Googleドライブの共有リンクに有効期限を設定する方法

Googleドライブを使えば、ファイルをクラウドに保存し、誰とでも簡単に共有できるため、多くの人の作業がこれまで以上に便利になりました。メールに添付ファイルとして送る必要はなく、Googleドライブにファイルをアップロードして共有リンクを取得し、それを送るだけで済みます。

通常、ファイルがGoogleドライブ上に存在し、相手が共有リンクを持っていれば、いつでもそのファイルにアクセスできます。しかし、「一定期間だけファイルを共有したい」というケースもあるでしょう。残念ながら、Googleドライブには公式にそのような機能は用意されていませんが、サードパーティのスクリプトを利用すれば実現可能です。

ここでは、そのスクリプトをGoogleドライブアカウントで活用する手順を詳しく解説します。

Googleドライブの共有リンクに有効期限を設定する手順

1. デスクトップでWebブラウザを開き、スクリプトのページにアクセスして、自分のGoogleドライブアカウントと連携できるようにします。

スクリプトページが読み込まれると、Googleアカウントへのアクセス許可を求められます。「権限を確認」ボタンをクリックして、スクリプトが必要とする権限の内容を確認しましょう。

2. 次の画面では、スクリプトがGoogleドライブ上で操作を行うために必要な権限の一覧が表示されます。内容に問題がなければ「許可」ボタンをクリックして、スクリプトに権限を付与してください。

3. これでスクリプトをドライブアカウントで利用できる状態になりました。次に行うのは、期間を限定して共有したいファイルやフォルダの選択です。「ドライブを開く」ボタンをクリックしてGoogleドライブを開き、共有対象となるファイルやフォルダを選びましょう。

4. 表示された画面で、共有したいファイルまたはフォルダをクリックして選択し、「選択」ボタンを押します。

5. 続いて、選択したファイルを誰と共有するか、また相手にどの程度の権限(閲覧のみ、または編集可能な閲覧)を与えるかを指定します。テキストボックスに相手のメールアドレスを入力してください。

6. 次のステップでは、共有リンクの有効期限を設定します。2つのドロップダウンメニューが用意されており、1つ目のメニューで数値を、2つ目のメニューで単位(時間、日など)を選択します。

たとえば、10時間後にリンクが失効するように設定する場合は、1つ目のメニューで「10」を、2つ目のメニューで「時間」を選択します。

7. 「有効期限を設定」ボタンをクリックすると、共有リンクの有効期限が設定されます。画面には「スクリプトが有効期限を設定中であるため、しばらくお待ちください」というメッセージが表示されますが、処理自体はそれほど時間がかかりません。

8. 有効期限の設定が完了すると、スクリプトの管理パネル上で共有中のファイルをすべて確認できるようになります。共有を取り消すためのキャンセルボタンも表示されるので、期限前に共有を停止したい場合にも対応できます。

注意点

サードパーティのスクリプトにGoogleアカウントへのアクセス権限を付与する際は、必ず要求される権限の内容をよく確認してください。不要な権限を安易に許可すると、セキュリティ上のリスクにつながる可能性があります。信頼できるスクリプトかどうかを見極めたうえで利用することが大切です。

まとめ

Googleドライブに保存したファイルを、限られた期間だけ特定の人と共有したい場合、公式機能だけでは対応できませんが、今回紹介したスクリプトを活用すれば、有効期限付きの共有リンクを簡単に作成できます。機密性の高い資料や一時的なデータの受け渡しなど、用途に合わせてぜひ活用してみてください。