Googleドライブを使用して生産性を最大化する方法

Googleドライブは、世の中で最も人気のあるクラウドストレージサービスの1つです。このクラウドストレージサービスは、Googleアカウントにサインアップするとすぐに、追加のスペースを購入するオプションを備えた15GBの無料ストレージを提供します。

Googleドライブを使用すると、Googleアカウントを追加した任意のデバイスでファイルにアクセスできます。ファイルへのオフラインアクセスもお楽しみいただけます。

Googleドライブに登録する方法

Googleドライブアカウントを取得する方法は2つあります。 Googleドライブにアクセスして登録するか、Gmailアカウントに登録してドライブアカウントを自動的に作成することができます。

サインアップすると、Googleがドライブでできることの簡単なツアーを案内します。新しいドライブアカウントにアクセスすると、ドライブの使用方法に関するヒントを提供する1つのPDFファイルが待機します。

最初のGoogleドライブファイルをアップロードする方法

最初のファイルをアップロードするには、マイドライブの右側にあるドロップダウンメニューをクリックします。左上にある「新規」と書かれたカラフルなプラス記号をクリックすることもできます。

右下には、ファイルがアップロード中であることがわかります。アップロードが完了すると、「GettingStartedPDF」のすぐ横に表示されます。フォルダ全体をアップロードする必要がある場合は、[フォルダのアップロード]オプションを選択してください。

追加するファイルをクリックすると、ドライブに、アップロードについて確信があるかどうか、および追加するアイテムの数を尋ねるメッセージが表示されます。ビデオ、画像、オーディオ、ドキュメントなど、あらゆる種類のファイルをドライブに追加できます。

Googleドライブフォルダを作成、共有、管理する方法

ドライブにフォルダを作成する方法は3つあります。ファイルの横にある空のスペースを右クリックするか、[マイドライブ]ドロップダウンメニューをクリックするか、カラフルな[新しいプラス]ボタンをクリックします。 3つのオプションすべてに、「新しいフォルダ」オプションが表示されます。

作成するすべてのフォルダは、常に[フォルダ]セクションの下にあります。特定のフォルダを見つけやすくするために、特定の色を割り当てることができます。これを行うには、フォルダを右クリックして、[色の変更]オプションにカーソルを置きます。カラーパレットが表示されたら、目的の色をクリックします。

フォルダを右クリックすると、フォルダを他のユーザーと共有したり、共有可能なリンクを作成して送信したり、フォルダを移動したり、スター付きに追加したり、名前を変更したり、フォルダ内を検索したり、コンピュータにダウンロードしたりすることもできます。フォルダを消去します。

最初にファイルを送信したときに、1人以上の共同編集者がGoogleアカウントを持っていないことをGoogleが検出した場合、2つのオプションが表示されます。

招待状を送信するか、ファイルを表示または編集できるリンクを送信することができます。 「アクセスできるユーザー」セクションでファイルを公開したい場合は、青い「変更」オプションをクリックしてください。

次のウィンドウで、リンクをWeb上で公開するか、リンクを持っている人なら誰でもアクセスできるようにするか（サインインは不要）、特定の人だけにアクセスを許可することができます。

招待状を送信する前に、編集、追加、整理するか、フォルダのみを表示するかをユーザーに許可することができます。

これを行うには、鉛筆アイコンの右側にあるドロップダウンメニューをクリックします。

気が変わって許可を取り消すか、編集を許可したい場合は、招待状を送信した後でも変更を加えることができます。

アクセス許可を変更するには、アクセス許可を変更するフォルダーをクリックします。グループアイコンにカーソルを置き、共有設定オプションをクリックします。

新しいウィンドウが表示されたら、[詳細設定]オプションをクリックします。ユーザーの右側に、ドロップダウンメニューのある鉛筆アイコンが表示され、新しい権限を選択します。このオプションを使用すると、別のユーザーを新しい所有者にすることもできます。

ファイルのコピーを作成する方法

Googleドライブでは、フォルダではなくファイルのコピーを作成できます。ファイルのコピーを作成するには、ファイルを右クリックして[コピーを作成]オプションを選択します。

コピーされたファイルの名前は「Copyof」というプレフィックスで変更されるため、どのファイルが元のファイルで、どのファイルがコピーであるかを識別できます。

複数のGoogleドライブファイルを選択してダウンロードする方法

複数のファイルを選択するには、コマンドを押します。 （Macの場合）または Ctrl （Windowsの場合）ダウンロードするフォルダを選択します。すべてのフォルダが強調表示されたら、右クリックして[ダウンロード]オプションを選択します。

Googleドライブファイルをオフラインで使用する方法

Googleドライブファイルにオフラインでアクセスできるようにするには、Chromeを使用してオンライン（シークレットモードではない）で、Googleドキュメントオフライン拡張機能をインストールする必要があります。オフラインで表示するファイルのための十分なスペースがあるかどうかを確認することもお勧めします。

このオプションを有効にするには、右上の歯車をクリックして[設定]に移動します。 [全般]セクションで、[オフライン中にこのデバイスで最近のGoogleドキュメント、シート、スライドを作成、開いて編集する]というボックスをクリックします。青い[完了]ボタンをクリックします。これを行うときは、オンラインである必要があります。

変更が正しく保存されている場合は、クリックする必要がある灰色のチェックマークが表示されます。オフラインプレビューオプションをオンに切り替えると、オフラインでアクセスできないすべてのドキュメントがグレー表示されます。グレー表示されていないファイルにオフラインでアクセスするには、ファイルを右クリックして、[オフラインで利用可能]オプションをオンに切り替えます。

結論

Googleドライブは、他のユーザーと一緒にさまざまなファイルを保存および管理する必要がある場合に役立ちます。ファイルの管理に関してはさまざまなオプションがあり、インターネット接続に障害が発生した場合でも、ファイルにアクセスできます。ドライブはあなたにとってどれほど役に立ちますか？コメントであなたの考えを共有してください。