Googleスプレッドシートの「探索（Explore）」機能を使いこなしてデータ分析を効率化する方法

Googleのオンラインオフィススイートには、あまり知られていない隠れた便利機能がいくつかあります。そのひとつが「探索（Explore）」機能です。探索機能はアプリごとに異なる働きをします。たとえばGoogleドキュメントでは、執筆中のリサーチや文献の引用をサポートしてくれます。しかし、その真価を発揮するのはGoogleスプレッドシートです。探索機能は、入力済みのデータをもとに多彩な情報を提供してくれるだけでなく、選択したセル範囲に応じて自動的に内容が更新されます。スプレッドシートを使うすべての人にとって、ぜひ一度チェックしておきたい機能といえるでしょう。

探索機能へのアクセス方法

実は、探索機能への入り口は常に画面上に表示されており、意外と見逃しやすいだけなのです。まず、分析したいスプレッドシートを開き、画面右下にあるアイコンをクリックしてください。

クリックすると、スプレッドシートの右側にサイドバーが現れます。これが「探索」パネルです。以降の操作はすべてこのパネル上で行います。

探索機能でできること

それでは、探索機能を開いたところで、どのようにデータを「探索」すればよいのでしょうか。主な使い方を見ていきましょう。

質問を入力して答えを引き出す

何も操作しなくても、パネルを開いた時点でいくつかの候補が表示されていることに気づくはずです。たとえば、データについて質問を入力できるボックスと、その入力例が並んでいます。まずは例をクリックして動きを確認すると、機能のコツがつかめます。慣れてきたら、知りたいことを自由に入力してみましょう。質問に合わせたグラフが自動的に生成されます。

ただし、日常会話のような自然な文章では質問できません。たとえば「食費はいくら使った？」と入力しても、シートは対応してくれません。「食費の合計」のように、列の項目名と集計方法を組み合わせた形で入力する必要があります。正しい形式で質問すれば、Googleスプレッドシートが即座に回答を表示してくれます。

さらに便利なのが、表示された結果をそのままシートに関数として挿入できる点です。関数の書き方に苦手意識がある人にとっては強力な味方となります。求めるデータを日本語で質問するだけで、必要な関数を提示してくれるのですから。

書式設定で見やすく整える

スプレッドシートを見栄えよく仕上げたいときも、探索機能が役立ちます。「書式設定」セクションを確認すると、表に色を加える提案が表示されます。選択した色が交互に適用され、1行おきに色分けされた読みやすい表に変身します。

最適なグラフを自動提案

探索パネルを下にスクロールすると、データに基づいたさまざまなグラフの候補が並んでいます。定番の円グラフや棒グラフのほか、ピボットテーブルの提案も含まれています。各候補にマウスカーソルを合わせると、詳細情報を確認できます。

気に入ったグラフがあれば、パネルからシートへドラッグ＆ドロップするだけで、より詳細なバージョンのグラフがシート上に配置されます。

また、提案されたグラフの集計範囲が希望と異なる場合は、範囲を変更することも可能です。やり方はとても簡単で、グラフ化したいデータをシート上でドラッグして選択するだけです。探索ウィンドウを閉じたり再読み込みしたりする必要は一切なく、選択した範囲に応じて候補がリアルタイムで切り替わります。理想のグラフが見つかれば、先ほどと同じ手順でシートに挿入しましょう。

探索機能を使いこなそう

もちろん、グラフや図表は手動でも作成できますが、探索機能を使えばその手間を大幅に削減できます。この記事を参考に、探索機能の基本的な使い方、活躍する場面、そして自分の目的に合わせたカスタマイズ方法をマスターしてください。

この機能であなたのGoogleスプレッドシート作業は快適になりましたか？ぜひコメント欄で感想を聞かせてください！