AndroidでGoogleドキュメントをオフライン編集する完全ガイド|設定・編集・解除の手順

はじめに:オフラインでも仕事は止められない

飛行機の中、カフェ、船の上など、インターネット接続が不安定な場所は意外と多くあります。しかし、場所を問わず仕事をこなさなければならない人も少なくありません。そんなときに役立つのが、Googleドキュメントのオフラインモードです。

Googleドライブを活用すれば、ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーションをオフラインで編集でき、モバイルデバイスからいつでもファイルにアクセスできます。さらに、再びオンラインに戻れば、編集内容は自動的にクラウドへ同期されるため、作業の中断を気にする必要はありません。

「オフラインでGoogleドキュメントを使うには、具体的に何をすればいいのか?」——本記事では、その手順を初心者にもわかりやすく解説します。

事前に確認しておくこと

基本の流れはシンプルです。Android端末に「Googleドキュメント」と「Googleスプレッドシート」をインストールし、オフライン機能を有効にするだけ。ただし、その前に以下の3点を必ずチェックしましょう。

• Android端末が最新バージョンにアップデートされているか(未更新の場合は先にアップデートする)
• 「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」アプリがインストール済みか
• Android端末がGoogleドライブのアカウントと連携されているか

アプリのインストール手順

まだアプリを導入していない場合は、以下の手順でインストールしてください。

• Android端末でGoogle Playストアを開き、「Google ドキュメント」と検索します。
• 公式のGoogle製アプリを見つけて「インストール」をタップします。
• 表示されるアクセス権限(パーミッション)の内容をよく読みます。
• 問題なければ「承諾」をタップし、インストールを完了させます。

「Google スプレッドシート」もまったく同じ手順でインストールできます。両アプリの準備が整ったら、次は実際の使い方を見ていきましょう。

ドキュメントをオフライン対応に設定する方法

Googleドライブはクラウドベースのサービスのため、すべてのドキュメントが自動的にオフラインで開けるわけではありません。オフラインで作業したいファイルは、1件ずつ手動で設定する必要があります。

出張や外出が多く、常に文書の編集や送信を行うビジネスパーソンなら、通信環境のない場所でも作業を続けたいはず。そのためには、オフラインになる前にあらかじめ対象ドキュメントを設定しておくことが重要です。

手順は以下の通りです。

1. 利用したいアプリ(GoogleドキュメントまたはGoogleスプレッドシート)を開きます。(図A)
2. オフラインで使いたいファイルを選択します。(図B)
3. 該当ファイルに関連付けられた情報アイコン(縦に3つ並んだ点)をタップします。
4. 開いたメニューを下へスクロールし、「このデバイス上で保持する」のスイッチをONにします。(図C)

ここまでの操作が完了すると、選択したファイルはオフラインでも利用可能になります。

オフラインでファイルを開いて編集する

オフライン状態でファイルを開いて編集するには、次のように操作します。

1. 画面左上のメニューアイコン(三本線)をタップします。
2. メニューが開いたら、「オンデバイス」を選択します。(図D)
3. 端末に保存されたファイルを開き、そのまま編集を始めます。

ファイルをオフライン対象から解除する方法

不要になったドキュメントをオフライン編集の対象から外したい場合は、以下の手順で簡単に解除できます。

1. オフライン用に設定したファイルを探します。
2. ファイルに関連付けられた情報ボタンをタップします。
3. 「このデバイス上で保持する」のスイッチをOFFに切り替えます。

まとめ

インターネットに接続した状態でのドキュメント編集は誰でも簡単に行えますが、オフラインとなると少し準備が必要です。特に注意したいのは、オフラインモードで編集できるのは端末に保存(同期)済みのドキュメントのみという点です。

移動中や出張先でもメール作成や資料編集が欠かせない多忙な方にとって、このオフライン機能は非常に心強い味方となるでしょう。事前設定さえ済ませておけば、ネット環境の有無にかかわらず作業を継続でき、オンライン復帰後の同期も自動で行われるので安心です。