さらにMailStore Homeでは、メールのバックアップも行えます。

OutlookやThunderbirdをはじめとする主要なデスクトップメールクライアントに対応しているほか、POPまたはIMAP接続に対応するサービスであれば幅広く利用可能です。Windows Hotmail、Yahoo!メール、Windows Live Mail、Gmailなど、ほとんどのWebメールサービスにも対応しています。

使い方は簡単です。まずソフトをインストールし、アカウントの認証情報を入力します。次に、バックアップしたいフォルダを選択して「実行」をクリックしましょう。MailStore Homeがアーカイブの分析を終えると(バックアップには時間がかかる場合があります)、以降は自動的に処理が続行され、指定したフォルダへメールのダウンロードと保存が進められていきます。

MailStore Homeには「キャンセル」ボタンが用意されていますが、心配はいりません。このボタンを押してもバックアップ処理が一時停止されるだけで、準備が整い次第いつでも再開できます。また、DVDやUSBストレージデバイスなどの外部ストレージへのバックアップにも対応している点も魅力です。

まとめ

MailStore HomeまたはE-mail History Browserを活用すれば、デスクトップ環境でのメール検索を思いのままにコントロールできるようになります。シンプルさを重視するならE-mail History Browser、多機能さを求めるならMailStore Homeがおすすめです。どちらを選んでも、複数のメールクライアントをひとつの検索で掘り起こせる便利さをきっと実感できるでしょう。