Airtableで何でも整理 – オンライン・モバイル対応のモダンデータベース

スプレッドシートでは物足りない?データ整理にはデータベースが最適

表計算ソフト(スプレッドシート)は、現代のビジネス環境に欠かせないツールのひとつです。シンプルな2列の買い物リストから、複数シート・複数ファイルに及ぶ複雑な会社の予算管理まで、あらゆるものを整理するために活用されています。しかし、表計算ソフトがどうもしっくりこない用途が少なくともひとつあります。それが「大量データの整理・管理」です。複雑なデータを効率的に扱いたいなら、データベースの活用がより良い解決策となります。

多くの表計算ユーザーがデータベースを敬遠する理由は、「難しそう」「複雑そう」というイメージにあります。幸い、そんな悩みを解決してくれるのがAirtable(エアテーブル)です。Airtableは、スプレッドシートのような直感的な操作感を持つモダンなクラウド型リレーショナルデータベースで、ほぼあらゆる種類のデータを整理できます。共同編集にも対応しているため、同僚と一緒にデータベースを操作でき、ブラウザやモバイルアプリ経由でデバイス間の同期も可能。常に最新の状態を保てます。

WindowsのMicrosoft AccessやMacのFileMaker Proに慣れている方なら心配無用。Airtableの方がむしろ簡単に使えるはずです。データベースという概念自体が初めてという方には、ステップバイステップのガイドや動画チュートリアルが用意されているので安心です。

テンプレートですぐに始められる

Airtableを使い始めるために必要なのは、無料アカウントへの登録だけです。無料プランでは、ベース(データベース)とコラボレーターが無制限で利用でき、1ベースあたり1,200レコード、添付ファイル容量2GBまでという制限があります。さらに多くの機能が必要な方向けに有料プランも用意されていますが、個人ユーザーであれば無料プランで十分すぎるほどでしょう。

できるだけ早く作業を開始できるよう、Airtableには豊富なテンプレートが用意されています。登録プロセスの後、最低3つのデータベース使用例を選ぶよう求められます。選択肢は、プロジェクトトラッカーから屋台の在庫管理、ブログ編集カレンダーから結婚式の計画まで、実に多彩です。

データベースに不慣れな方は、既存のサンプルをそのまま使って自分のニーズに合わせて修正するのが最短ルートです。選んだサンプルを開き、まずは全体を見て回りながら操作感をつかみましょう。一方、経験豊富な方は、プラス(+)アイコンをクリックすれば、いきなり新しいデータベースの作成からスタートできます。

ここでは例として「Study Guide(学習ガイド)」データベースを開いてみましょう。これは学生が学習状況を把握するのに役立つようカスタマイズされたものです。一見シンプルに見えるスプレッドシート風インターフェースの中には、強力な機能がたくさん隠れています。行やセルを自由に追加・カスタマイズしたり、個々の行にメディアを添付したり、他の教科を追跡するためのテーブルを追加・削除したり、カスタムビューを作成したりすることも可能です。

ただ、ここでひとつずつ説明するよりも、実際に自分の手で試してみて、全体の仕組みを掴む方が早いでしょう。画面右下にあるカラフルな丸いアイコンをクリックすると、やりたいことを実現するための手順が順番に表示されます。

たとえば、行番号の横にある「展開」アイコンをクリックすれば、スプレッドシートのセルではなくフォーム形式でデータを入力できます。

さらに、友人と共有できるカスタムフォームを作成することも可能です。共有された相手が入力した内容は、自動的にデータベースへ反映されます。手順は、「メインビュー」をクリックして「フォーム」を選択するだけ。

その後フォームをカスタマイズし、「共有」をクリックします。そうすると、他の人と共有できるリンクが発行されます。先ほどのStudy Guideの例で言えば、勉強会グループでこのフォーム共有を活用すれば、各メンバーがそれぞれ担当科目の情報を入力していく、といった使い方ができます。

Airtableを選ぶべき理由

デスクトップ型データベースアプリではなくAirtableを使うことには、以下のようなメリットがあります。

• クラウド完結:すべてホスティングされ、自動的にバックアップされるので、特別な作業は一切不要。インターネットに接続できる限り、データはいつでも安全にアクセスできます。
• マルチユーザー対応:仲間と協力してデータ入力を進められるので、短時間でより多くの作業を完了できます。
• 直感的でセットアップが簡単:学習コストをかけずに、新規ユーザーでもすぐに使い始められます。
• 高いカスタマイズ性:多数のフィールドタイプから選べるため、ニーズに合わせてほぼあらゆるデータベースを構築できます。
• ブラウザベース:ダウンロード不要で、場所を選ばず快適にアクセス可能。モバイルで作業する方向けにiOSアプリ(Android版ベータあり)も提供されています。
• 豊富な連携:Evernote、Slack、Pinterest、Twitter、Asana、Dropbox、Pocket、Instagramなど、多数の外部サービスと統合できます。

そして、初心者ユーザーからよく寄せられる最大の疑問が、「なぜ表計算ではなくデータベースを使うべきなのか」という点です。シンプルに答えるなら、大量のデータを整理するならデータベースが向いており、多くの計算を行うなら表計算ソフトが有利、ということになります。

今回の概要紹介だけでは、Airtableの可能性のほんの表面をなぞったにすぎません。無料で使えるので、ぜひ実際に試してみてください。感想や意見があれば、下のコメント欄でお聞かせください。