Androidスマホで在宅ワークの生産性を高める12の活用術

私は在宅で仕事をしています。ウェブライターの多くがそうであるように、リモートワークをする人は年々増えています。なぜそれが可能になったのでしょうか。高速インターネットとパソコンの普及はもちろんのこと、実はスマートフォンの存在も大きな要因なのです。

そう、今日のスマートフォンがあれば、リモートワークは十分に現実的な選択肢になります。私はAndroidユーザーですが、GoogleのこのOSが在宅ワークを快適にしてくれる方法は実にたくさんあります。そこで今回は、その中から12の活用術をまとめてご紹介します。

1. Androidを個人のアシスタントとして活用する

アシスタントを雇うのは費用がかかります。給料はもちろん、教育コストや場合によっては福利厚生まで考慮しなければなりません。そんなとき、ポケットの中のデバイスに頼ってみてはどうでしょう。

多くのAndroid端末にはGoogleアシスタントが搭載されています。ブラウザを開かなくても、スマホに質問するだけで答えが返ってきます。UPSに急いで荷物を取りに行きたいときは、マップと連携して最短ルートを教えてくれるほか、配送中の荷物の追跡も可能です。

Googleのアシスタントだけが選択肢ではありません。Google Playストアにはさまざまなアシスタントアプリがあり、それぞれに得意分野や特徴があります。自分の働き方に合ったものを探してみましょう。

2. プリンターなしで書類をスキャンする

プリンターは購入費用がかさむうえ、寿命も長くはありません。使用頻度を減らせば、その分家計の節約につながります。

タブレットは印刷はできませんが、スキャンはできるのです。「Tiny Scanner」のようなアプリを使えば、紙の書類を画像やPDFに変換できます。

さらに、Evernoteのようなノートサービスにスキャンしたデータをアップロードすれば、内容の文字起こしまで行ってくれます。紙の書類のデジタル化が、これほど手軽にできる時代になったのです。

3. 音声でメモを取り、ハンズフリーで文章を書く

すべてのスマホには内蔵マイクが付いています。通話のためにあるのはもちろんですが、実はそれ以外の使い道もあるのです。

モバイルデバイスはボイスレコーダーとしても活躍します。スマホを取り出してボタンを押せば、思いついたアイデアをその場で録音。後からいつでも音声を再生して内容を確認できます。

この方法はタイピングの手間を省くことにもつながります。キーボードのマイクアイコンをタップすれば、どのアプリでも音声入力で文字を入力可能です。より本格的に使いたいなら、「Dragon Anywhere」のような専用の音声入力アプリをダウンロードするのもよいでしょう。

4. メールを管理しながらマルチタスクをこなす

メールの読み書きは、スマートフォンを「スマート」たらしめた最初の機能の一つです。長年の進化を経て、その操作性は格段に向上しています。

現在のGmailアプリは、受信トレイを掘り返すのではなく、各メールをToDoリストのように扱える設計になっています。処理が終わったメールはスワイプでアーカイブ。スッキリとした受信箱を保てます。

ほとんどのAndroidメールアプリはジェスチャー操作に対応しており、デスクトップよりも素早くメールを整理できることもあります。

さらに効果を高めたいなら、毎日の勤務時間の中でメールを処理する時間を決め、その時間だけメールに向き合うのがおすすめです。スマホは持ち運べるので、朝食をとりながら(一人暮らしであれば)メールチェックをするのも自由自在。こうして仕事の時間を他の作業に充てられるようになります。

5. 連絡先を見つけて整理する

どんな携帯電話にも連絡先リストは搭載されています。しかし、電話番号を保存するだけではもったいない。連絡先管理も、開発者たちが工夫を凝らしてきた分野なのです。

「Contacts+」のようなアプリは、連絡先アプリとダイヤラーを統合できるうえ、複数のアカウントやSNSに散らばった連絡先情報を一つにまとめられます。

「Truecaller」は発信者番号表示機能として、見知らぬ番号を識別してくれます。Googleのダイヤラーも知らない番号を検索できるので、これらを組み合わせれば、まるで専属の秘書がいるかのような環境が手に入ります。

6. ドキュメントを作成・編集する

小さなタッチスクリーンで文章を打つことに魅力を感じる人は多くないかもしれません。しかし、だからといって需要がないわけではありません。スマホでは創作意欲が湧かない人でも、外出先でちょっとした編集や修正ができることの価値は理解できるはずです。

Androidには選べるオフィススイートが豊富にあります。デスクトップLinuxユーザーの私でさえ、ノートパソコンよりもスマホの方が多くの選択肢を見つけられるほどです。もちろん、執筆はノートパソコンで行いたいという気持ちは変わりませんが。

とはいえ、選択肢が多いに越したことはありません。

7. プロジェクトを管理する

プロジェクトを最初から最後までやり遂げるには努力が必要です。根性と時間をひたすら投入するのも一つの方法ですが、少しの計画が大きな成果をもたらします。

プロジェクト管理サービスは数多く存在し、その多くがAndroidに対応しています。たとえば「Basecamp」「Trello」「Wrike」などが代表例です。スマホがあれば、移動中や休憩時間にもプロジェクトの進行状況をチェックできます。

8. カレンダーと予定を把握する

昔ながらの紙のカレンダーを使う理由はあります。パソコンを使う理由もあります。しかし、あなたに最も合っているのはスマホかもしれません。

スマホは常に身につけているものなので、家の中のどこにいても予定を確認できます。在宅ワークでは部屋から部屋へと移動することも多いため、これは意外と便利なポイントです。

Google Playにはカレンダーアプリが数多くありますが、手間をかけたくない人にはGoogleカレンダーがおすすめです。Excelの表よりも、使いやすいToDoリストのような見た目で、多くの端末に最初からインストールされています。

9. 出張や外出の予定を計画する

在宅ワーカーでも、家を離れなければならないことはあります。本当にあるのです。

講演、書籍のプロモーション、クライアント訪問などには、それなりの計画が必要です。カレンダーアプリで予定を記録するのはもちろん、その間に立ち寄るべき場所の管理まで考えるなら、Android向けの旅行計画・整理アプリを活用しましょう。

たとえば「TripIt」のようなアプリを使えば、乗り継ぎや予約の多い複雑な旅も簡単に管理できます。

そして、これらのアプリは休暇に出かけるときにも役立ちます。そう、在宅ワーカーだって休暇を取る権利があるのです。

10. VPNに接続する

在宅ワークが許されても、必ずしも自営業になるわけではありません。毎日の出社義務を緩和する企業が増えており、従来型の会社員が在宅勤務を選択できるケースも多くなっています。

その場合、社内ネットワークへの接続にVPNが必要になることがよくあります。あなたもその状況でしょうか。心配いりません。AndroidのスマホやタブレットからでもVPN接続は問題なく行えます。

11. 勤務時間を記録する

「時は金なり」という言葉があります。実際のところ、自分の時間をどう使っているかを把握することには多くのメリットがあります。勤務時間の報告が義務付けられていない仕事でも、記録したデータを活用すれば自分のワークフローを改善できます。

スプレッドシートで時間を管理するのも一つの手ですが、スマホにはこの用途に特化したアプリがいくつもあります。「aTimeLogger」や「Work Log」など、専用アプリを試してみてはいかがでしょうか。

12. 請求書を作成する

在宅ワークはお金を稼ぐことが目的です。少なくとも本来は。フリーランスや個人事業主として働いているなら、いつかは請求書を作成する場面が必ずやってきます。しかし、その作り方を教わる機会はほとんどありません。

そこでAndroidの出番です。「Invoice2Go」や「Street Invoice」のようなアプリを使えば、見栄えのよい請求書を簡単に作成・送付できます。

仕事に生活を乗っ取らせない

スマホを仕事に使うことの欠点があるとすれば、それはこれです。スマホが常にそばにあるということは、仕事も常にそばにあるということ。自分で歯止めをかけない限り、境界線は消えてしまいます。「もう十分」と宣言する意志の力が必要です。食卓では仕事をせず、子どもと過ごす時間にもスマホの仕事用アプリを開かない。意識的なスマホユーザーになるための工夫をしましょう。

適切な勤務時間を守る限り、スマートフォンはかけがえのないツールになってくれます。あなたは仕事で、自宅で、オフィスでスマホをどう活用していますか?時間を最大限に活かす秘訣があれば、ぜひ上のリストに加えてみてください!