Wordで変更履歴を記録する方法|オンライン・モバイル・デスクトップ版の使い方を解説

ワープロ文書の変更履歴を記録する機能は、ドキュメント編集の歴史において画期的なイノベーションでした。Microsoft Wordはこの進化の最前線に位置し、以来、多くのユーザーがこの機能を活用してきました。

現在、変更履歴機能はあらゆるワープロアプリにおける標準装備となっています。この記事では、Microsoft Wordのオンライン版、モバイル版、デスクトップ版それぞれでの変更履歴の記録方法をご紹介します。なお、Google DocsやMicrosoft Excelなど、他のアプリでも同様に変更履歴を利用できます。

Word文書で変更履歴を記録すると、他の人(あるいは未来の自分!)が提案された修正箇所を簡単に確認でき、修正ごとに「承認」して確定するか「却下」するかを判断できるようになります。

Word Online(オンライン版)で変更履歴を記録する方法

無料のMicrosoftアカウントを登録すれば、誰でもMicrosoft Word Onlineを無料で利用できます。ログインして新しいWord文書を作成(または既存の文書を開いた)後、以下の手順で変更履歴の記録を有効にしましょう。

Word Onlineで変更履歴をオンにする

まず、変更履歴の記録をオンにします。

1. リボンの[校閲]タブを選択します。

2. [変更履歴]ボタンを選択し、全員の編集を記録したい場合は[すべてのユーザー]を、自分自身の変更のみを記録したい場合は[自分のみ]を選択します。

モードメニューが「編集」から「校閲」に切り替わっていれば、正しく設定できています。

実は、Word Onlineで変更履歴をオンにするもう一つの方法として、モードメニューから[校閲]を選択することもできます。ただしこの方法では、デフォルトで自分の変更のみが記録される点に注意してください。文書を編集する全員の変更を記録したい場合は、上記の手順に従って[すべてのユーザー]を選択しましょう。

Word Onlineで変更を確認・承認・却下する

変更履歴がオンになっている状態なら、各修正案を順番に確認し、一つずつ承認または却下できます。

1. 文書の先頭(または修正案の確認を始めたい場所)をクリックまたはタップします。
2. [校閲]タブを選択します。
3. [承諾]または[拒否]ボタンを選択すると、Wordが文書内の最初の修正案へジャンプします。

4. [承諾]または[拒否]ボタンを選択して、その修正案を処理します。必要に応じて、修正箇所にマウスを合わせるとポップアップが表示され、変更内容の説明と、承認(チェックマーク)・拒否(X)のボタンを確認できます。ただしこの方法を使う場合、Wordは次の修正案へ自動的に移動しない点にご注意ください。

5. 文書内のすべての修正案を処理し終えるまで、[承諾]または[拒否]ボタンの選択を続けます。すべての修正案について判断が完了すると、「これ以上表示できる変更履歴はありません」というポップアップメッセージが表示されます。

6. [OK]ボタンを選択すると、文書に戻ります。

作業が終わったら、変更履歴の記録をオフにしたくなるタイミングが来るでしょう。

Word Onlineで変更履歴をオフにする

Word Onlineで変更履歴をオフにするには、2つの簡単な方法があります。

• モードメニューで「編集」または「閲覧」に切り替えます。文書の編集を続けたい場合は「編集」を、変更を加えずに閲覧だけしたい場合は「閲覧」を選びましょう。

• または、[校閲]タブの[変更履歴]ボタンを選択し、[オフ]を選びます。これにより、全員の変更履歴の記録がオフになります。

これで、変更を記録せずに自由に文書を編集・閲覧できるようになります。

Word Androidアプリで変更履歴を記録する方法

Microsoft WordのAndroidアプリで変更履歴をオンにする手順は、やや分かりにくい場所にあります。文書を開いて、以下の手順に従いましょう。

1. 文書下部にある文書エディター内の上向き矢印を選択します。

2. [ホーム]を選択します。

3. [校閲]を選択します。

4. 校閲メニューを下にスクロールし、[変更履歴]を選択します。

変更履歴が有効になると、あなたが行ったすべての編集は修正案として記録され、自分や他の人が承認・却下できるようになります。

モバイル版Wordで変更を確認・承認・却下する

Wordのモバイルアプリで変更を確認・承認・却下するには、以下の手順を実行します。

1. 文書の先頭(または修正案の確認を始めたい場所)をタップします。
2. ツールバーの[ホーム]をタップし、[校閲]を選択します。
3. [変更履歴]セクションまでスクロールし、文書ナビゲーション用の矢印を使って修正案から修正案へ移動します。(または、本文中の各修正案を直接タップしても構いません。)

4. 修正案がハイライトされたら、その変更を承認または却下するか、前後の修正案へ移動するかを選べます。

5. 文書内のすべての修正案を処理すると、「確認すべき変更履歴はこれ以上ありません」というメッセージが表示されます。

モバイル版Wordで変更履歴をオフにする

Wordのモバイルアプリで変更履歴をオフにするのは簡単です。ツールバーの[ホーム]をタップし、[校閲]を選択して下にスクロールし、[変更履歴]をタップして選択を解除すれば、機能がオフになります。

Wordデスクトップアプリで変更履歴を記録する方法

Wordのデスクトップアプリケーションでの変更履歴の使い方は、Word Onlineの場合とほぼ同じです。

デスクトップ版Wordで変更履歴をオンにする

編集したい文書を開き、以下の手順に従います。

1. [校閲]タブを選択します。

2. [変更履歴]ボタンを選択します。

3. 必要に応じて、変更履歴ボタンのドロップダウン矢印から[変更履歴の保護]を選択します。パスワードを設定すれば、他の人が勝手に変更履歴機能をオフにするのを防げます。

校閲タブの変更履歴ボタンがアクティブになっている限り、変更は記録され続けます。

デスクトップ版Wordで変更を確認・承認・却下する

修正案を確認するには、以下の手順に従います。

1. [校閲]タブで[コメントの表示](Show Markup)を選択します。ここで、修正案の表示方法(吹き出し形式か本文内表示か)を選べるほか、特定のユーザーからの修正案だけを表示することも可能です。

2. カーソルを文書の先頭(または修正案の確認を始めたい場所)に置きます。
3. [校閲]タブで、[承諾]、[拒否]、または[次へ]ボタンを選択して、次の修正案へ移動します。
4. 修正案がハイライトされたら、[承諾]ボタンで変更を受け入れるか、[拒否]ボタンで変更を却下して次の修正案へ進みます。

5. または、修正案を右クリックして[承諾]または[拒否]を選択する方法もあります。

すべての修正案の確認が完了すると、デスクトップ版Wordがその旨を通知してくれます。

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