Gmailを色分けして受信トレイを視覚的に整理する簡単な方法

メールをため込みすぎていませんか?「後で必要になるかも」と、ほとんどのメールを削除せずに保管している方は多いはずです。しかし、視覚的な目印がないと、どのメールに何をすべきか分からず、管理しきれなくなってしまいます。

Gmailには受信メールに色付きラベルを付ける機能があり、各メッセージに対して何をすべきか一目で把握できます。Gmailを色分けすれば、色が自然と目を引くため、カテゴリごとに素早くメールを識別可能です。色は視覚的な合図として機能し、対応すべき事柄を見逃さないよう促してくれるでしょう。ここでは、Gmailを色分けする具体的な方法をご紹介します。

ラベルを追加する

まずは、Gmailアカウントにラベルを追加するところから始めます。画面左側の「作成」ボタンの下を確認し、「もっと見る」という項目が見つかるまでスクロールしてください。

そのボタンをクリックし、必要に応じてさらにスクロールすると、「新しいラベルを作成」が表示されます。

カテゴリ名を入力しましょう。日常や仕事の中で、定期的に注意を払う必要がある項目をイメージすると良いでしょう。入力したら「作成」をクリックします。

なお、フィルタを適用する際にはラベルがすでに存在している必要があるため、思いつくカテゴリはこの段階でできるだけ多く作成しておくのがおすすめです。

フィルタを追加する

カテゴリとラベルを作成したら、検索バー右端の下向き矢印をクリックして、特定のメールにラベルを適用していきます。

差出人のメールアドレスを「From」欄に入力、またはコピー&ペーストします。さらに、この差出人からのメールにフィルタを適用する追加条件を設定することも可能です。例えば「請求書」というキーワードを条件に加えれば、その会社からのすべてのメールではなく、購入商品の領収書のみにラベルが付くようにできます。

条件の入力が完了したら、「フィルタを作成」をクリックします。

次に、フィルタ作成を完了させるためのダイアログが表示されます。「ラベルを付ける」の横のチェックをオンにすると、先ほど作成したカテゴリ一覧が表示されるので、適用したいものを選択して「フィルタを作成」をクリックしましょう。

すでに受信済みのメールにも同じフィルタを適用したい場合は、「同様のメールにも適用する」ことを示すチェックボックスをオンにしてください。

ラベルに色を付ける

Gmailを色分けするには、カテゴリの横にある3点リーダー(縦の点々)をクリックし、「ラベルの色」の横の矢印にカーソルを合わせます。

ラベルに使いたい色を選択してください。

選択肢は限られますが、その他のカスタムカラーを使用することもできます。ただし、RGB値や16進数のカラーコードを直接指定することはできません。それでも、背景色と文字色の組み合わせを変えることで、多彩な配色を作ることは可能です。例えば、上の画像の下部にある色のドットは、濃い青の背景に黄色の文字という組み合わせです。

下の画像は、実際に色を追加した後の受信トレイの表示例です。

さらに、ラベルを別のラベルの下に階層化(入れ子)することで、フォルダのように整理することもできます。この場合、該当するメールには2つのタグが付くことになります。

受信トレイでの実際の表示は、下の画像で確認できます。

これで設定は完了です。以降、Gmailは受信するすべてのメッセージに対して、自動的にフィルタを適用していきます。最大限に活用するには、ある程度の調整が必要になるかもしれません。例えば、初めて利用する販売元で買い物をした場合は、その差出人のメールアドレスに対して「領収書」フィルタを新たに追加する必要があります。

また、すべてのメールにラベルを付ける必要はありません。全件にラベルを付けてしまうと、それは単なる「カラフルになった新しいメールの散乱」にすぎません。色分けされたラベルを賢く活用すれば、本来プライマリ受信トレイに届くはずのメールがプロモーションタブに振り分けられてしまったケースも発見しやすくなります。色付きラベルがあれば、そうした重要なメールが確実に目に留まるでしょう。