Googleドライブで生産性を最大化する方法｜登録からオフライン活用まで徹底解説

Googleドライブは、世界で最も人気のあるクラウドストレージサービスのひとつです。Googleアカウントに登録するだけで、無料で15GBのストレージが使え、足りなくなった場合は追加容量を購入することもできます。

Googleドライブを活用すれば、Googleアカウントを追加したあらゆるデバイスからファイルにアクセスでき、さらにオフライン環境でもファイルを閲覧・編集可能です。本記事では、アカウント登録の方法から、ファイルのアップロード、フォルダ管理、共有設定、オフライン利用まで、Googleドライブを使いこなすための基本操作をわかりやすく解説します。

Googleドライブへの登録方法

Googleドライブのアカウントを取得する方法は2つあります。1つ目はGoogleドライブのサイトに直接アクセスして登録する方法、2つ目はGmailアカウントを作成する方法です。Gmailアカウントを作成すると、ドライブのアカウントが自動的に生成されるので便利です。

登録が完了すると、Googleからドライブでできることの簡単なツアー案内が表示されます。新しいドライブアカウントにアクセスすると、「はじめに」というPDFファイルが用意されており、ドライブの使い方のコツを確認できます。

最初のファイルをアップロードする方法

最初のファイルをアップロードするには、「マイドライブ」の右側にあるプルダウンメニューをクリックします。または、画面左上にあるカラフルな「+（新規）」ボタンをクリックしてもOKです。

画面右下にはアップロードの進行状況が表示され、完了すると「はじめに」PDFの隣にファイルが現れます。フォルダごとまとめてアップロードしたい場合は、「フォルダをアップロード」を選択しましょう。

追加したいファイルをクリックすると、本当にアップロードしてよいか、何件のアイテムが追加されるかを確認するメッセージが表示されます。動画、画像、音声、ドキュメントなど、さまざまな種類のファイルをドライブに保存できます。

フォルダの作成・共有・管理方法

ドライブ上でフォルダを作成する方法は3つあります。ファイル以外の空きスペースを右クリックする、「マイドライブ」のプルダウンメニューから選ぶ、カラフルな「+（新規）」ボタンをクリックする、のいずれかです。どの方法でも「新しいフォルダ」オプションが表示されます。

作成したフォルダはすべて「フォルダ」セクションに表示されます。特定のフォルダを見つけやすくするには、色を割り当てるのがおすすめです。フォルダを右クリックし、「色を変更」にカーソルを合わせるとカラーパレットが表示されるので、好きな色を選択してください。

また、フォルダを右クリックすることで、他ユーザーとの共有、共有リンクの作成、フォルダの移動、スター付きへの追加、名前の変更、フォルダ内検索、パソコンへのダウンロード、削除といった操作も行えます。

初めてファイルを共有する際、共同作業者の中にGoogleアカウントを持っていない人がいると、2つの選択肢が表示されます。招待状を送るか、閲覧・編集可能なリンクを送るかを選べます。ファイルを一般公開したい場合は、「アクセスできるユーザー」セクションにある青い「変更」ボタンをクリックしましょう。

次のウィンドウでは、「ウェブ上で公開」「リンクを知っている全員がアクセス可能（サインイン不要）」「特定のユーザーのみアクセス可能」の3つから公開範囲を選択できます。

招待状を送る前に、相手に「編集・追加・整理」の権限を与えるか、「閲覧のみ」にするかを設定できます。鉛筆アイコンの右側にあるプルダウンメニューから選択してください。

後から気が変わり、権限を取り消したり編集を許可したりしたい場合でも、招待状送信後に変更できます。権限を変更するには、対象のフォルダをクリックし、グループアイコンにカーソルを合わせて「共有設定」を選択します。

新しいウィンドウが開いたら「詳細設定」をクリックします。ユーザー名の右側にある鉛筆アイコンのプルダウンメニューから新しい権限を選びましょう。この画面から、別のユーザーを新しいオーナーに変更することも可能です。

ファイルのコピーを作成する方法

Googleドライブでは、ファイルのコピーは作成できますが、フォルダのコピーは作成できません。ファイルをコピーするには、対象ファイルを右クリックして「コピーを作成」を選択します。

コピーされたファイルには「○○ のコピー」という接頭辞が付くため、どちらがオリジナルでどちらがコピーか一目で判別できます。

複数ファイルを選択してダウンロードする方法

複数のファイルやフォルダを選択するには、MacならCommandキー、WindowsならCtrlキーを押しながらダウンロードしたい項目をクリックします。すべての項目がハイライトされたら、右クリックして「ダウンロード」を選択すればOKです。

Googleドライブのファイルをオフラインで使う方法

Googleドライブのファイルにオフラインでアクセスするには、シークレットモードではなく通常モードでChromeを使用し、オンライン状態で「Googleドキュメント オフライン」拡張機能をインストールしておく必要があります。また、オフラインで表示したいファイルの容量が端末に十分あるかも確認しておきましょう。

この機能を有効にするには、画面右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を開きます。「全般」セクションにある「このデバイスで最近使用したGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで作成・開いて編集できるようにする」にチェックを入れ、青い「完了」ボタンを押してください。この操作はオンライン中に行う必要があります。

設定が正しく保存されるとグレーのチェックマークが表示されるので、それをクリックします。オフラインプレビュー機能をオンにすると、オフラインでアクセスできないドキュメントはグレー表示されます。グレー表示されていないファイルをオフラインで利用するには、そのファイルを右クリックして「オフラインで使用可能」をオンに切り替えてください。

まとめ

Googleドライブは、複数のユーザーと一緒にさまざまなファイルを保存・管理する際に非常に便利なツールです。ファイル管理のための多彩な機能が揃っており、万が一インターネット接続が切れても、オフライン機能のおかげでファイルにアクセスし続けられます。あなたにとってGoogleドライブはどれほど役立っていますか？ぜひコメントで感想を聞かせてください。