Googleスプレッドシートの使い方：初心者向けの必須テクニック7選

Windowsの登場以来、Microsoft Excelは数値計算や表作成、請求書管理など、行と列のグリッドにデータを整理したいあらゆる場面で定番のソフトウェアとして使われてきました。

しかし、クラウドサービスが普及するようになってからは、Googleスプレッドシートを選ぶ人が急増しています。Excelほど多機能ではないかもしれませんが、一見しただけでは分からないほど多くの可能性を秘めたツールです。

ここでは、Googleスプレッドシートをスムーズに使い始めるために覚えておきたい、便利なテクニックを7つご紹介します。

1. 別のスプレッドシートからデータをインポートする

Googleスプレッドシートでは、あるスプレッドシートから別のスプレッドシートへ、動的にデータを取り込むことができます。特定の集計結果を別のシートに表示したい場合や、表の一部を丸ごと移したい場合に便利です。単なるコピーとは異なり、元のシートのデータを更新すると、インポート先のシートも自動的に更新される点が大きな特徴です。

この機能を実現するのが IMPORTRANGE 関数で、次のように記述します。

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")

長い英数字のコードはスプレッドシート固有のIDで、ブラウザのURLバーにある「spreadsheets/d/」以降の部分です。「SheetName」の部分には、データを取り込む元となるシート名を正確に入力し、「!」より後ろには取得したい行・列の範囲を指定します。

2. 行と列を固定する

スプレッドシートを作成するとき、ほとんどの場合、画面上に常に表示しておきたい情報があるはずです。例えばフリーランスの仕事を管理しているなら、ページを下にスクロールしても「支払額」「請求日」「サイト名」といったヘッダー情報を常に表示したいものです。

そのためには、常に表示しておきたい行や列を「固定」します。「表示」→「表示を固定」をクリックし、固定したい行数または列数を選択しましょう。事前にセルを選択してから「表示」メニューを開けば、そのセルまでのすべての行または列をまとめて固定することもできます。

3. Googleスプレッドシートでフォームを作成する

あまり知られていませんが、Googleスプレッドシートにはフォームやアンケートを作成できる強力な機能が備わっています。新しいスプレッドシートを開き、「ツール」→「フォームを作成」をクリックすると、Googleフォームの編集画面に移動します。

操作はとても簡単です。フォームにタイトルと説明文を付け、「無題の質問」と表示されている箇所に質問文を入力し、回答形式（ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンなど）を変更したい場合はメニューから選択するだけです。

また、フォーム画面の右上には、アンケートのデザインをさらにカスタマイズできるオプションが用意されています。

4. セルに画像を挿入する

「画像の挿入なら『挿入』→『画像』でできる」と思うかもしれませんが、実はそう単純ではありません。この方法だと、画像はセルの中ではなく、スプレッドシートの上に重ねて表示されてしまいます。

セルの中に直接画像を挿入したい場合は、対象のセルをクリックして、次の関数を入力します。=image("挿入したい画像のURL")。デフォルトでは、画像は縦横比を保ちながらセルのサイズに合わせて表示されますが、数式にオプションを加えることで、画像やセルのサイズを細かく調整できます。

• =image("画像のURL",2) – 画像を既存のセルサイズに合わせて変形させる
• =image("画像のURL",3) – 画像を元のサイズのまま表示し、セルサイズは変更しない

5. 数字を素早く合計する

表計算ソフトの定番機能でありながら、意外と忘れられがちなのがこの技です。幸い、Googleスプレッドシートでは簡単に行えます。行や列の数字をすばやく合計したいときは、マウスの左クリックで計算したい範囲をドラッグして選択するだけで、画面右下に合計値が即座に表示されます。

さらに、右下の合計値をクリックすると、平均値、最小値、最大値などを確認するための選択肢が現れます。

行や列の合計を特定のセルに表示したい場合は、合計を表示したいセルをクリックし、=sum(A1:A13) のように入力します。A1とA13は、合計したい範囲の最初と最後のセルです。

6. 条件付き書式を使いこなす

色分けを活用すれば、画面に並ぶ大量のデータがぐっと見やすくなります。セルの書式や色を自動的に変更するルールを設定するには、「表示形式」→「条件付き書式」をクリックします。

画面右側に「条件付き書式ルール」のパネルが表示されます。ここでは、例えば「空欄のセルを自動的に赤色にする」（未払いの請求をすぐに把握できて便利です）や、特定の文字列を含むセルをお好みの色で塗るといった設定が可能です。

設定できる項目は非常に豊富なので、どんどん試してみてください。あなたのスプレッドシートは、自由自在にカスタマイズできるキャンバスです。

7. セルにプルダウンリストを追加する

セルに入力できる内容を、特定の複数の値だけに制限したい場合があります。そのようなときに便利なのがプルダウンリストです。選択肢の値を保存するために、まず新しいシートを作成しましょう。

1. 下部の「+」アイコンをクリックして、新しいシートを作成します。
2. 新しいシートの1列目に、選択肢となる値を入力します。
3. 元のシート（作業中のシート）に戻り、プルダウンを挿入したいセルを選択します。
4. そのセルを右クリックし、コンテキストメニューの末尾にある「データの入力規則」を選択します。
5. 「条件」の欄で「範囲内のリスト」を選択し、「データ」の欄でシート・列・セルの範囲を指定します。「セルにプルダウン リストを表示」にチェックを入れます。
6. 「保存」をクリックします。これで、セルの内容を指定した範囲の値だけに制限できるプルダウンフィールドが完成します。

スプレッドシート運用の理想は、色分けや計算などの作業をルールで自動化し、できるだけ速く効率的に業務を進められる状態にすることです。今回ご紹介した7つのテクニックがその実現の一助となり、シート内の情報を格段に分かりやすくし、時に無機質になりがちな表管理の作業に彩りを添えてくれるはずです。