知らないと損！Gmailで生産性を向上させる4つの隠れた活用術

多くの人にとって、Gmailは単なるメールの送受信クライアントにすぎません。しかし実は、Gmailにはまだ知られていない便利な活用法が数多くあります。さらにブラウザ拡張機能を組み合わせれば、より実用的な機能を追加することも可能です。メールの予約送信や開封トラッキング、受信トレイの整理、さらにはオフラインでのGmail利用まで、マウスを数回クリックするだけで実現できます。

ここでは、これらの機能をすべて簡単な操作で使いこなす方法をご紹介します。

メールのスヌーズ機能で「後で読む」を実現

会議の1ヶ月前に案内メールを受け取っても、詳細が必要になるのは開催の1週間前――そんな経験はありませんか？Gmailのスヌーズ機能を使えば、本当に必要なタイミングに合わせてメールを再表示させることができます。

この機能はInbox by Gmailで実現できます（※Inbox by Gmailは2019年にサービスを終了しましたが、現在では標準のGmailにも同じスヌーズ機能が搭載されています）。

1. スヌーズ（再スケジュール）したいメールを開きます。

2. メール上部にある時計アイコンの「スヌーズ」をクリックします（下のスクリーンショット参照）。

豊富なスヌーズオプションから選択できます：

• メールに日時情報が含まれている場合、それに基づいた日時が自動的に提案されます。もちろん、好きな日時を自由に指定することも可能です。
• 「明日」「今週後半」「今週末」「来週」など、特定の日時までスヌーズできます。
• 「いつか（Someday）」を選択すれば、必要になる時期が未定の場合にも対応できます。後からスヌーズメニューで「いつか」の設定を編集しましょう。
• 「場所を選択（Pick a place）」オプションを使えば、特定の場所に到着したときにメールを受け取ることもできます。位置情報を設定しておけば、その場所に着いた瞬間にメールが届きます。

メールの開封をトラッキングする

メールを送った後、返信を待ちながら不安になったことはありませんか？そもそも相手がメールを読んでくれたのかどうか分からないのは、余計にストレスですよね。Gmailなら、この問題を解決できます。

ContactMonkey、MailTrack、YeswareなどのChrome拡張機能を使えば、メールの開封状況を追跡できます。

MailTrackの無料版には利用期間の制限がありません。ただし、無料版では「Sent with MailTrack」という署名がメールに付与されるため、ビジネス用途で使いたい場合は有料プランへのアップグレードを検討するとよいでしょう。ContactMonkeyは14日間の無料トライアルを提供しています。

以下、MailTrackのセットアップ手順です。

1. MailTrackの公式サイトにアクセスし、「Install（インストール）」をクリックします。

2. ポップアップが表示されるので、「Add Extension（拡張機能を追加）」をクリックします。

3. 拡張機能の読み込みが完了するまで待ちます。

4. 「Getting Started（はじめに）」ページに移動するので、「Sign in with Google（Googleでログイン）」をクリックします。

5. 使用したいGmailアカウントを選択します。

6. 「Allow（許可）」をクリックして、拡張機能にアクセス権限を付与します。

7. アプリが支払いプランを提示してアップグレードを促してきますが、ここでは「Free（無料）」を選びましょう。無料版でも開封トラッキングは無制限で利用でき、不要であればアップグレードする必要は一切ありません。

8. ウェルカムページに移動するので、「Go to my email（メールへ移動）」をクリックします。

9. 下の画像のように、Gmail画面に拡張機能のアイコンが表示されます。また、「Sent with MailTrack」の署名を外したい場合やビジネス利用を予定している場合は、アップグレードを促すメールが届きます。

10. 次の画像は、メールに表示される「Sent with MailTrack」の署名例です。

11. 特定のメールだけ追跡したくない場合は、送信時にMailTrackをオフにできます。作成画面のMailTrackアイコンをクリックしてトグルをオフにするだけでOKです。ここからMailTrackの各種設定を管理することもできます。

また、Googleの有料サービス「Google Workspace（旧G Suite）」でもメールの開封通知を利用できます。

利用するには「開封通知（Return Receipt）」機能を有効にする必要があります。G Suiteの管理コンソールを開き、「アプリ → Google Workspace → Gmailの設定 → 詳細設定」と進みます。

下図のように「メールの開封通知（Email Read Receipts）」の機能をオンにします。

Dmailでメールの失効・削除を自動化

送信したメールを取り消せたらいいのに、と思ったことはありませんか？あるいは、受信者に一定期間だけアクセスを許したいメールを送りたいこともあるでしょう。Chrome拡張機能「Dmail」を使えば、Gmail上でこれらが実現できます。

1. ChromeでDmail拡張機能をダウンロードします。

2. Gmailを開き、拡張機能にメールへのアクセス権限を許可します。

3. メールを送信するときは、下のスクリーンショットのようにDmailのトグルがオンになっていることを確認してください。

メールが消滅するまでの保持期間を自由に設定できます。仮に「Never（無期限）」に設定した場合でも、送信済みフォルダから「Revoke（失効）」を実行すれば、あとからメールを取り消すことが可能です。

Gmailをオフラインで使う

メールは日常的に絶えず届くものなので、ネットに接続しなくても受信トレイにアクセスできれば便利です。「Gmail Offline」を使えば、この問題を解決できます。オフライン状態でもメールの返信、削除、アーカイブが可能です。再びオンラインになると、オフライン中に行った操作はすべて自動的に同期されます。

1. 「Gmail Offline」のChrome拡張機能をダウンロードし、「Add App（アプリを追加）」をクリックします。

2. Chromeのアプリ一覧ページに移動します。

3. 「Gmail Offline」アプリをクリックします。

4. ポップアップ通知が表示されます。

5. ラジオボタンで「Allow offline mail（オフラインメールを許可）」を選択し、「Continue（続行）」をクリックします。

6. オフラインでGmailにアクセスしたいときは、ChromeのURLバーに「chrome://apps」と入力してEnterキーを押します。ページが読み込まれたら、アプリをクリックして開きましょう。

7. 設定画面では、オフライン用に保存するメールの期間を指定できます。

これで完了です！いつでもオフラインでGmailにアクセスできるようになりました。

まとめ

以上のように、メールの失効設定を自動化したり、開封状況をトラッキングしたり、Gmailをオフラインで利用したり、スヌーズ機能でメールを読むタイミング（時間もしくは場所）をコントロールしたりすることができます。この記事が役に立ったと感じたら、下の「はい」ボタンをクリックしてください。また、どの機能が最も役立ったか、ぜひコメント欄でシェアしてください。